De meeste vakmensen in het VK gebruiken WhatsApp al om opdrachten te regelen, foto's te sturen en offertes te bevestigen. Het is zinvol om daar ook facturen naartoe te sturen. Uw klant ziet het meteen, u hoeft niet achter een bureau te zitten en er is geen risico dat de factuur ongelezen in een spammap terechtkomt.

Deze handleiding behandelt vijf verschillende manieren om facturen te verzenden via WhatsApp - van een eenvoudige PDF-bijlage tot een volledig geautomatiseerde bot die het hele proces afhandelt. Het behandelt ook wat er juridisch gezien op een VK-factuur moet staan, hoe je met btw en CIS omgaat en hoe je sneller betaald kunt krijgen.

Waarom vakmensen facturen sturen op WhatsApp

Er zijn praktische redenen waarom WhatsApp voor veel vakmensen in het VK het standaardkanaal is geworden, en facturatie is daar een natuurlijk verlengstuk van.

  • Je klanten zijn er al. Het gesprek over de klus, de offerte, de foto's van het voltooide werk - het gebeurt allemaal op WhatsApp. Door de factuur in dezelfde thread te verzenden, blijft alles op één plek.
  • Hoger openpercentage dan e-mail. WhatsApp-berichten worden doorgaans binnen enkele minuten gelezen. E-mails kunnen dagenlang in de inbox blijven staan, vooral als ze in promoties of spam terechtkomen.
  • Factuur terwijl u nog aan het werk bent. U kunt een factuur versturen vanuit de bestelwagen, vanaf de oprit van de klant of vanaf de volgende klus. U hoeft niet te wachten tot u thuiskomt met een laptop.
  • Geen laptop nodig. Alles gebeurt op je telefoon. Voor vakmensen die niet regelmatig een computer gebruiken, neemt dit een belangrijke drempel weg om snel te factureren.

Vijf manieren om een ​​factuur te versturen via WhatsApp

Deze zijn gerangschikt van de meest handmatige tot de meest geautomatiseerde, zodat u de methode kunt kiezen die het beste bij uw manier van werken past.

Methode 1: Maak een PDF en deel deze handmatig

De eenvoudigste aanpak. Maak uw factuur in Word, Google Docs, Excel of een andere tool die u al gebruikt. Sla het op als PDF. Open WhatsApp, zoek de chat van de klant, tik op het bijlagepictogram en deel het bestand.

  • Pluspunten: Vrij. Geen nieuw gereedschap nodig. Jij bepaalt de indeling volledig.
  • Nadelen: Langzaam. U moet elke factuur helemaal opnieuw maken (of vergeet niet een sjabloon bij te werken). Geen tracking - u weet niet of de klant het heeft geopend. Geen automatische herinneringen. Gemakkelijk te vergeten als je bezig bent met de volgende klus.

Methode 2: Gebruik een facturatiesapp en deel de link

Met tools als FreshBooks, QuickBooks en Xero kunt u professionele facturen maken met opeenvolgende nummering, uw logo en de juiste opmaak. De meeste hebben een knop Delen waarmee u de factuurlink via WhatsApp kunt verzenden.

  • Pluspunten: Professioneel ogende facturen. Automatische nummering. Sommigen houden bij of de klant de factuur heeft bekeken.
  • Nadelen: U gebruikt nog steeds twee afzonderlijke tools: de boekhoudapp en WhatsApp. De klant krijgt een link, geen pdf, wat minder persoonlijk kan aanvoelen. Maandelijkse abonnementskosten. Herinneringen gaan via e-mail, niet via WhatsApp.

Methode 3: Gebruik een WhatsApp-native facturatiesbot

Dit zijn de aanpakinstrumenten zoals WOPA nemen. In plaats van te schakelen tussen apps, stuur je de bot rechtstreeks een bericht via WhatsApp. Beschrijf de klus, de klant en het bedrag. De bot maakt een professionele A4-factuur op, toont u een voorbeeld en vraagt ​​u om te bevestigen. Zodra u JA antwoordt, wordt de PDF per e-mail naar uw klant verzonden.

Voorbeeld gesprek:

U: "Factuur mevrouw Patel 450 voor badkamertegels op Elm Road 12"

WOPA: "Hier is uw conceptfactuur. Mevrouw Patel, 450 pond, badkamertegels op Elm Road 12. Factuurnummer INV-0042. Antwoord JA om te verzenden."

Jij: "JA"

WOPA: "Verzonden. PDF gemaild naar mrs.patel@email.com. Ik zal haar eraan herinneren als ze binnen 7 dagen niet heeft betaald."

  • Pluspunten: Snelste methode. Geen app om te installeren. Automatische herinneringen op 7, 14 en 28 dagen. Human-in-the-loop: er wordt niets verzonden totdat u dit bevestigt. Verwerkt btw en CIS automatisch.
  • Nadelen: Minder functies dan volledige boekhoudsoftware. Geen vervanging voor Xero of QuickBooks als u een volledige boekhouding nodig heeft.

Methode 4: Maak een spraaknotitie van uw factuur

Bij sommige tools kunt u de factuurgegevens dicteren via een spraaknotitie. Dit is handig als uw handen vuil zijn, handschoenen aan hebben of druk bezig zijn met het vasthouden van iets. U beschrijft de opdracht en het bedrag hardop, en de tool zet dit om in een gestructureerde factuur.

  • Pluspunten: Handsfree. Snel als je niet kunt typen. Goed voor het vastleggen van details terwijl ze vers zijn.
  • Nadelen: Nauwkeurigheid hangt af van de transcriptiekwaliteit. U moet het concept nog steeds controleren voordat u het verzendt. Achtergrondgeluid op een bouwplaats kan voor problemen zorgen.

Methode 5: Fotografeer een handgeschreven werkbriefje

Als u de taakdetails al op een vel of notitieblok schrijft, kunt u deze fotograferen en de afbeelding verzenden via WhatsApp. Sommige AI-aangedreven tools kunnen de regelitems, bedragen en klantgegevens uit de foto halen en er een opgemaakte factuur van genereren.

  • Pluspunten: Werkt goed voor complexe opdrachten met meerdere regels waarbij u alles al hebt opgeschreven. Opnieuw typen is niet nodig.
  • Nadelen: Afhankelijk van de leesbaarheid van het handschrift. De foto zelf is geen echte factuur; je hebt een tool nodig die deze in één factuur omzet. Niet alle gegevens (zoals bankgegevens en factuurnummers) staan ​​op het blad.

Wat moet er op een VK-factuur staan?

Welke methode u ook gebruikt, de factuur zelf moet bepaalde details bevatten om geldig en afdwingbaar te zijn. HMRC schrijft geen specifiek formaat voor, maar het volgende moet altijd worden opgenomen:

  • Uw bedrijfsnaam en adres -- de handelsnaam waaronder uw klanten u kennen en uw zakelijke correspondentieadres.
  • Een uniek factuurnummer -- opeenvolgende nummers zoals INV-001, INV-002 werken goed. Elk nummer moet verschillend zijn. Gebruik een factuurnummer nooit opnieuw.
  • De factuurdatum -- de datum waarop u de factuur uitreikt.
  • Klantnaam - aan wie u factureert. Vermeld hun adres als u dat heeft.
  • Een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden - wat je hebt gedaan, waar en alle relevante details. Wees specifiek genoeg zodat er geen onduidelijkheid bestaat.
  • Het verschuldigde bedrag -- het totaalbedrag dat uw klant moet betalen. Als de taak meerdere regelitems heeft, vermeldt u ze allemaal en geeft u een totaal weer.
  • Betalingsvoorwaarden - wanneer de factuur verschuldigd is. Bijvoorbeeld 'te betalen binnen 14 dagen na factuurdatum'.
  • Uw bankgegevens -- sorteercode en rekeningnummer zodat de klant via bankoverschrijving kan betalen.
btw-geregistreerd? Op uw factuur moet ook uw btw-registratienummer, het toegepaste btw-tarief, het btw-bedrag en het brutototaal worden vermeld. Deze gegevens zijn vereist door HMRC en uw klant heeft ze nodig om btw terug te vorderen.
CIS onderaannemer? Als u in de bouw werkt onder de Bouwnijverheidsregeling, moet op uw factuur het aftrekbedrag CIS, de brutobetaling, de nettobetaling na aftrek en uw UTR (Unique Taxpayer Reference) staan. De contractant die de aftrek uitvoert, heeft deze informatie nodig voor zijn maandelijkse CIS-aangifte.

WhatsApp versus e-mail: wat is beter voor facturen?

Dit is geen of-of-vraag. Beide kanalen hebben sterke punten, en de beste aanpak voor de meeste vakmensen is om beide te gebruiken.

WhatsApp is beter voor bezorging. Berichten worden snel gelezen, vaak binnen enkele minuten. Er is geen spamfilter waar u zich zorgen over hoeft te maken. U ziet de blauwe vinkjes die bevestigen dat uw klant het bericht heeft ontvangen en gelezen. Als u de factuur snel bij iemand krijgt, wint WhatsApp.

E-mail is beter voor het bijhouden van gegevens. Een e-mail met een pdf-bijlage is doorzoekbaar, gemakkelijk te archiveren en zorgt voor een duidelijk papieren spoor. Als u ooit moet bewijzen dat u een factuur heeft verzonden (voor HMRC, voor een geschil of voor Making Tax Digital-records), geeft e-mail u een record met tijdstempel dat moeilijker te verliezen is.

De beste aanpak: gebruik beide. Stuur de factuur per e-mail voor de officiële administratie en laat uw klant via WhatsApp weten dat de factuur onderweg is. Dit is precies wat tools zoals WOPA doen: de pdf wordt naar de klant gemaild en jij handelt het gesprek af op WhatsApp.

btw en CIS op WhatsApp facturen

WhatsApp is slechts de bezorgmethode. De inhoud van de factuur moet nog steeds voldoen aan de HMRC-regels, en er zijn een paar gebieden waar vakmensen vaak over struikelen.

Standaard btw. Als u btw-geregistreerd bent (verplicht boven de drempel van 90.000 pond), moet op elke factuur uw btw-nummer, het toepasselijke tarief (meestal 20 procent, soms 5 procent voor bepaalde energiebesparende installaties), het btw-bedrag en het brutototaal inclusief btw staan.

btw verleggen. Sinds maart 2021 vallen de meeste B2B-bouwdiensten in het VK onder de binnenlandse verleggingsregeling. Dit betekent dat u geen btw in rekening brengt op de factuur. In plaats daarvan moet op de factuur duidelijk worden vermeld dat de verleggingsregeling van toepassing is en dat de klant verantwoordelijk is voor de afrekening van de btw. Als u dit verkeerd doet, kan dit problemen met HMRC veroorzaken voor zowel u als uw klant.

CIS inhoudingen. Als u als onderaannemer werkt voor een CIS-geregistreerde aannemer, houdt de aannemer CIS (doorgaans 20 procent) af van uw betaling. Op uw factuur dient het brutobedrag, de CIS aftrek en het netto te betalen bedrag te staan. De aannemer heeft deze uitsplitsing nodig voor zijn administratie.

Tip. Als u een tool als WOPA gebruikt, kunt u uw btw-status en CIS-voorkeuren eenmalig instellen. Elke factuur die u daarna maakt, bevat automatisch de juiste btw-behandeling en CIS-aftrekgegevens.

Hoe je sneller betaald krijgt

Het versturen van de factuur is slechts het halve werk. Snel betaald krijgen vergt een beetje discipline en de juiste gewoonten.

  • Factuur op dezelfde dag. Hoe langer je wacht met het versturen van de factuur, hoe minder urgentie de klant ervaart. Probeer te factureren voordat u de klus verlaat of binnen een paar uur na voltooiing.
  • Gebruik kortere betalingstermijnen. Voor particuliere klanten is 7 tot 14 dagen redelijk en schept een duidelijke verwachting. Bespaar 30 dagen voorwaarden voor commerciële klanten en vastgoedbedrijven die deze verwachten.
  • Vermeld op elke factuur uw bankgegevens. Maak het de klant zo gemakkelijk mogelijk om te betalen. Sorteercode en rekeningnummer duidelijk weergegeven. Sommige vakmensen vergeten dit en vragen zich dan af waarom de betaling zo traag verloopt.
  • Stel automatische herinneringen in. Een beleefd duwtje na 7 dagen, een stevigere herinnering na 14 dagen en een aanmaning na 28 dagen. De meeste klanten reageren op de eerste herinnering: ze zijn het simpelweg vergeten. Dit handmatig doen is vervelend. Geautomatiseerde tools handelen het voor u af.
  • Follow-up stevig op 28 dagen. Als de factuur na 28 dagen nog steeds onbetaald is, heeft u een direct gesprek nodig. Bel of stuur een bericht naar de klant. Wees beleefd maar duidelijk. Als er een geschil is over het werk, behandel dit dan apart van het betalingsgesprek.
Wettelijke rente. Op grond van de Late Payment of Commercial Debts Act kunt u 8 procent plus het basistarief van de Bank of England in rekening brengen op achterstallige B2B-facturen. U kunt ook aanspraak maken op een vaste invorderingsvergoeding van 40 tot 100 pond, afhankelijk van de omvang van de schuld. Dit geldt voor business-to-business-werk, niet voor particuliere klanten.

Een snellere manier

WOPA is een WhatsApp-bot gebouwd voor vakmensen in het VK die willen factureren zonder WhatsApp te verlaten. Stuur een bericht naar WOPA met de opdrachtgegevens, bevestig het concept en de pdf wordt naar uw klant gemaild. Herinneringen worden automatisch verzonden na 7, 14 en 28 dagen. U kunt vragen "wie heeft er niet betaald?" op elk moment uw openstaande facturen inzien. btw, verlegging en CIS worden automatisch afgehandeld.

Geen app om te downloaden. Geen spreadsheet. Geen jacht.

Sluit u aan bij de wachtlijst om founder-prijs te krijgen wanneer WOPA wordt gelanceerd.