Het probleem

Betalingsachterstanden zijn het grootste cashflowprobleem waarmee VK-vakmensen worden geconfronteerd. Of u nu een elektricien, een loodgieter, een aannemer of een andere sole trader bent, het patroon is bekend: u voltooit de klus, verzendt de factuur en wacht dan. Soms wekenlang. Soms langer.

De gemiddelde sole trader is op elk moment duizenden ponden aan onbetaalde facturen verschuldigd. Dat geld zit in het ongewisse, terwijl u nog steeds moet betalen voor materialen, brandstof, verzekeringen en al het andere dat uw bedrijf draaiende houdt. Te late betalingen zijn niet alleen lastig, maar kunnen ook het voortbestaan ​​van een verder gezond bedrijf in gevaar brengen.

Het goede nieuws is dat de VK-wet u duidelijke rechten geeft als een klant niet op tijd betaalt. Het kennen van deze rechten en het hebben van een gestructureerd proces om ze te gebruiken, maakt echt een verschil.

Uw recht om betaling na te streven

Zodra de vervaldatum van uw factuur verstrijkt, heeft u alle recht op opvolging. Dit is niet onbeleefd. Het is niet agressief. Het is professionele bedrijfsvoering.

Veel vakmensen voelen zich ongemakkelijk bij het najagen van geld, vooral van particuliere klanten met wie ze een persoonlijke relatie hebben. Maar bedenk dit: u hebt het werk voltooid zoals afgesproken en de klant stemde ermee in om op een bepaalde datum te betalen. Opvolgen betekent eenvoudigweg beide kanten aan het arrangement vasthouden.

Een beleefde, professionele herinnering lost het probleem vaak onmiddellijk op. De meeste late betalingen zijn niet schadelijk: ze zijn het gevolg van vergeetachtigheid, een drukke inbox of een klant die wacht tot zijn eigen geld is verwerkt.

Wettelijke rente op laattijdige betalingen

Op grond van de Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 heeft u het recht om rente in rekening te brengen op facturen die te laat worden betaald. De wettelijke rente bedraagt 8% per jaar boven de basisrente van de Bank of England.

Dit recht is automatisch van toepassing op business-to-business (B2B) transacties. Als u factureert aan een verhuurder, een verhuurmakelaar, een vastgoedbeheermaatschappij of het bedrijf van een andere handelaar, dekt de wet u.

Voor particuliere klanten – bijvoorbeeld een huiseigenaar die u heeft ingehuurd om de keuken te herbekabelen – zijn de wettelijke rentebepalingen niet automatisch van toepassing. Om rente in rekening te brengen op te late residentiële facturen, moet u een renteclausule opnemen in uw algemene voorwaarden of contract voordat u met de werkzaamheden begint.

Hoe wordt de wettelijke rente berekend? Neem de basisrente van de Bank of England op de datum waarop de schuld achterstallig werd, tel daar 8% bij op en pas die jaarlijkse rente toe op het uitstaande bedrag. Als de basisrente bijvoorbeeld 4,5% is en de schuld 1.000 pond, dan zou de jaarlijkse rente 12,5% zijn, wat neerkomt op ongeveer 34 cent per dag.

Vergoeding voor het innen van schulden

Naast de rente geeft de Wet betalingsachterstand u ook het recht om een ​​forfaitair bedrag te vorderen als compensatie voor de kosten van het innen van een betalingsachterstand. Ook dit geldt wederom standaard voor B2B-facturen.

De vaste compensatiebedragen zijn:

  • 40 pond voor schulden tot 999,99 pond
  • 70 pond voor schulden tussen 1.000 en 9.999,99 pond
  • 100 pond voor schulden van 10.000 pond of meer

Deze schadevergoeding kunt u vorderen bovenop de oorspronkelijke schuld en de eventueel verschuldigde rente. In de praktijk nemen veel vakmensen niet de moeite om deze bedragen op kleinere facturen te claimen, maar weten dat je het recht hebt, kan nuttig zijn bij onderhandelingen – en bij grotere schulden kan dat oplopen.

Te ondernemen stappen als een klant niet betaalt

Met een consistent proces wordt het giswerk weggenomen en blijft de situatie professioneel. Hier is een tijdlijn die goed werkt voor de meeste vakmensen:

Dag 1 t/m 7 na de uitgerekende datum

Stuur een beleefde herinnering per e-mail. Houd het kort en feitelijk. Vermeld het factuurnummer, het bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum. Iets in de trant van: "Ik volg de factuur INV-042 voor 650 pond, die op 8 mei moest worden betaald. Laat het me weten als er problemen zijn of wanneer ik de betaling kan verwachten."

Dag 14

Als er geen reactie is, stuur dan een tweede herinnering. Deze kan iets steviger van toon zijn. Vermeld dat de betaling nu twee weken te laat is en vraag de klant om te bevestigen wanneer deze zal worden afgerekend. Als er sprake is van een echt probleem – een geschil over het werk of moeilijkheden bij het betalen – is dit meestal het moment waarop het aan de oppervlakte komt.

Dag 28

Stuur een formele kennisgeving van te late betaling. Geef duidelijk aan dat de factuur aanzienlijk te laat is, dat u betaling binnen een bepaald aantal dagen (7 of 14 dagen is redelijk) verwacht, en dat u mogelijk verdere actie moet ondernemen als de factuur onbetaald blijft. Bij B2B-facturen kunt u uw recht vermelden om wettelijke rente in rekening te brengen.

Dag 30 en daarna: brief vóór actie

Als u na uw ingebrekestelling geen reactie of geen betaling heeft ontvangen, is de volgende stap een brief vóór actie (ook wel een brief vóór de claim genoemd). Dit is een formele schriftelijke kennisgeving die de schuldenaar een uiterste termijn geeft (meestal veertien dagen) om te betalen wat hij verschuldigd is voordat u een gerechtelijke procedure start.

Een brief vóór actie moet het volgende bevatten:

  • Het totaal verschuldigde bedrag, inclusief eventuele rente en schadevergoeding
  • Een duidelijke betalingstermijn
  • Een verklaring dat u een gerechtelijke procedure zult starten als de betaling uitblijft
  • Uw contactgegevens zodat de debiteur kan reageren

De brief vóór actie is een vereiste stap voordat u een gerechtelijke claim kunt indienen. De rechtbank verwacht dat beide partijen hebben geprobeerd het geschil op te lossen voordat de procedure begint.

Dag 45 en daarna: rechtbank voor kleine vorderingen

Voor schulden onder de 10.000 pond kunt u een claim indienen via Money Claims Online, de online procedure voor kleine vorderingen van de overheid. De vergoeding is afhankelijk van de omvang van de schuld en begint vanaf ongeveer 35 pond voor kleinere vorderingen. Voor kleine vorderingen heeft u geen advocaat nodig, en het proces is zo ontworpen dat het zowel voor particulieren als voor eenmanszaken eenvoudig is.

Als de schuldenaar niet binnen de gestelde termijn op de vordering reageert, kunt u een verstekvonnis aanvragen. Als ze wel reageren en de schuld betwisten, kan de zaak overgaan tot een hoorzitting.

Hoe WOPA helpt

Handmatig achterstallige betalingen najagen is tijdrovend en gemakkelijk te vergeten. WOPA automatiseert de eerste fasen van het proces, zodat u niet hoeft te onthouden wie te laat is of wanneer de volgende herinnering moet uitgaan.

Wanneer u een factuur verzendt via WOPA, worden automatische herinneringen gepland op 7, 14 en 28 dagen na de vervaldatum. De eerste herinneringen zijn beleefd en professioneel. Voor een stevigere follow-up vraagt ​​WOPA uw goedkeuring voordat u iets verzendt.

U kunt vragen "wie heeft er niet betaald?" op elk moment en WOPA toont u elke openstaande factuur. Wanneer een klant betaalt, vertel je dit aan WOPA en de herinneringen stoppen onmiddellijk.

WOPA verzorgt de herinneringen. Jij regelt de relatie. En u verliest nooit uit het oog wie wat schuldig is.

Sluit u aan bij de wachtlijst om founder-prijs te krijgen wanneer WOPA wordt gelanceerd.

Vrijwaring. Dit artikel is uitsluitend algemene informatie. Het is geen juridisch, fiscaal of incassoadvies. Regels voor late betaling zijn afhankelijk van het type klant, het contract, de factuur en het rechtsgebied. Raadpleeg voor specifieke situaties een advocaat of neem contact op met Citizens Advice.