Betalingsvoorwaarden voor vakmensen: hoe je voorwaarden kunt instellen waarmee u betaald krijgt

Waarom betalingsvoorwaarden ertoe doen

Betalingsvoorwaarden zijn de regels voor wanneer en hoe je wordt betaald. Ze zijn niet alleen maar beheerder. Ze zijn het verschil tussen een gezonde cashflow en het haasten om materialen voor de volgende klus te dekken, terwijl je nog steeds wacht op geld van de vorige.

Te veel vakmensen maken een klus af, sturen een factuur en hopen er het beste van. Geen vervaldatum. Geen aanbetaling gedaan. Geen structuur. Het resultaat is voorspelbaar: betalingsachterstanden, lastige gesprekken en een banksaldo dat van de ene baan naar de andere slingert.

Duidelijke betalingsvoorwaarden, afgesproken vóór aanvang van de werkzaamheden, schept de juiste verwachtingen bij uw klant. Ze vertellen de klant precies wanneer hij moet betalen en wat er gebeurt als hij dat niet doet. Ze beschermen u ook als u ooit formeel een schuld moet najagen. Rechtbanken staan ​​gunstig tegenover vakmensen die kunnen aantonen dat zij hun voorwaarden duidelijk en vooraf hebben vermeld.

Veel voorkomende betalingstermijnopties

Er bestaat niet één juiste betalingstermijn. De juiste keuze hangt af van het soort werk, de omvang van de klus en wie uw klant is. Dit zijn de meest voorkomende opties die door vakmensen in het VK worden gebruikt:

• Verschuldigd bij voltooiing -- betaling wordt verwacht zodra de klus is geklaard. Vaak voor kleine huishoudelijke klusjes, zoals een ketelservice, een kraanreparatie of een taak van één dag. Eenvoudig en effectief.
• 7 dagen -- geeft de klant een kort tijdsbestek om de betaling te regelen. Werkt goed voor particuliere klanten en kleine tot middelgrote klussen. Krijgt snel geld binnen zonder zich agressief te voelen.
• 14 dagen - een populaire middenweg. De meeste binnenlandse klanten voelen zich op hun gemak met twee weken, en het geeft u een redelijke doorlooptijd zonder dat u zaken hoeft te slepen.
• 30 dagen - standaard voor commercieel werk, verhuurders, verhuurmakelaars en vastgoedbeheerbedrijven. Sommige grotere bedrijven accepteren niets korters, dus voor bepaalde klanten kan dit niet onderhandelbaar zijn.
• Gefaseerde betalingen -- voor grotere projecten splitst u het totaal op in mijlpalen. Een aanbetaling vooraf, een betaling halverwege en het saldo bij voltooiing. Meer hierover hieronder.

Voor de meeste vakmensen die huishoudelijk werk doen, is 7 of 14 dagen de beste tijd. Het is kort genoeg om uw cashflow in beweging te houden zonder onredelijke druk op de klant uit te oefenen.

Stortingen opnemen: wanneer en hoeveel

Een aanbetaling is een gedeeltelijke betaling die wordt gedaan voordat het werk begint. Het dient twee doelen: het dekt uw initiële kosten voor materialen, en het bevestigt dat de klant de klus serieus neemt.

Wanneer moet u een aanbetaling doen? Overweeg als algemene regel een aanbetaling voor elke klus waarbij u materialen vooraf moet aanschaffen of waarbij de totale waarde zo hoog is dat niet-betaling pijn zou doen. Dat betekent meestal banen van meer dan een paar honderd pond.

Hoeveel moet u in rekening brengen? Het standaard bereik is 10 tot 30 procent van de totale baanwaarde. Het exacte bedrag is afhankelijk van verschillende factoren:

• 10 procent -- redelijk voor banen waar de materiaalkosten laag zijn in verhouding tot de arbeid. Het toont betrokkenheid zonder vooraf teveel te vragen.
• 20 procent – een gemeenschappelijke middenweg. Dekt de meeste materiële aankopen en geeft u een zinvolle buffer.
• 30 procent - geschikt voor grotere projecten met aanzienlijke materiaalkosten, of wanneer u met een nieuwe klant werkt waar u geen geschiedenis mee heeft.

Wees eerlijk over de aanbetaling wanneer u een offerte maakt. Verras de klant er niet mee nadat hij akkoord is gegaan met de prijs. Neem het op in uw offerte of schatting, zodat het vanaf het begin deel uitmaakt van het gesprek.

Gefaseerde betalingen voor grotere projecten

Voor grotere klussen – een keukeninrichting, een volledige badkamerrenovatie, een zolderverbouwing, een dakbedekkingsproject – is één enkele factuur aan het eind riskant. Het kan zijn dat u weken of maanden bezig bent met een project voordat u geld ziet dat verder gaat dan de aanbetaling. Gefaseerde betalingen lossen dit op.

Een veel voorkomende gefaseerde betalingsstructuur ziet er als volgt uit:

• 30 procent aanbetaling - betaald voordat het werk begint. Dekt de initiële materialen en bevestigt de boeking.
• 40 procent halverwege -- betaald wanneer het project een overeengekomen mijlpaal bereikt. Bijvoorbeeld: eerste reparatie voltooid, of ruwbouw voltooid.
• 30 procent bij voltooiing - betaald wanneer de klant tevreden is met het voltooide werk.

U kunt de percentages aanpassen aan het project. Sommige vakmensen geven de voorkeur aan een 25/25/25/25 verdeling over vier fasen. Anderen doen 50 procent vooraf en 50 procent na voltooiing. De sleutel is om de mijlpalen en bedragen schriftelijk overeen te komen voordat de werkzaamheden beginnen.

Gefaseerde betalingen houden uw cashflow gedurende het hele project gezond en verminderen uw risico als er iets misgaat. Ze geven de klant ook het vertrouwen dat betalingen afhankelijk zijn van de voortgang en niet alleen van datums op een kalender.

Binnenlandse versus commerciële klanten: verschillende verwachtingen

Binnenlandse en commerciële klanten hebben zeer verschillende gewoonten en verwachtingen rond betalingen. Als u dit begrijpt, bespaart u frustratie.

Binnenlandse klanten (huiseigenaren, huurders, particuliere verhuurders) zijn doorgaans eenvoudig. De meesten betalen graag bij voltooiing of binnen 7 tot 14 dagen. Ze betalen via een bankoverschrijving en de beslisser is meestal de persoon die voor u staat. Als u duidelijke voorwaarden stelt en de factuur snel verstuurt, betalen de meeste binnenlandse klanten zonder gedoe.

Commerciële klanten (bedrijven, vastgoedbeheerders, verhuurmakelaars, woningbouwverenigingen, aannemers) is een ander verhaal. Velen werken standaard met een termijn van 30 dagen. Sommigen zullen 60 of zelfs 90 dagen aandringen. Ze hebben mogelijk formele inkooporderprocessen, vereisen dat u facturen naar een specifiek e-mailadres verzendt en hebben boekhoudafdelingen die alleen betalingen op bepaalde datums verwerken.

Bij commercieel werk moet u de betalingsvoorwaarden overeenkomen voordat u de opdracht accepteert. Vraag hoe lang het meestal duurt voordat ze betalen, of ze een inkoopordernummer op de factuur nodig hebben en met wie ze contact moeten opnemen als een betaling te laat is. Als ze een termijn van 60 of 90 dagen willen, houd dan rekening met de kosten van dat wachten in uw prijsstelling.

Hoe je betalingsvoorwaarden op uw factuur vermeldt

Uw betalingsvoorwaarden moeten duidelijk, specifiek en onmogelijk verkeerd te interpreteren zijn. Vage bewoordingen als 'betaling wordt snel verwacht' of 'betaal snel' geven de klant een excuus om uit te stellen.

Hier zijn voorbeelden van duidelijke formuleringen van de betalingstermijn:

• "Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum." - Eenvoudig, direct en laat geen ruimte voor verwarring.
• "Verschuldigd bij ontvangst." -- Betekent dat de betaling wordt verwacht zodra de klant de factuur ontvangt. Goed voor kleine klussen.
• "Netto 30." -- Het volledige bedrag dient binnen 30 dagen te worden voldaan. Vaak op handelsfacturen.
• "50% aanbetaling vereist voordat de werkzaamheden beginnen. Saldo dient binnen 7 dagen na voltooiing te worden betaald." -- Duidelijke geënsceneerde voorwaarden voor een grotere klus.

Zet uw betalingsvoorwaarden op een zichtbare plek op de factuur, niet in kleine lettertjes onderaan. Als de klant akkoord ging met specifieke voorwaarden toen hij uw offerte accepteerde, vermeld dan die overeenkomst op de factuur.

Wat "netto 30" en andere terminologie betekent

Als u met commerciële klanten werkt, zult u betalingsterminologie tegenkomen die in eerste instantie verwarrend kan zijn. Dit is wat de algemene termen betekenen:

• Netto 7 / Netto 14 / Netto 30 -- het volledige (netto)bedrag is verschuldigd binnen 7, 14 of 30 dagen na factuurdatum. 'Netto' betekent eenvoudigweg het totaal zonder korting.
• Te betalen bij ontvangst -- betaling wordt onmiddellijk na ontvangst van de factuur verwacht. In de praktijk betekent dit meestal binnen een dag of twee.
• EOM (einde van de maand) -- betaling vindt plaats aan het einde van de maand waarin de factuur is ontvangen. Als u op de 5e factureert, dient u uiterlijk op de 31e te betalen.
• Netto 30 EOM -- de betaling dient te geschieden 30 dagen na het einde van de maand waarin de factuur is verzonden. Een factuur gedateerd op 10 maart zou dus uiterlijk op 30 april moeten worden betaald.
• Rembours (onder rembours) -- betaling is verschuldigd bij oplevering of voltooiing van het werk. Komt vaker voor bij de verkoop van producten dan bij diensten, maar sommige vakmensen gebruiken het.

Voor de meeste vakmensen die huishoudelijk werk doen, hoeft u deze terminologie niet te gebruiken. Gewoon Engels werkt prima. Maar als een commerciële klant deze termen gebruikt, weet je nu wat ze betekenen.

Omgaan met klanten die de termijn willen verlengen

Het zal gebeuren. Een klant gaat akkoord met een termijn van 14 dagen en vraagt ​​vervolgens om 30 dagen. Een commerciële klant zegt dat hij slechts 60 dagen kan doen. Een huiseigenaar vraagt ​​of hij in termijnen kan betalen, gespreid over drie maanden nadat de klus is geklaard.

Hier ziet u hoe je dit kunt aanpakken:

• Word het ter plekke niet eens. Neem even de tijd om na te denken of de verlengde voorwaarden voor uw cashflow werken. Het is volkomen redelijk om te zeggen dat u dit moet controleren en erop terug moet komen.
• Begrijp de impact. Als een klus van 5.000 pond van veertien dagen naar zestig dagen gaat, betekent dat zes extra weken waarin u materialen en arbeid uit eigen zak financiert. Kan uw cashflow dat opvangen?
• Onderhandel, accepteer niet alleen. Als een klant langere termijnen wil, kunt u vooraf een grotere aanbetaling vragen. Of u kunt een klein percentage aan de prijs toevoegen om de wachtkosten te dekken. Beide zijn redelijk.
• Ontvang het schriftelijk. Als u akkoord gaat met andere voorwaarden, bevestig deze dan schriftelijk - zelfs via een WhatsApp-bericht of e-mail. Dit beschermt u als er later een geschil ontstaat.
• Weet wanneer je weg moet lopen. Sommige klanten gebruiken langere betalingstermijnen als strategie om hun eigen cashflow op uw kosten te beheren. Als een klant consequent aandringt op langere termijnen en dan nog steeds te laat betaalt, is hij de moeite niet waard.

Hoe WOPA uw betalingsvoorwaarden handhaaft

Het stellen van duidelijke betalingsvoorwaarden is één ding. Ze afdwingen is iets anders. Dat is waar de meeste vakmensen ten onder gaan. Je stelt termijnen van 14 dagen, maar dan gaat dag 14 voorbij en vergeet je te jagen. Of u voelt zich ongemakkelijk bij het sturen van een herinnering. Of je hebt een andere baan en het ontglipt je gedachten.

WOPA regelt dit voor u. Wanneer u een factuur maakt via WhatsApp, stelt u uw betalingsvoorwaarden in: 7 dagen, 14 dagen, 30 dagen, of wat dan ook past bij de taak. WOPA houdt vervolgens de vervaldatum bij en stuurt automatische herinneringen naar uw klant na 7, 14 en 28 dagen na de vervaldatum.

De herinneringen zijn beleefd, professioneel en consistent. Ze verwijzen naar het factuurnummer, het bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum. Uw klant ziet een goed geformuleerde herinnering in plaats van een gefrustreerd sms-bericht dat om 21.00 uur wordt verzonden na een lange dag ter plaatse.

Wanneer de klant betaalt, vertel je dit aan WOPA en de herinneringen stoppen onmiddellijk. Geen jacht meer. Geen spreadsheets meer die bijhouden wie wat schuldig is. U hoeft zich niet meer af te vragen of u dat vervolgbericht heeft verzonden of niet.

Jij bepaalt de voorwaarden. WOPA zorgt ervoor dat ze gerespecteerd worden.

Sluit u aan bij de wachtlijst om founder-prijs te krijgen wanneer WOPA wordt gelanceerd.