Important. ce guide est une traduction d'un contenu centré sur le Royaume-Uni. Les références à HMRC, à la TVA britannique, au CIS, aux tribunaux ou aux droits de paiement concernent le cadre britannique et ne constituent pas un conseil juridique, fiscal ou comptable pour la France.

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est une demande formelle de paiement. Il indique à votre client exactement quel travail vous avez effectué, combien il doit et comment vous payer. Pour les entrepreneurs individuels au Royaume-Uni, la facturation n'est pas seulement une bonne pratique : c'est la façon dont vous êtes payé à temps et conservez des dossiers impeccables pour votre déclaration Self Assessment.

Vous n'avez pas besoin de logiciel spécial ni de qualification pour envoyer une facture valide. Vous avez besoin des bonnes informations au bon endroit et vous devez les envoyer rapidement.

Que doit contenir une facture d'artisan indépendant ?

HMRC ne prescrit pas de modèle de facture rigide pour les entrepreneurs individuels non enregistrés à la TVA, mais vous devez toujours inclure certains détails pour éviter les litiges et vous assurer que votre facture tient le coup si jamais vous devez demander un paiement formel.

Chaque facture que vous envoyez doit contenir :

  • Votre nom ou raison sociale -- le nom commercial que vous utilisez avec les clients.
  • Votre adresse -- votre adresse professionnelle ou votre adresse de correspondance enregistrée.
  • Un numéro de facture unique -- les nombres séquentiels fonctionnent bien. Quelque chose comme INV-001, INV-002, etc. Chaque numéro doit être différent.
  • La date de facture -- la date à laquelle vous émettez la facture, pas nécessairement la date à laquelle vous avez effectué les travaux.
  • Nom et adresse du client -- qui vous facturez et où ils sont basés.
  • Une description claire du travail -- ce que vous avez fait, où vous l'avez fait et tous les numéros de référence dont le client pourrait avoir besoin.
  • Le montant dû -- le total que le client doit payer. Si vous le décomposez par éléments de campagne, affichez un total en bas.
  • Conditions de paiement -- à l'échéance de la facture. Par exemple, « à payer dans les 14 jours suivant la date de facture ».
  • Vos coordonnées bancaires -- trier le code et le numéro de compte afin que le client puisse payer par virement bancaire.
Immatriculé à la TVA ? Si vous êtes immatriculé à la TVA, votre facture doit également comporter votre numéro d'immatriculation à la TVA, le taux de TVA appliqué, le montant de la TVA et le total brut. Les règles concernant les factures TVA sont plus strictes. Consultez les directives de HMRC sur la facturation de la TVA si cela s'applique à vous.

Quand envoyer la facture

Envoyez votre facture dès que les travaux sont terminés. Le même jour si vous le pouvez. Plus vous attendez, moins le client ressent l'urgence et plus il est facile pour le travail de glisser dans sa liste de choses à payer.

Les artisans qui facturent le jour même de la fin de leur travail sont systématiquement payés plus rapidement que ceux qui attendent le week-end ou la fin du mois pour trier leurs documents. Cela n’a pas besoin d’être compliqué. Une facture claire envoyée quelques heures après la fin des travaux donne le bon ton.

Si vous travaillez sur un projet plus vaste avec des paiements échelonnés, convenez des étapes et des dates de facturation avant de commencer. De cette façon, ni vous ni le client ne serez surpris lorsque la facture arrive.

Conditions de paiement

Les conditions de paiement indiquent au client combien de temps il doit payer. Les termes courants pour les artisans au Royaume-Uni incluent :

  • 7 jours -- souvent utilisé pour les petits travaux résidentiels. On rapporte de l'argent rapidement.
  • 14 jours -- un juste milieu raisonnable avec lequel la plupart des clients nationaux sont à l'aise.
  • 30 jours -- norme pour les clients commerciaux, les propriétaires et les agents de location. Certaines grandes entreprises s’y attendront.

Pour les clients résidentiels, des délais de paiement plus courts sont généralement préférables. La plupart des propriétaires sont heureux de payer en une semaine ou deux. Pour le travail interentreprises, un délai de 30 jours est souvent prévu et peut même être inscrit dans un contrat.

Quel que soit votre choix, indiquez clairement les conditions sur la facture. Ne laissez pas cela ambigu. Quelque chose comme « Paiement dû dans les 14 jours suivant la date de facture » est clair et professionnel.

Et s'ils ne paient pas ?

Un retard de paiement arrive. Cela ne signifie pas toujours que le client essaie d'éviter de payer : parfois il oublie, ou l'e-mail est devenu spam, ou il attend que son propre client le paie en premier. Un processus de suivi structuré vous aide à rester au top sans nuire à la relation.

Un calendrier raisonnable ressemble à ceci :

  • Jour 7 après la date d'échéance -- envoyez un rappel poli. Restez amical. Un court email mentionnant le numéro et le montant de la facture suffit.
  • Jour 14 -- continuez à nouveau, légèrement plus ferme. Mentionnez que le paiement est maintenant en retard et demandez s'il y a un problème.
  • Jour 28 -- envoyer une mise en demeure. Indiquez le montant, la date d'échéance initiale et indiquez que vous attendez le paiement dans un nombre de jours défini.
  • Jour 30 et au-delà -- si vous n'avez pas reçu de réponse, vous devrez peut-être envisager une lettre avant d'agir. Il s'agit d'une lettre officielle donnant au débiteur 14 jours pour payer avant de porter l'affaire devant le tribunal.

Pour les dettes inférieures à 10 000 livres, le tribunal des petites créances (Money Claims Online) est une procédure simple qui ne nécessite pas l'intervention d'un avocat. Pour des montants plus importants ou des situations plus complexes, il peut être utile de consulter un avocat.

Important. Cet article est une information générale et non un conseil juridique. Pour des situations spécifiques impliquant des factures, des contrats ou un recouvrement de créances contestés, parlez à un avocat ou contactez Citizens Advice.

Un moyen plus rapide de gérer la facturation

Rédiger des factures, se rappeler de courir après et savoir qui a payé est un véritable fardeau, surtout lorsque vous êtes occupé par un travail réel. C’est le problème pour lequel WOPA a été créé.

Avec WOPA, vous envoyez un message WhatsApp décrivant le travail, le client et le montant. WOPA rédige la facture avec tous les détails nécessaires, vous demande de confirmer, puis envoie par e-mail un PDF à votre client. Les rappels sont envoyés automatiquement à 7, 14 et 28 jours. Lorsque le client paie, vous informez WOPA et les rappels s'arrêtent.

Aucune application à télécharger. Aucun tableur à maintenir. Juste WhatsApp.

Rejoindre la liste d’attente pour obtenir le tarif fondateur au lancement de WOPA.