Hoe je achter onbetaalde facturen aan kunt gaan zonder de klant te verliezen

Het probleem van de late betaling

Late betalingen zijn een van de grootste cashflowproblemen voor vakmensen in het VK. Je hebt het werk gedaan, de factuur verzonden en nu wacht je. Dagen worden weken. Je wilt niet agressief zijn omdat je de relatie waardeert, maar je moet ook je eigen rekeningen betalen. Het is een evenwichtsoefening waarmee elke sole trader en kleine ondernemer wordt geconfronteerd.

Het goede nieuws is dat er in het VK een gestructureerde manier bestaat om onbetaalde facturen te najagen, waarmee u uw cashflow beschermt zonder bruggen te verbranden. De sleutel is geleidelijk escaleren: zacht beginnen, steviger worden en pas formele processen betrekken als al het andere heeft gefaald.

Waarom facturen onbetaald blijven

Voordat u van het ergste uitgaat, helpt het om de meest voorkomende redenen waarom facturen onbetaald blijven te begrijpen. Het kennen van de oorzaak verandert de manier waarop u reageert.

• Ze vergaten het. Het leven wordt druk. Uw factuur arriveerde tijdens een hectische week en belandde onderop de stapel. Dit is veruit de meest voorkomende reden.
• De factuur ging naar spam. E-mailfilters zijn agressief. Als u de factuur per e-mail heeft verzonden, is deze mogelijk nooit in de inbox van de klant terechtgekomen.
• Ze wachten op hun eigen geld. Verhuurders, vastgoedbeheerders en kleine bedrijven stellen de betaling soms uit omdat hun eigen klanten hen nog niet hebben betaald.
• Er ontstaat een geschil over het werk. Het kan zijn dat de klant ergens ontevreden over is, maar dit niet aan u heeft verteld. Ze houden de betaling tegen als hefboom in plaats van de kwestie rechtstreeks aan de orde te stellen.
• Cashflowproblemen. De klant heeft het geld nu echt niet. Dit betekent niet dat ze nooit zullen betalen, maar u moet dit wel weten zodat u tot een plan kunt komen.
• Ze vermijden bewust de betaling. Dit is zeldzamer dan mensen denken, maar het gebeurt wel. Sommige klanten zijn niet van plan te betalen en hopen dat u het opgeeft.

Uw vervolgproces moet in het begin uitgaan van goede trouw en geleidelijk formeler worden. Op die manier zullen de klanten die het simpelweg vergeten zijn, snel betalen, en zullen degenen die echt lastig zijn, weten dat u het menens bent.

Een tijdlijn om te jagen: van dag tot dag

Hier is een gestructureerde tijdlijn die voor de meeste VK-vakmensen werkt. Pas de formulering aan zodat deze bij uw stijl past, maar houd u aan het escalatiepatroon.

Dag 1: de vervaldatum van de factuur

De dag waarop de factuur moet worden betaald, is niet de dag om op jacht te gaan; het is de dag om ervoor te zorgen dat uw papierwerk in orde is. Bevestig dat de factuur is afgeleverd, dat de betalingsgegevens correct zijn en dat de klant de vervaldatum kent. Als u e-mail gebruikt, controleer dan uw map Verzonden. Als u WhatsApp gebruikt, controleer dan de leesbevestigingen.

Als de betaling aan het einde van de dag nog niet is ontvangen, hoeft u nog geen actie te ondernemen. Geef het een dag of twee. Bankoverboekingen kunnen enige tijd in beslag nemen en sommige mensen betalen aan het einde van de werkdag.

Dag 7 - een beleefd duwtje

Een week te laat. Dit is je eerste vervolggesprek en de toon moet licht en vriendelijk zijn. Het doel is eenvoudigweg om de factuur weer in hun gedachten te brengen.

Houd het kort. Iets in de trant van: u bent net aan het inchecken, u wilt er zeker van zijn dat ze de factuur hebben ontvangen en u verzendt deze graag opnieuw of beantwoordt eventuele vragen. Vermeld het factuurnummer en het bedrag, zodat ze dit snel kunnen terugvinden. Maak in dit stadium geen melding van boetes, rente of gevolgen.

De meeste late betalingen worden op dit punt opgelost. Vaak is een vriendelijke herinnering voldoende.

Dag 14 - een stevigere follow-up

Twee weken te laat. De toon verandert iets. U bent nog steeds beleefd, maar u maakt duidelijk dat de betaling achterstallig is en dat u dit wilt regelen.

Uw bericht zou zoiets kunnen zeggen als: u volgt de factuur op die op een bepaalde datum vervalt, het saldo staat nog open en u zou het op prijs stellen om zo snel mogelijk te betalen. Als er een probleem is, vraag hen dan contact met hen op te nemen, zodat u het kunt bespreken. Aanbieden om te praten getuigt van goede trouw en legt tegelijkertijd de bal stevig in hun speelveld.

Dag 28 - een formele aanmaning

Vier weken te laat. Hier gaat u van informele herinneringen naar een formele aanmaning. De toon is professioneel en direct. Geen beleefdheden, geen excuses voor het najagen.

Uw kennisgeving moet duidelijk het factuurnummer vermelden, de oorspronkelijke vervaldatum, het totale openstaande bedrag en dat de betaling nu aanzienlijk te laat is. Geef aan dat u dit zonder verdere actie wilt oplossen, maar maak duidelijk dat als de betaling niet binnen een bepaald aantal dagen is ontvangen, u uw opties moet overwegen. U hoeft nog niet uit te leggen wat die opties zijn; de implicatie is voldoende.

Dag 30 en daarna: formele escalatie

Als u na 7, 14 en 28 dagen een follow-up heeft gedaan en nog steeds geen betaling en geen communicatie heeft ontvangen, is het tijd om te escaleren. U bent meer dan redelijk geweest en de klant heeft alle gelegenheid gehad om te betalen of uitleg te geven.

Op dit moment heeft u drie hoofdopties: wettelijke rente in rekening brengen, een brief sturen voordat u actie onderneemt of een gerechtelijke procedure starten.

Uw wettelijke rechten: de Wet op de late betaling van commerciële schulden

Als u een sole trader of vennootschap met beperkte aansprakelijkheid bent en uw klant een bedrijf is (geen particulier die voor persoonlijk werk betaalt), geeft de Wet op de late betaling van commerciële schulden (rente) 1998 u het recht om rente in rekening te brengen en schadevergoeding te vorderen over te late facturen.

De wettelijke rente bedraagt 8% per jaar boven de basisrente van de Bank of England. De rente wordt dagelijks opgebouwd vanaf de dag nadat de betaling verschuldigd was. U hoeft dit niet vooraf in uw voorwaarden te hebben afgesproken; het is een wettelijk recht voor business-to-business-transacties.

Naast de rente kunt u ook aanspraak maken op een vaste vergoeding op basis van de omvang van de schuld:

• Schulden tot 999,99 pond -- 40 pond compensatie.
• Schulden van 1.000 tot 9.999,99 pond -- 70 pond compensatie.
• Schulden van 10.000 pond of meer -- 100 pond compensatie.

U kunt ook redelijke kosten voor het innen van de schuld vorderen, zoals de kosten voor het versturen van aangetekende brieven of gerechtskosten.

U kunt gebruik maken van onze gratis rekenmachine voor late betaling om precies te achterhalen hoeveel rente en compensatie u verschuldigd bent over een eventuele achterstallige factuur.

Brief vóór actie: wat het is en wanneer u er een moet sturen

Een brief vóór de vordering (ook wel een brief vóór de vordering genoemd) is een formele schriftelijke kennisgeving die de schuldenaar nog één laatste kans geeft om te betalen voordat u een gerechtelijke procedure start. Het is geen wettelijke vereiste, maar rechtbanken verwachten dat u er een heeft verzonden voordat u een claim indient. Als u deze stap overslaat en rechtstreeks naar de rechter stapt, kan de rechter u veroordelen, zelfs als u wint.

Uw brief vóór actie moet het volgende bevatten:

• Een duidelijke verklaring dat dit een brief vóór actie is.
• Het totaal verschuldigde bedrag, uitgesplitst naar factuurbedrag, eventuele wettelijke rente en schadevergoeding.
• Een overzicht van uw eerdere pogingen om de betaling te innen, inclusief datums.
• Een betalingstermijn: 14 dagen is standaard.
• Een verklaring dat als de schuld niet binnen de gestelde termijn wordt betaald, u van plan bent zonder voorafgaande kennisgeving een gerechtelijke procedure aan te spannen.

Verstuur de brief aangetekend, zodat u een bewijs heeft dat deze is ontvangen. Bewaar een kopie voor uw administratie. Veel debiteuren betalen in deze fase omdat ze beseffen dat het u menens is en de kosten alleen maar omhoog gaan als ze het negeren.

Rechtbank voor kleine vorderingen: Money Claims Online

Als de brief voorafgaand aan de actie geen betaling oplevert, is de volgende stap voor schulden onder de 10.000 pond in Engeland en Wales het kleine vorderingentraject van de County Court. De eenvoudigste manier om een ​​claim in te dienen is via Money Claims Online (MCOL), de online schadeservice van de overheid.

Hier ziet u hoe het proces werkt:

1. Dien uw claim online in. U vult het verschuldigde bedrag in, de gegevens van de schuld en de naam en het adres van de gedaagde. U betaalt gerechtskosten die variëren op basis van het claimbedrag - bijvoorbeeld ongeveer 35 pond voor een claim tot 300 pond, en tot 455 pond voor claims die de 10.000 pond naderen.
2. De rechtbank stuurt de vordering naar de schuldenaar. Ze hebben 14 dagen de tijd om te reageren. Ze kunnen het volledige bedrag betalen, de claim erkennen en om meer tijd vragen, een verweerschrift indienen of niets doen.
3. Als ze niet reageren. U kunt een verstekvonnis aanvragen, wat betekent dat de rechtbank hen veroordeelt om zonder hoorzitting te betalen.
4. Als ze verweer voeren. De zaak gaat naar een hoorzitting. Bij kleine vorderingen is dit doorgaans informeel. U heeft geen advocaat nodig en de kosten zijn laag.
5. Handhaving. Als de schuldenaar na het vonnis nog steeds niet betaalt, kunt u om tenuitvoerlegging verzoeken, zoals een bevel tot controle (deurwaarders) of een bevel tot beslaglegging.

Het proces voor kleine vorderingen is precies voor dit soort situaties ontworpen: eenvoudige schulden waarbij het bedrag niet ter discussie staat. Als u wint, kunt u de kosten verhalen op de schuldenaar en heeft u geen juridische bijstand nodig.

De juiste toon vinden: beleefd versus standvastig

Een van de moeilijkste aspecten van het najagen van betalingen is weten hoe je dingen moet formuleren. Te zacht en je wordt genegeerd. Als je te agressief bent, beschadig je de relatie – of erger nog: je veroorzaakt ruzie.

In de beginfase (dag 7) moet uw boodschap klinken alsof u de klant een plezier doet door hem eraan te herinneren. Je bent behulpzaam en niet veeleisend. Zie het als een beleefdheidsmelding; iets wat iedereen zou waarderen als hij of zij het echt vergeten was.

Op dag 14 moet uw toon duidelijk maken dat u zich ervan bewust bent dat de betaling te laat is en dat u verwacht dat deze zal worden opgelost. Je bent niet boos, maar je gaat ook niet doen alsof alles in orde is. Je geeft ze het voordeel van de twijfel terwijl je een grens trekt.

Op dag 28 verschuift de taal naar formeel. U vraagt ​​hen niet om op hun gemak te betalen; u vertelt hen dat de betaling te laat is en dat er verdere actie zal volgen als deze niet wordt ontvangen. Korte zinnen. Duidelijke deadlines. Geen dubbelzinnigheid.

Als de letter vóór de actiefase wordt bereikt, is het taalgebruik puur feitelijk. Data, bedragen, deadlines. Geen emotie, geen overtuiging. U creëert een papieren spoor dat een rechtbank kan beoordelen.

Hoe WOPA betalingsherinneringen automatiseert

Handmatig opvolgen na 7, 14 en 28 dagen vergt discipline. Als je op een dak, onder een gootsteen of tot je knieën in een nieuwe bedrading zit, is het wel het laatste waar je aan denkt om een ​​factuur van drie weken geleden achterna te zitten. Dit is precies het soort taak dat geautomatiseerd moet worden.

WOPA verzorgt het gehele herinneringstraject voor u. Wanneer u via WhatsApp een factuur aanmaakt, e-mailt WOPA de PDF naar uw klant en controleert vervolgens of de factuur is betaald. Als dit niet het geval is, stuurt WOPA automatisch beleefde herinneringen na 7 dagen, strengere vervolgacties na 14 dagen en formele kennisgevingen van achterstallige betalingen na 28 dagen.

U hoeft niets in te stellen, data te onthouden of vervolgberichten te schrijven. Wanneer uw klant betaalt, vertelt u dit aan WOPA en de herinneringen stoppen onmiddellijk. Als een klant op een herinnering reageert met een vraag of geschil, wordt u hiervan op de hoogte gesteld via WhatsApp, zodat u dit persoonlijk kunt afhandelen.

De herinneringen zijn professioneel en correct getimed, waardoor de kans groter is dat uw klanten op tijd betalen en zich minder snel lastiggevallen voelen. U krijgt sneller betaald zonder de lastigheid om die berichten zelf te schrijven.

Sluit u aan bij de wachtlijst om founder-prijs te krijgen wanneer WOPA wordt gelanceerd.