Wat is een factuur?

Een factuur is een formeel verzoek tot betaling. Het vertelt uw klant precies wat voor werk u heeft gedaan, hoeveel hij verschuldigd is en hoe hij u moet betalen. Voor eenmanszaken in het VK is factureren niet alleen een goede gewoonte; het is ook de manier waarop u op tijd betaald krijgt en een schone administratie bijhoudt voor uw belastingaangifte.

U heeft geen speciale software of kwalificatie nodig om een ​​geldige factuur te kunnen versturen. Je hebt de juiste gegevens op de juiste plek nodig en je moet deze snel versturen.

Wat moet er op een eenmansfactuur staan?

HMRC schrijft geen rigide factuursjabloon voor voor niet-btw-geregistreerde eenmanszaken, maar er zijn wel details die u altijd moet vermelden om geschillen te voorkomen en ervoor te zorgen dat uw factuur standhoudt als u ooit formeel tot betaling moet aandringen.

Elke factuur die u verzendt, moet het volgende bevatten:

  • Uw naam of bedrijfsnaam -- de handelsnaam die u gebruikt bij klanten.
  • Jouw adres -- uw bedrijfsadres of geregistreerd correspondentieadres.
  • Een uniek factuurnummer -- opeenvolgende nummers werken goed. Zoiets als INV-001, INV-002, enzovoort. Elk nummer moet verschillend zijn.
  • De factuurdatum -- de datum waarop u de factuur uitreikt, niet noodzakelijkerwijs de datum waarop u de werkzaamheden heeft uitgevoerd.
  • Naam en adres van de klant - aan wie u factureert en waar ze zijn gevestigd.
  • Een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden -- wat je hebt gedaan, waar je het hebt gedaan en eventuele referentienummers die de klant nodig heeft.
  • Het verschuldigde bedrag -- het totaalbedrag dat de klant moet betalen. Als u het opsplitst in regelitems, geeft u onderaan een totaal weer.
  • Betalingsvoorwaarden - wanneer de factuur verschuldigd is. Bijvoorbeeld 'te betalen binnen 14 dagen na factuurdatum'.
  • Uw bankgegevens -- sorteercode en rekeningnummer zodat de klant via bankoverschrijving kan betalen.
btw-geregistreerd? Als u geregistreerd bent voor btw, moet uw factuur ook uw btw-registratienummer, het toegepaste btw-tarief, het btw-bedrag en het brutototaal vermelden. De regels voor btw-facturen zijn strenger. Controleer de HMRC-richtlijnen voor btw-facturatie als dit op u van toepassing is.

Wanneer moet u de factuur verzenden?

Verstuur uw factuur zodra de werkzaamheden klaar zijn. Als het kan, dezelfde dag nog. Hoe langer je wacht, hoe minder urgentie de klant voelt, en hoe gemakkelijker het voor de klus is om van de lijst met te betalen zaken af ​​te komen.

Vakmensen die factureren op de dag dat ze klaar zijn met een klus, worden consequent sneller betaald dan vakmensen die wachten tot het weekend of het einde van de maand om hun papierwerk te regelen. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een duidelijke factuur die binnen enkele uren na oplevering van de werkzaamheden wordt verzonden, zet de juiste toon.

Als u aan een groter project werkt met gespreide betalingen, spreek dan de mijlpalen en factuurdata af voordat u begint. Zo worden zowel jij als de klant niet verrast als de factuur binnenkomt.

Betalingsvoorwaarden

Betalingsvoorwaarden vertellen de klant hoe lang hij moet betalen. Veel voorkomende termen voor vakmensen in het VK zijn onder meer:

  • 7 dagen - vaak gebruikt voor kleine residentiële banen. Krijgt snel geld binnen.
  • 14 dagen -- een redelijke middenweg waar de meeste binnenlandse klanten zich prettig bij voelen.
  • 30 dagen - standaard voor commerciële klanten, verhuurders en verhuurmakelaars. Sommige grotere bedrijven zullen dit verwachten.

Voor particuliere klanten zijn kortere betalingstermijnen over het algemeen beter. De meeste huiseigenaren betalen graag binnen een week of twee. Voor business-to-business-werk wordt vaak 30 dagen verwacht en dit kan zelfs in een contract zijn vastgelegd.

Wat u ook kiest, vermeld de voorwaarden duidelijk op de factuur. Laat het niet dubbelzinnig zijn. Zoiets als "Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum" is duidelijk en professioneel.

Wat als ze niet betalen?

Te late betaling gebeurt. Het betekent niet altijd dat de klant probeert te voorkomen dat hij moet betalen. Soms vergeten ze het, of komt de e-mail in de spam terecht, of wachten ze tot hun eigen klant eerst betaalt. Een gestructureerd vervolgtraject zorgt ervoor dat u er bovenop blijft zitten, zonder de relatie te beschadigen.

Een verstandige tijdlijn ziet er als volgt uit:

  • Dag 7 na de uitgerekende datum -- stuur een beleefde herinnering. Houd het vriendelijk. Een korte e-mail met vermelding van het factuurnummer en het bedrag is voldoende.
  • Dag 14 - opnieuw opvolgen, iets steviger. Vermeld dat de betaling nu te laat is en vraag of er een probleem is.
  • Dag 28 -- stuur een formele kennisgeving van achterstallige betaling. Vermeld het bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en dat u binnen een bepaald aantal dagen betaling verwacht.
  • Dag 30 en verder - als u geen reactie heeft ontvangen, moet u mogelijk een brief overwegen voordat u actie onderneemt. Dit is een formele brief waarin u de debiteur 14 dagen de tijd geeft om te betalen voordat u de zaak voor de rechter brengt.

Voor schulden onder de 10.000 pond is de rechtbank voor kleine vorderingen (Money Claims Online) een eenvoudig proces waarvoor geen advocaat nodig is. Bij grotere bedragen of complexere situaties kan het de moeite waard zijn juridisch advies in te winnen.

Belangrijk. Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies. Voor specifieke situaties rondom betwiste facturen, contracten of incasso kunt u contact opnemen met een advocaat of contact opnemen met Citizens Advice.

Een snellere manier om facturen af ​​te handelen

Facturen schrijven, eraan denken om te najagen en bijhouden wie er betaald heeft, is lastig, vooral als je het druk hebt met het echte werk. Dat is het probleem waarvoor WOPA is gebouwd.

Met WOPA stuur je een WhatsApp-bericht waarin je de opdracht, de klant en het bedrag beschrijft. WOPA stelt de factuur op met alle juiste gegevens, vraagt ​​u om bevestiging en stuurt vervolgens een pdf naar uw klant. Herinneringen worden automatisch verzonden na 7, 14 en 28 dagen. Wanneer de klant betaalt, vertel je dit aan WOPA en de herinneringen stoppen.

Geen app om te downloaden. Geen spreadsheet om bij te houden. Gewoon WhatsApp.

Sluit u aan bij de wachtlijst om founder-prijs te krijgen wanneer WOPA wordt gelanceerd.