Important. ce guide est une traduction d'un contenu centré sur le Royaume-Uni. Les références à HMRC, à la TVA britannique, au CIS, aux tribunaux ou aux droits de paiement concernent le cadre britannique et ne constituent pas un conseil juridique, fiscal ou comptable pour la France.

La plupart des artisans au Royaume-Uni utilisent déjà WhatsApp pour organiser des travaux, envoyer des photos et confirmer des devis. Il est également judicieux d'y envoyer des factures. Votre client le voit immédiatement, vous n'avez pas besoin d'être à un bureau et il n'y a aucun risque que la facture reste non lue dans un dossier spam.

Ce guide couvre cinq manières différentes d'envoyer des factures sur WhatsApp : d'une simple pièce jointe PDF à un robot entièrement automatisé qui gère l'ensemble du processus. Il explique également ce qui doit légalement figurer sur une facture britannique, comment gérer la TVA et le CIS et comment être payé plus rapidement.

Pourquoi les artisans envoient des factures sur WhatsApp

Il existe des raisons pratiques pour lesquelles WhatsApp est devenu le canal par défaut pour de nombreux artisans au Royaume-Uni, et la facturation en est une extension naturelle.

  • Vos clients sont déjà là. La conversation sur le travail, le devis, les photos du travail terminé, tout se passe sur WhatsApp. L'envoi de la facture dans le même fil de discussion permet de tout conserver au même endroit.
  • Taux d'ouverture plus élevé que le e-mail. Les messages WhatsApp sont généralement lus en quelques minutes. Les e-mails peuvent rester dans les boîtes de réception pendant des jours, surtout s'ils atterrissent dans des promotions ou du spam.
  • Facturez pendant que vous êtes encore au travail. Vous pouvez envoyer une facture depuis la camionnette, depuis l'allée du client ou depuis le prochain travail. Pas besoin d'attendre de rentrer chez vous avec un ordinateur portable.
  • Aucun ordinateur portable n'est nécessaire. Tout se passe sur votre téléphone. Pour les artisans qui n’utilisent pas régulièrement un ordinateur, cela supprime un obstacle important à une facturation rapide.

Cinq façons d'envoyer une facture sur WhatsApp

Celles-ci sont classées de l’approche la plus manuelle à la plus automatisée, afin que vous puissiez choisir la méthode qui convient à votre façon de travailler.

Méthode 1 : créez un PDF et partagez-le manuellement

L'approche la plus simple. Créez votre facture dans Word, Google Docs, Excel ou tout autre outil que vous utilisez déjà. Enregistrez-le au format PDF. Ouvrez WhatsApp, recherchez le chat du client, appuyez sur l'icône de pièce jointe et partagez le fichier.

  • Avantages : Gratuit. Aucun nouvel outil n'est nécessaire. Vous contrôlez entièrement la mise en page.
  • Inconvénients : Lent. Vous devez créer chaque facture à partir de zéro (ou penser à mettre à jour un modèle). Aucun suivi : vous ne saurez pas si le client l'a ouvert. Aucun rappel automatique. Facile à oublier lorsque vous êtes occupé avec le prochain travail.

Méthode 2 : utilisez une application de facturation et partagez le lien

Des outils tels que FreshBooks, QuickBooks et Xero vous permettent de créer des factures professionnelles avec une numérotation séquentielle, votre logo et un formatage approprié. La plupart disposent d'un bouton Partager qui vous permet d'envoyer le lien de facture via WhatsApp.

  • Avantages : Des factures d’aspect professionnel. Numérotation automatique. Certains vérifient si le client a consulté la facture.
  • Inconvénients : Vous utilisez toujours deux outils distincts : l'application de comptabilité et WhatsApp. Le client reçoit un lien, pas un PDF, ce qui peut sembler moins personnel. Frais d'abonnement mensuels. Les rappels sont envoyés par e-mail, pas par WhatsApp.

Méthode 3 : utiliser un robot de facturation natif de WhatsApp

C'est l'approche des outils comme WOPA prendre. Au lieu de basculer entre les applications, vous envoyez un message au robot directement sur WhatsApp. Décrivez le travail, le client et le montant. Le robot rédige une facture professionnelle A4, vous montre un aperçu et vous demande de confirmer. Une fois que vous répondez OUI, le PDF est envoyé par e-mail à votre client.

Exemple de conversation :

Vous : "Facture Mme Patel 450 pour le carrelage de la salle de bain au 12 Elm Road"

WOPA : "Voici votre projet de facture. Mme Patel, 450 livres, carrelage de salle de bain au 12 Elm Road. Numéro de facture INV-0042. Répondez OUI pour envoyer."

Vous : "OUI"

WOPA : "Envoyé. PDF envoyé par e-mail à mrs.patel@email.com. Je lui rappellerai si elle n'a pas payé dans 7 jours."

  • Avantages : Méthode la plus rapide. Aucune application à installer. Rappels automatiques à 7, 14 et 28 jours. Humain dans la boucle : rien n'est envoyé tant que vous n'avez pas confirmé. Gère automatiquement la TVA et le CIS.
  • Inconvénients : Moins de fonctionnalités qu’un logiciel de comptabilité complet. Ne remplace pas Xero ou QuickBooks si vous avez besoin d'une comptabilité complète.

Méthode 4 : Notez vocalement votre facture

Certains outils vous permettent de dicter les détails de la facture via une note vocale. Ceci est utile lorsque vos mains sont sales, gantées ou occupées à tenir quelque chose. Vous décrivez à haute voix le travail et le montant, et l’outil le retranscrit dans une facture structurée.

  • Avantages : Mains libres. Rapide lorsque vous ne pouvez pas taper. Idéal pour capturer les détails alors qu'ils sont frais.
  • Inconvénients : La précision dépend de la qualité de la transcription. Vous devez toujours examiner le brouillon avant de l'envoyer. Le bruit de fond sur un chantier peut causer des problèmes.

Méthode 5 : Photographier une feuille de travail manuscrite

Si vous écrivez déjà les détails du travail sur une feuille ou un bloc-notes, vous pouvez le photographier et envoyer l'image via WhatsApp. Certains outils basés sur l'IA peuvent extraire les éléments de campagne, les montants et les détails du client de la photo et générer une facture formatée à partir de celle-ci.

  • Avantages : Fonctionne bien pour les travaux multilignes complexes où vous avez déjà tout écrit. Pas besoin de retaper.
  • Inconvénients : Cela dépend de la lisibilité de l'écriture manuscrite. La photo elle-même n'est pas une facture appropriée : vous avez besoin d'un outil qui la convertit en une seule. Tous les détails (comme les coordonnées bancaires et les numéros de facture) ne figureront pas sur la feuille.

Ce qui doit figurer sur une facture britannique

Quelle que soit la méthode que vous utilisez, la facture elle-même doit contenir certains détails pour être valide et exécutoire. HMRC n'impose pas de format spécifique, mais les éléments suivants doivent toujours être inclus :

  • Le nom et l'adresse de votre entreprise -- le nom commercial sous lequel vos clients vous connaissent et votre adresse de correspondance professionnelle.
  • Un numéro de facture unique -- les nombres séquentiels comme INV-001, INV-002 fonctionnent bien. Chaque numéro doit être différent. Ne réutilisez jamais un numéro de facture.
  • La date de facture -- la date d'émission de la facture.
  • Nom du client -- qui vous facturez. Incluez leur adresse si vous l'avez.
  • Une description claire du travail -- ce que vous avez fait, où et tout détail pertinent. Soyez suffisamment précis pour qu’il n’y ait aucune ambiguïté.
  • Le montant dû -- le total que votre client doit payer. Si le projet comporte plusieurs éléments de campagne, répertoriez chacun d'entre eux et affichez un total.
  • Conditions de paiement -- à l'échéance de la facture. Par exemple, « à payer dans les 14 jours suivant la date de facture ».
  • Vos coordonnées bancaires -- trier le code et le numéro de compte afin que le client puisse payer par virement bancaire.
Immatriculé à la TVA ? Votre facture doit également inclure votre numéro d'immatriculation à la TVA, le taux de TVA appliqué, le montant de la TVA et le total brut. Ces informations sont requises par HMRC et votre client en a besoin pour récupérer la TVA de son côté.
Sous-traitant CIS ? Si vous travaillez dans la construction dans le cadre du Construction Industry Scheme, votre facture doit indiquer le montant de la déduction CIS, le paiement brut, le paiement net après déduction et votre UTR (Unique Taxpayer Reference). L'entrepreneur effectuant la déduction a besoin de ces informations pour ses déclarations mensuelles CIS.

WhatsApp vs email : quel est le meilleur pour les factures ?

Ce n’est pas une question de choix. Les deux canaux ont des atouts, et la meilleure approche pour la plupart des artisans consiste à utiliser les deux.

WhatsApp est meilleur pour la livraison. Les messages sont lus rapidement, souvent en quelques minutes. Il n’y a pas de filtre anti-spam à craindre. Vous pouvez voir les coches bleues confirmant que votre client a reçu et lire le message. Pour avoir rapidement présenté la facture à quelqu'un, WhatsApp gagne.

Le e-mail est meilleur pour la tenue des dossiers. Un e-mail avec une pièce jointe PDF est consultable, facile à classer et crée une trace écrite claire. Si jamais vous avez besoin de prouver que vous avez envoyé une facture (pour HMRC, pour un litige ou pour la création d'enregistrements fiscaux numériques), le e-mail vous fournit un enregistrement horodaté plus difficile à perdre.

La meilleure approche : utilisez les deux. Envoyez la facture par e-mail pour enregistrement officiel et informez votre client sur WhatsApp que la facture est en route. C'est exactement ce que font des outils comme WOPA : le PDF est envoyé par e-mail au client et vous gérez la conversation sur WhatsApp.

TVA et CIS sur les factures WhatsApp

WhatsApp n'est que le mode de livraison. Le contenu de la facture doit toujours être conforme aux règles de HMRC, et il existe quelques domaines dans lesquels les artisans trébuchent fréquemment.

TVA standard. Si vous êtes assujetti à la TVA (obligatoire au-dessus du seuil de 90 000 euros), chaque facture doit indiquer votre numéro de TVA, le taux applicable (généralement 20 %, parfois 5 % pour certaines installations économes en énergie), le montant de la TVA et le total brut TTC.

TVA à l'autoliquidation. Depuis mars 2021, la plupart des services de construction B2B au Royaume-Uni relèvent de l'autoliquidation nationale. Cela signifie que vous ne facturez pas de TVA sur la facture. Au lieu de cela, la facture doit clairement indiquer que l'autoliquidation s'applique et que le client est responsable de la comptabilité de la TVA. Une erreur peut entraîner des problèmes avec HMRC pour vous et votre client.

Déductions CIS. Si vous êtes un sous-traitant travaillant pour un entrepreneur enregistré auprès du CIS, celui-ci déduit le CIS (généralement 20 %) de votre paiement. Votre facture doit indiquer le montant brut, la déduction CIS et le montant net à payer. L'entrepreneur a besoin de cette ventilation pour ses dossiers.

Conseil. Si vous utilisez un outil comme WOPA, vous pouvez définir une seule fois votre statut TVA et vos préférences CIS. Chaque facture que vous créerez par la suite inclura automatiquement le traitement TVA correct et les détails de la déduction CIS.

Comment être payé plus rapidement

L'envoi de la facture ne représente que la moitié du travail. Être payé rapidement demande un peu de discipline et de bonnes habitudes.

  • Facture le jour même. Plus vous attendez pour envoyer la facture, moins le client ressent l’urgence. Essayez de facturer avant de quitter le travail ou dans les heures qui suivent la fin.
  • Utilisez des conditions de paiement plus courtes. Pour les clients résidentiels, un délai de 7 à 14 jours est raisonnable et crée une attente claire. Économisez des conditions de 30 jours pour les clients commerciaux et les sociétés immobilières qui les attendent.
  • Incluez vos coordonnées bancaires sur chaque facture. Facilitez au maximum le paiement du client. Code de tri et numéro de compte, clairement affichés. Certains artisans l’oublient et se demandent alors pourquoi le paiement tarde.
  • Configurez des rappels automatiques. Un coup de pouce poli à 7 jours, un rappel plus ferme à 14 jours et une mise en demeure à 28 jours. La plupart des clients répondent au premier rappel – ils ont tout simplement oublié. Faire cela manuellement est fastidieux. Les outils automatisés le gèrent pour vous.
  • Effectuez un suivi ferme à 28 jours. Si la facture n'est toujours pas payée après 28 jours, vous avez besoin d'un entretien direct. Appelez ou envoyez un message au client. Soyez poli mais clair. En cas de litige concernant le travail, traitez-le séparément de la conversation sur le paiement.
Intérêt statutaire. En vertu de la loi sur les retards de paiement des dettes commerciales, vous pouvez facturer 8 % plus le taux de base de la Banque d'Angleterre sur les factures B2B en retard. Vous pouvez également demander une indemnité de recouvrement fixe de 40 à 100 livres selon le montant de la dette. Cela s’applique au travail interentreprises et non aux clients résidentiels.

Un moyen plus rapide

WOPA est un bot WhatsApp conçu pour les artisans au Royaume-Uni qui souhaitent facturer sans quitter WhatsApp. Envoyez un message à WOPA avec les détails du travail, confirmez le brouillon et le PDF est envoyé par e-mail à votre client. Les rappels sont envoyés automatiquement à 7, 14 et 28 jours. Vous pouvez demander « qui n’a pas payé ? » à tout moment pour consulter vos factures impayées. La TVA, l'autoliquidation et le CIS sont traités automatiquement.

Aucune application à télécharger. Aucun tableur. Pas de relances manuelles.

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