Waarom het bijhouden van uitgaven belangrijk is

Als sole trader betaalt u inkomstenbelasting en premie volksverzekeringen over uw winst, dat wil zeggen uw inkomen minus uw toegestane uitgaven. Elke legitieme zakelijke uitgave die u claimt, vermindert het winstbedrag waarop HMRC u belast. Mis je een uitgave en betaal je meer belasting dan nodig is.

Veel vakmensen betalen hun belastingaanslag te veel, simpelweg omdat ze niet goed bijhouden wat ze uitgeven. Een kwitantie van 20 pond voor boren hier, een verzekeringsuitkering van 50 pond daar - het klopt. Over een volledig belastingjaar kunnen niet-geclaimde uitgaven u gemakkelijk honderden of zelfs duizenden ponden aan onnodige belasting kosten.

De regel is eenvoudig. Een uitgave is toegestaan ​​als deze geheel en uitsluitend voor zakelijke doeleinden wordt gemaakt. Als iets zowel persoonlijk als zakelijk gebruik heeft, kun je aanspraak maken op het zakelijk aandeel.

Gereedschappen en uitrusting

Handgereedschap, elektrisch gereedschap, ladders, steigers, werkbanken, persoonlijke beschermingsmiddelen: dit zijn allemaal toegestane uitgaven. Als u een hulpmiddel koopt om uw werk te doen, kunt u dit claimen.

  • Handgereedschap -- moersleutels, schroevendraaiers, troffels, beitels, meetlinten en soortgelijke voorwerpen.
  • Elektrisch gereedschap - boormachines, cirkelzagen, haakse slijpmachines, spijkerpistolen, schuurmachines, enzovoort.
  • PBM -- veiligheidshelmen, veiligheidsbrillen, gehoorbeschermers, stofmaskers, laarzen met stalen neuzen, handschoenen en signalisatievesten.
  • Ladders en toegangsapparatuur --trapladders, schuifladders, torensteigers.
  • Diagnostische en testapparatuur -- multimeters, pijpcamera's, laserniveaus, vochtmeters.

Voor artikelen die minder dan 1.000 pond kosten, kunt u doorgaans de volledige kosten aftrekken in het jaar waarin u ze koopt. Voor duurdere apparatuur moet u mogelijk kapitaalaftrek gebruiken, waardoor de kosten over meerdere jaren worden gespreid. Met de jaarlijkse investeringsaftrek kunnen de meeste eenmanszaken de volledige kosten van in aanmerking komende apparatuur aftrekken, tot maximaal 1 miljoen pond per jaar.

Materialen en benodigdheden

Materialen die u voor een bepaalde klus aanschaft, zijn volledig aftrekbaar. Dit omvat hout, gips, koperen buizen, kabels, bevestigingen, lijmen, verf, tegels, cement - alles wat u koopt om het werk voor de klant te voltooien.

Voorraad die u voor algemeen gebruik aanhoudt, is ook opeisbaar. Verbruiksartikelen zoals schuurpapier, kit, schoonmaakmiddelen en afvalzakken tellen allemaal mee. De sleutel is dat de materialen worden gebruikt voor zakelijke, niet voor persoonlijke projecten.

Bewaar de bonnen. HMRC kan u vragen om de door u gedeclareerde kosten te bewijzen. Een foto van een kassabon die op uw telefoon is opgeslagen, is beter dan niets, maar een correct gearchiveerd document met de datum, de leverancier, het bedrag en waarvoor de aankoop was, is wat u echt wilt.

Voertuigkosten

De meeste vakmensen gebruiken een busje of auto om naar hun werk te gaan en gereedschappen en materialen te vervoeren. U heeft twee mogelijkheden om voertuigkosten te declareren. U dient één methode per voertuig te kiezen.

Optie 1: Vereenvoudigde kilometertarieven. U registreert uw zakelijke mijlen en claimt tegen het vaste tarief van HMRC. Momenteel is dat 45 cent per mijl voor de eerste 10.000 mijlen in een belastingjaar, en daarna 25 cent per mijl. Dit dekt brandstof, verzekering, reparaties en afschrijving in één eenvoudig tarief. U hebt alleen een kilometerregistratie nodig met de datum, bestemming, doel en gereden kilometers.

Optie 2: Werkelijke kosten. U claimt de werkelijke kosten van het gebruik van het voertuig: brandstof, verzekering, wegenbelasting, APK, onderhoud, reparatie, pechdekking, financieringsrente en afschrijving. Vervolgens berekent u welk percentage van uw totale aantal kilometers zakelijk is en claimt u dat percentage. Als u 80 procent van uw werk rijdt, declareert u 80 procent van de kosten.

Vereenvoudigd aantal kilometers is gemakkelijker te beheren en werkt goed als u veel kilometers aflegt. De werkelijke kosten kunnen beter uitvallen als uw voertuig goedkoop is in gebruik, maar u niet veel rijdt. Als u eenmaal een methode voor een voertuig heeft gekozen, kunt u de komende jaren voor datzelfde voertuig niet meer overstappen op de andere methode.

Verzekering

Verzekeringspremies die u voor uw handel betaalt, zijn toegestane bedrijfskosten. Gemeenschappelijk beleid voor vakmensen omvat:

  • Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid -- dekt claims van derden voor letsel of materiële schade. De meeste vakmensen dragen dit.
  • Beroepsaansprakelijkheidsverzekering -- dekt claims die voortkomen uit uw professioneel advies of ontwerpwerk. Vooral relevant voor elektriciens, gasingenieurs en architecten.
  • Verzekering werkgeversaansprakelijkheid - wettelijk verplicht als u iemand in dienst heeft, ook al is het maar terloops.
  • Gereedschaps- en uitrustingsverzekering -- dekt diefstal of schade aan uw gereedschap, zowel in uw bestelwagen als op locatie.
  • Bestelwagen- of autoverzekering -- het zakelijk gebruiksgedeelte van uw autoverzekering is opeisbaar (tenzij u vereenvoudigde kilometers gebruikt, waarin dit al is inbegrepen).

Telefoon en internet

Als u uw persoonlijke telefoon gebruikt voor zakelijke gesprekken, sms-berichten en WhatsApp-berichten met klanten, kunt u het zakelijke deel van uw telefoonrekening claimen. Hetzelfde geldt voor uw internet thuis als u dit gebruikt voor administratie, e-mail of het bestellen van materialen.

De eenvoudigste benadering is om het percentage zakelijk gebruik te schatten. Als ongeveer de helft van uw telefoongebruik voor werk is, claim dan 50 procent van de rekening. HMRC verwacht geen chirurgische precisie, maar de splitsing moet redelijk en verdedigbaar zijn.

Als u een aparte zakelijke telefoon of een speciale zakelijke breedbandlijn heeft, kunt u de volledige kosten declareren.

Kleding en uniformen

Dit is een gebied waarop HMRC een duidelijke grens trekt. U kunt aanspraak maken op:

  • Beschermende kleding -- Laarzen met stalen neus, veiligheidshelmen, jassen met hoge zichtbaarheid, overalls, waterdichte broeken en alle kleding die nodig is voor de veiligheid op de locatie.
  • Merkuniformen -- poloshirts, jassen of t-shirts met uw bedrijfsnaam of logo erop gedrukt.

Jij kan niet claim voor gewone kleding, zelfs als u deze alleen voor uw werk draagt. Een spijkerbroek en een hoodie die u op locatie draagt, maar ook in de winkel kunt dragen, is geen zakelijke uitgave. De kleding moet beschermend van aard zijn of duidelijk herkenbaar zijn als uniform.

Opleidingen en certificeringen

Cursussen en kwalificaties die uw bestaande vaardigheden bijwerken of onderhouden zijn toegestaan. Dit omvat:

  • Handelscertificeringen -- Gas Safe-registratie, deel P elektrische certificering, CSCS-kaarten, IPAF-licenties, asbestbewustzijn.
  • CPD en opfriscursussen - uw vaardigheden actueel houden in uw bestaande vak.
  • Gezondheids- en veiligheidstraining -- EHBO-cursussen, werken op hoogte, handmatig hanteren.

Er is een belangrijk onderscheid. Een training die uw bestaande vaardigheden bijwerkt, is claimbaar. Een opleiding die u geheel nieuwe vaardigheden in een ander vak oplevert, is dat doorgaans niet. Een elektricien die een geavanceerde bedradingscursus volgt, kan deze claimen. Dezelfde elektricien die een loodgieterscursus volgt om aan een nieuw werk te beginnen, kan dat waarschijnlijk niet.

Andere veelvoorkomende kosten

Handelaren vergeten deze vaak, maar het zijn allemaal legitieme claims:

  • Accountancy- en boekhoudkosten -- wat u aan uw accountant of boekhouder betaalt.
  • Software en abonnementen -- facturatiestools, boekhoudsoftware, handelsapps.
  • Reclame en marketing -- visitekaartjes, flyers, websitehosting, online advertenties, directoryvermeldingen.
  • Handelslidmaatschappen -- Federatie van Master Builders, NICEIC, Checkatrade, TrustATrader en dergelijke.
  • Afvalverwerking -- verhuur van containers, fooikosten en licentiekosten voor afvaltransporteurs.
  • Porto en briefpapier -- postzegels, enveloppen, printerinkt, notitieboekjes.
  • Gebruik van woning als kantoor -- als u de administratie vanuit huis doet, kunt u een vast tarief van 10 pond per maand claimen voor 25 of meer uren zakelijk gebruik, of het werkelijke aandeel van de huishoudelijke kosten berekenen.

Wat je niet kunt claimen

Niet alles is aftrekbaar. HMRC staat specifiek het volgende niet toe:

  • Boetes en straffen - parkeerboetes, boetes voor snelheidsovertredingen, boetes voor te laat indienen. Deze zijn nooit toegestaan, zelfs niet als ze tijdens kantooruren plaatsvinden.
  • Klanten vermaken -- het kopen van een lunch, drankje of gastvrijheid voor een klant. In tegenstelling tot sommige andere landen staat het VK geen aftrek toe voor zakelijk entertainment.
  • Kosten voor woon-werkverkeer -- reizen tussen uw huis en een vaste werkplek is geen zakelijke uitgave. Reizen naar tijdelijke vacaturesites is prima, maar naar uw gewone werkplaats of kantoor gaan niet.
  • Persoonlijke uitgaven - alles wat niet voor zaken is. Een nieuw telefoonhoesje dat je ook gebruikt in het weekend, bij de boodschappen of bij persoonlijke abonnementen.
  • Kleding die niet beschermend of merkgebonden is -- zoals hierboven beschreven, telt gewone werkkleding niet mee.
Weet je het niet zeker? Als u niet zeker weet of een uitgave in aanmerking komt, is de test eenvoudig: zijn deze uitsluitend en alleen voor zakelijke doeleinden gemaakt? Als het een persoonlijk element bevat, kunt u dan redelijkerwijs het zakelijke gedeelte scheiden? Neem bij twijfel contact op met een accountant. De kosten van hun advies zijn op zichzelf een toegestane uitgave.

Hoe goede facturatiegegevens helpen bij de belastingaangifte

Het bijhouden van de kosten is slechts de helft van het plaatje. U heeft ook schone gegevens over uw inkomen nodig - en dat betekent goede facturen. Wanneer uw facturen genummerd, gedateerd en op één plek zijn opgeslagen, is het eenvoudig om ze aan het einde van het jaar te vergelijken met bankbetalingen. Wanneer ze verspreid zijn over WhatsApp-berichten, stukjes papier en halfherinnerde gesprekken, wordt je zelfevaluatie hoofdpijn.

Een goede administratie beschermt u ook als HMRC een onderzoek opent. Ze kunnen vragen om uw facturen en bonnen die meerdere jaren teruggaan. Als alles op orde is, is een onderzoek eerder een klein ongemak dan een groot probleem.

Hoe WOPA vakmensen helpt een schone administratie bij te houden

WOPA is gebouwd voor vakmensen die professionele facturen willen zonder de administratie. Je stuurt een WhatsApp bericht met de opdrachtgegevens, de klant en het bedrag. WOPA stelt de factuur op, vraagt ​​u om bevestiging en stuurt een pdf naar uw klant. Elke factuur wordt automatisch genummerd, gedateerd en opgeslagen.

Aan het einde van het belastingjaar heeft u een volledig overzicht van elke factuur die u heeft verzonden, elke betalingsherinnering die is uitgegaan en elke betaling die is binnengekomen. Geef dat aan uw accountant en uw zelfbeoordeling is al voor de helft klaar.

Geen app om te downloaden. Geen spreadsheet om bij te houden. Gewoon WhatsApp.

Sluit u aan bij de wachtlijst om founder-prijs te krijgen wanneer WOPA wordt gelanceerd.