Important. ce guide est une traduction d'un contenu centré sur le Royaume-Uni. Les références à HMRC, à la TVA britannique, au CIS, aux tribunaux ou aux droits de paiement concernent le cadre britannique et ne constituent pas un conseil juridique, fiscal ou comptable pour la France.

Pourquoi le suivi des dépenses est important

En tant qu'artisan indépendant, vous payez l'impôt sur le revenu et l'assurance nationale sur vos bénéfices, c'est-à-dire vos revenus moins vos dépenses admissibles. Chaque dépense professionnelle légitime que vous réclamez réduit le montant des bénéfices sur lesquels HMRC vous impose. Oubliez une dépense et vous payez plus d’impôts que nécessaire.

De nombreux artisans paient trop d’impôts simplement parce qu’ils ne tiennent pas de registres appropriés de leurs dépenses. Un reçu de 20 livres pour des forets par-ci, un paiement d'assurance de 50 livres par-là - cela s'additionne. Sur une année fiscale complète, les dépenses non réclamées peuvent facilement vous coûter des centaines, voire des milliers d’euros d’impôts inutiles.

La règle est simple. Une dépense est admissible si elle est engagée entièrement et exclusivement à des fins professionnelles. Si quelque chose a un usage à la fois personnel et professionnel, vous pouvez réclamer la proportion professionnelle.

Outils et équipements

Outils à main, outils électriques, échelles, échafaudages, établis, EPI : tous ces éléments sont des dépenses admissibles. Si vous achetez un outil pour effectuer votre travail, vous pouvez le réclamer.

  • Outils à main - clés, tournevis, truelles, ciseaux, rubans à mesurer et articles similaires.
  • Outils électriques -- perceuses, scies circulaires, meuleuses d'angle, cloueuses, ponceuses, etc.
  • EPI -- des casques de sécurité, des lunettes de sécurité, des casques antibruit, des masques anti-poussière, des bottes à embout d'acier, des gants et des gilets haute visibilité.
  • Échelles et équipements d'accès -- escabeaux, échelles à coulisse, échafaudages à tour.
  • Matériel de diagnostic et de test -- multimètres, caméras pour tuyaux, niveaux laser, humidimètres.

Pour les articles coûtant moins de 1 000 livres, vous pouvez généralement déduire le coût total l’année où vous les achetez. Pour des équipements plus coûteux, vous devrez peut-être recourir à des déductions en capital, qui répartissent le coût sur plusieurs années. L'allocation annuelle d'investissement permet à la plupart des entrepreneurs individuels de déduire le coût total de l'équipement éligible jusqu'à 1 million de livres par an.

Matériels et fournitures

Les matériaux que vous achetez pour un travail spécifique sont entièrement déductibles. Cela comprend le bois, le plâtre, les tuyaux en cuivre, les câbles, les fixations, les adhésifs, la peinture, les carreaux, le ciment – ​​tout ce que vous achetez pour réaliser le travail du client.

Les stocks que vous détenez pour un usage général peuvent également faire l'objet d'une réclamation. Les consommables comme le papier de verre, le mastic, les produits de nettoyage et les sacs poubelles comptent tous. L’essentiel est que les matériaux soient utilisés pour des projets professionnels et non personnels.

Conservez les reçus. HMRC peut vous demander de prouver toute dépense que vous réclamez. Une photo d'un reçu stocké sur votre téléphone vaut mieux que rien, mais un enregistrement correctement archivé avec la date, le fournisseur, le montant et le but de l'achat est ce que vous voulez vraiment.

Frais de véhicule

La plupart des artisans utilisent une camionnette ou une voiture pour se rendre au travail et transporter des outils et du matériel. Vous disposez de deux options pour réclamer les frais de véhicule et vous devez choisir une méthode par véhicule.

Option 1 : Tarifs kilométriques simplifiés. Vous enregistrez vos miles professionnels et réclamez au tarif forfaitaire de HMRC. Actuellement, cela représente 45p par mile pour les 10 000 premiers miles d'une année fiscale, et 25p par mile par la suite. Cela couvre le carburant, l’assurance, les réparations et l’amortissement en un seul tarif simple. Vous avez juste besoin d'un journal de kilométrage indiquant la date, la destination, le but et les kilomètres parcourus.

Option 2 : Coûts réels. Vous réclamez les coûts réels de fonctionnement du véhicule : carburant, assurance, taxe de circulation, contrôle technique, entretien, réparations, couverture panne, intérêts financiers et amortissement. Vous calculez ensuite quel pourcentage de votre total de miles est destiné aux affaires et réclamez cette proportion. Si 80 pour cent de votre conduite est liée au travail, vous réclamez 80 pour cent des frais.

Le kilométrage simplifié est plus facile à gérer et fonctionne bien si vous parcourez beaucoup de kilomètres. Les coûts réels peuvent être meilleurs si votre véhicule est bon marché à utiliser mais que vous conduisez peu. Une fois que vous avez choisi une méthode pour un véhicule, vous ne pouvez pas passer à l’autre méthode pour ce même véhicule dans les années suivantes.

Assurance

Les primes d'assurance que vous payez pour votre commerce sont des dépenses professionnelles admissibles. Les politiques courantes pour les artisans comprennent :

  • Assurance responsabilité civile -- couvre les réclamations de tiers pour blessures ou dommages matériels. La plupart des artisans en portent.
  • Assurance responsabilité civile professionnelle -- couvre les réclamations découlant de vos conseils professionnels ou de votre travail de conception. Particulièrement pertinent pour les électriciens, les ingénieurs gaziers et les architectes.
  • Assurance responsabilité civile des employeurs -- requis par la loi si vous employez quelqu'un, même occasionnellement.
  • Assurance outils et équipements -- couvre le vol ou la détérioration de vos outils, que ce soit dans votre camion ou sur place.
  • Assurance camionnette ou véhicule -- la partie commerciale de votre assurance automobile est exigible (sauf si vous utilisez le kilométrage simplifié, qui l'inclut déjà).

Téléphone et internet

Si vous utilisez votre téléphone personnel pour des appels professionnels, des SMS et des messages WhatsApp avec des clients, vous pouvez réclamer la part professionnelle de votre facture de téléphone. Il en va de même pour votre Internet domestique si vous l'utilisez pour l'administration, la messagerie électronique ou la commande de matériel.

L’approche la plus simple consiste à estimer le pourcentage d’utilisation professionnelle. Si environ la moitié de votre utilisation du téléphone est destinée au travail, réclamez 50 % de la facture. HMRC ne s’attend pas à une précision chirurgicale, mais la scission doit être raisonnable et défendable.

Si vous disposez d’un téléphone professionnel distinct ou d’une ligne haut débit professionnelle dédiée, vous pouvez réclamer le coût total.

Vêtements et uniformes

C’est un domaine dans lequel HMRC trace une ligne ferme. Vous pouvez réclamer :

  • Vêtements de protection -- bottes à embout d'acier, casques de sécurité, vestes haute visibilité, salopettes, pantalons imperméables et tout vêtement requis pour la sécurité sur place.
  • Uniformes de marque -- des polos, des vestes ou des t-shirts avec le nom ou le logo de votre entreprise imprimé dessus.

Toi ne peut pas réclamez des vêtements ordinaires, même si vous ne les portez que pour le travail. Un jean et un sweat à capuche que vous portez sur place mais que vous pourriez également porter dans les magasins ne constituent pas une dépense professionnelle. Les vêtements doivent être soit de nature protectrice, soit clairement identifiables comme un uniforme.

Formations et certifications

Les cours et qualifications qui mettent à jour ou maintiennent vos compétences existantes sont autorisés. Cela comprend :

  • Certifications professionnelles - Enregistrement Gas Safe, certification électrique partie P, cartes CSCS, licences IPAF, sensibilisation à l'amiante.
  • Cours de DPC et de remise à niveau -- maintenir vos compétences à jour dans votre métier actuel.
  • Formation en santé et sécurité -- cours de premiers secours, travaux en hauteur, manutention manuelle.

Il y a une distinction importante. La formation qui met à jour vos compétences existantes est admissible. Une formation qui vous donne des compétences entièrement nouvelles dans un métier différent ne l’est généralement pas. Un électricien qui suit un cours avancé de câblage peut y prétendre. Le même électricien qui suit un cours de plomberie pour démarrer un nouveau travail ne le peut probablement pas.

Autres dépenses courantes admissibles

Les artisans les oublient souvent, mais ce sont toutes des revendications légitimes :

  • Frais de comptabilité et de tenue de livres -- ce que vous payez à votre comptable ou aide-comptable.
  • Logiciels et abonnements -- outils de facturation, logiciels de comptabilité, applications commerciales.
  • Publicité et marketing - cartes de visite, dépliants, hébergement de sites Web, publicités en ligne, listes d'annuaires.
  • Adhésions professionnelles -- Fédération des maîtres constructeurs, NICEIC, Checkatrade, TrustATrader et similaires.
  • Élimination des déchets -- location de bennes, frais de pourboire et frais de licence de transporteur de déchets.
  • Affranchissement et papeterie -- timbres, enveloppes, encre d'imprimante, cahiers.
  • Utilisation de la maison comme bureau -- si vous effectuez l'administration à domicile, vous pouvez réclamer un tarif forfaitaire de 10 livres par mois pour 25 heures ou plus d'utilisation professionnelle, ou calculer la proportion réelle des dépenses du ménage.

Ce que vous ne pouvez pas réclamer

Tout n’est pas déductible. HMRC interdit spécifiquement :

  • Amendes et pénalités -- contraventions de stationnement, amendes pour excès de vitesse, pénalités pour retard de production. Celles-ci ne sont jamais autorisées, même si elles se produisent pendant les heures de bureau.
  • Divertir les clients -- acheter un déjeuner, des boissons ou une hospitalité à un client. Contrairement à d’autres pays, le Royaume-Uni n’autorise pas la déduction des divertissements professionnels.
  • Frais de déplacement -- les déplacements entre votre domicile et un lieu de travail permanent ne constituent pas une dépense professionnelle. Se rendre sur des chantiers temporaires est une bonne chose, mais se rendre à votre atelier ou bureau habituel ne l'est pas.
  • Dépenses personnelles -- tout ce qui n'est pas destiné aux affaires. Une nouvelle coque de téléphone que vous utilisez également le week-end, à l'épicerie ou pour les abonnements personnels.
  • Vêtements qui ne sont ni protecteurs ni griffés -- comme indiqué ci-dessus, les vêtements de travail ordinaires ne comptent pas.
Pas sûr? Si vous ne savez pas si une dépense est admissible, le test est simple : a-t-elle été engagée entièrement et exclusivement pour votre entreprise ? S’il comporte un élément personnel, pouvez-vous raisonnablement séparer la partie professionnelle ? En cas de doute, parlez à un comptable. Le coût de leurs conseils constitue en soi une dépense admissible.

Comment de bons dossiers de facturation sont utiles au moment des impôts

Le suivi des dépenses ne représente que la moitié du tableau. Vous avez également besoin de registres clairs de vos revenus, ce qui signifie des factures appropriées. Lorsque vos factures sont numérotées, datées et stockées au même endroit, il est simple de les rapprocher des paiements bancaires de fin d'année. Lorsqu’elles sont dispersées dans des messages WhatsApp, des bouts de papier et des conversations à moitié mémorisées, votre Self Assessment devient un casse-tête.

De bons dossiers vous protègent également si HMRC ouvre une enquête. Ils peuvent demander à voir vos factures et reçus remontant à plusieurs années. Si tout est en ordre, une enquête constitue un inconvénient mineur plutôt qu'un problème majeur.

Comment WOPA aide les artisans à conserver des dossiers impeccables

WOPA est conçu pour les artisans qui souhaitent des factures professionnelles sans administrateur. Vous envoyez un message WhatsApp avec les détails du travail, le client et le montant. WOPA rédige la facture, vous demande de confirmer et envoie par e-mail un PDF à votre client. Chaque facture est numérotée, datée et stockée automatiquement.

À la fin de l’année fiscale, vous disposez d’un enregistrement complet de chaque facture que vous avez envoyée, de chaque rappel de paiement envoyé et de chaque paiement entré. Remettez-le à votre comptable et votre Self Assessment est à moitié terminée avant même de commencer.

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