Perché la differenza conta
Preventivi e fatture compaiono nella stessa conversazione con il cliente, ma hanno funzioni diverse. Confonderli può creare discussioni su prezzo, ambito del lavoro e tempi di pagamento.
Il preventivo arriva prima del lavoro e descrive cosa farai e a quale prezzo. La fattura arriva dopo, o a una tappa concordata, e chiede il pagamento di un importo dovuto.
Cos'è un preventivo?
Un preventivo è un'offerta scritta per eseguire un lavoro specifico a un prezzo specifico. Di solito include nome dell'attività, dati del cliente, descrizione del lavoro, materiali inclusi, esclusioni, prezzo totale, validità e numero di riferimento.
Da solo non è una fattura. Quando il cliente lo accetta per email, messaggio o verbalmente, diventa parte dell'accordo commerciale.
Cos'è una fattura?
Una fattura è una richiesta formale di pagamento. Deve indicare chi emette il documento, chi deve pagare, cosa è stato fornito, l'importo dovuto, la data, un numero univoco, i termini di pagamento e le modalità di pagamento.
Nel contesto UK, se sei registrato VAT o lavori in regimi specifici, possono servire campi aggiuntivi. Questa pagina è educativa e riferita al mercato britannico: verifica sempre i requisiti applicabili alla tua attività.
Differenze principali
- Tempistica. Il preventivo si invia prima; la fattura dopo.
- Scopo. Il preventivo propone un prezzo; la fattura chiede un pagamento.
- Vincolo. Il preventivo accettato definisce l'accordo; la fattura documenta il credito.
- Dati bancari. In fattura sono essenziali; nel preventivo possono non esserci.
- Termini. Il preventivo ha una validità; la fattura ha una scadenza di pagamento.
Quando inviare un preventivo
Invialo quando il cliente chiede un prezzo prima di decidere: rifacimento bagno, sostituzione caldaia, lavori elettrici o un intervento commerciale con ambito chiaro. Il preventivo protegge entrambe le parti perché mette per iscritto cosa è incluso.
Quando inviare una fattura
Invia la fattura appena il lavoro è finito, oppure quando raggiungi una milestone che prevede un pagamento. Ogni giorno di ritardo rende più lento anche l'incasso.
E le stime?
Una stima è un'indicazione approssimativa, utile quando non puoi conoscere il costo finale. Per esempio, potresti dover aprire una parete prima di capire l'entità del lavoro. Spiega sempre che il prezzo finale può cambiare.
Come WOPA aiuta
WOPA permette di creare preventivi e fatture da WhatsApp. Scrivi i dettagli del lavoro, il cliente e il prezzo; WOPA prepara il documento, ti chiede conferma e invia il PDF.
Quando il lavoro è concluso, puoi convertire il preventivo in fattura senza reinserire tutto. WOPA riporta i dati, aggiunge numero fattura e termini di pagamento, e può inviare promemoria automatici.
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