Important. ce guide est une traduction d'un contenu centré sur le Royaume-Uni. Les références à HMRC, à la TVA britannique, au CIS, aux tribunaux ou aux droits de paiement concernent le cadre britannique et ne constituent pas un conseil juridique, fiscal ou comptable pour la France.

Le problème des retards de paiement

Les retards de paiement constituent l’un des plus gros problèmes de trésorerie pour les artisans au Royaume-Uni. Vous avez effectué les travaux, envoyé la facture et maintenant vous attendez. Les jours se transforment en semaines. Vous ne voulez pas être agressif parce que vous appréciez la relation, mais vous devez également payer vos propres factures. C’est un exercice d’équilibre auquel sont confrontés tous les entrepreneurs individuels et propriétaires de petites entreprises.

La bonne nouvelle est qu’il existe au Royaume-Uni une méthode structurée pour relancer les factures impayées qui protège votre trésorerie sans brûler les ponts. La clé est d’intensifier progressivement la situation – en commençant doucement, en devenant plus ferme et en n’impliquant des processus formels que lorsque tout le reste a échoué.

Pourquoi les factures restent impayées

Avant d’imaginer le pire, il est utile de comprendre les raisons courantes pour lesquelles les factures restent impayées. Connaître la cause change votre façon de réagir.

  • Ils ont oublié. La vie est occupée. Votre facture est arrivée au cours d'une semaine mouvementée et a glissé au bas de la pile. C’est de loin la raison la plus courante.
  • La facture est allée dans le spam. Les filtres de e-mail sont agressifs. Si vous avez envoyé la facture par e-mail, il se peut qu'elle ne soit jamais parvenue dans la boîte de réception du client.
  • Ils attendent avec leur propre argent. Les propriétaires, les gestionnaires immobiliers et les petites entreprises tardent parfois à vous payer parce que leurs propres clients ne les ont pas encore payés.
  • Il y a un différend sur le travail. Le client peut être mécontent de quelque chose mais ne vous l’a pas dit. Ils retiennent le paiement comme levier plutôt que de soulever le problème directement.
  • Problèmes de trésorerie. Le client n’a vraiment pas l’argent pour le moment. Cela ne veut pas dire qu’ils ne paieront jamais, mais vous devez le savoir pour pouvoir convenir d’un plan.
  • Ils évitent délibérément de payer. C’est plus rare qu’on ne le pense, mais cela arrive. Certains clients n’ont pas l’intention de payer et espèrent que vous abandonnerez.

Votre processus de suivi doit dès le départ supposer la bonne foi et devenir progressivement plus formel. De cette façon, les clients qui ont tout simplement oublié paieront rapidement, et ceux qui sont vraiment difficiles sauront que vous êtes sérieux.

Une chronologie pour la chasse : au jour le jour

Voici un calendrier structuré qui convient à la plupart des artisans au Royaume-Uni. Ajustez le libellé en fonction de votre style, mais respectez le modèle d'escalade.

Jour 1 : la date d'échéance de la facture

Le jour où la facture arrive à échéance n'est pas le jour où commencer à courir après, c'est le jour où vous devez vous assurer que vos documents sont en ordre. Confirmez que la facture a été livrée, que les détails du paiement sont corrects et que le client connaît la date d'échéance. Si vous utilisez le e-mail, vérifiez votre dossier d'envoi. Si vous utilisez WhatsApp, vérifiez les confirmations de lecture.

Si le paiement n’est pas arrivé en fin de journée, il n’est pas nécessaire d’agir pour l’instant. Donnez-lui un jour ou deux. Les virements bancaires peuvent prendre du temps et certaines personnes paient à la fin de la journée de travail.

Jour 7 : un coup de pouce poli

Une semaine de retard. Il s’agit de votre premier suivi et le ton doit être léger et amical. Le but est simplement de remettre la facture au premier plan de leurs préoccupations.

Soyez bref. Quelque chose du genre : vous venez juste de vous enregistrer, vous vouliez vous assurer qu'ils ont reçu la facture et vous êtes heureux de la renvoyer ou de répondre à vos questions. Référencez le numéro de facture et le montant afin qu’ils puissent la retrouver rapidement. Ne mentionnez pas de pénalités, d’intérêts ou de conséquences à ce stade.

La plupart des retards de paiement sont résolus à ce stade. Un rappel amical suffit souvent.

Jour 14 -- un suivi plus ferme

Deux semaines de retard. Le ton change légèrement. Vous êtes toujours poli, mais vous indiquez clairement que le paiement est en retard et que vous devez le régler.

Votre message pourrait dire quelque chose comme : vous effectuez le suivi de la facture qui était due à une date précise, le solde est toujours impayé et vous apprécieriez un paiement dans les plus brefs délais. S'il y a un problème, demandez-leur de vous contacter afin que vous puissiez en discuter. Proposer de parler montre de la bonne foi tout en mettant fermement la balle dans son camp.

Jour 28 -- une mise en demeure formelle

Quatre semaines de retard. C’est ici que vous passez des rappels informels à un avis formel de retard. Le ton est professionnel et direct. Pas de plaisanteries, pas d'excuses pour la poursuite.

Votre avis doit indiquer clairement le numéro de facture, la date d'échéance initiale, le montant total impayé et le fait que le paiement est désormais en retard important. Mentionnez que vous souhaitez résoudre ce problème sans autre action, mais précisez que si le paiement n'est pas reçu dans un nombre de jours défini, vous devrez considérer vos options. Vous n’avez pas encore besoin de préciser quelles sont ces options – l’implication est suffisante.

Jour 30 et au-delà – escalade formelle

Si vous avez effectué un suivi à 7, 14 et 28 jours et que vous n'avez toujours aucun paiement ni aucune communication, il est temps de faire remonter la situation. Vous avez été plus que raisonnable et le client a eu toutes les possibilités de payer ou de s'expliquer.

À ce stade, vous avez trois options principales : facturer des intérêts légaux, envoyer une lettre avant d’agir ou entamer une procédure judiciaire.

Vos droits légaux : la loi sur les retards de paiement des dettes commerciales

Si vous êtes un artisan indépendant ou une société à responsabilité limitée et que votre client est une entreprise (et non un particulier payant pour un travail personnel), la loi de 1998 sur le retard de paiement des dettes commerciales (intérêts) vous donne le droit de facturer des intérêts et de réclamer une indemnisation sur les factures en souffrance.

Le taux d'intérêt légal est 8 % par an au-dessus du taux de base de la Banque d’Angleterre. Les intérêts courent quotidiennement à compter du lendemain de l’échéance du paiement. Vous n'avez pas besoin d'avoir accepté cela dans vos conditions au préalable : il s'agit d'un droit légal pour les transactions interentreprises.

En plus des intérêts, vous pouvez également prétendre à une indemnisation forfaitaire en fonction du montant de la dette :

  • Dettes jusqu'à 999,99 livres -- 40 livres d'indemnisation.
  • Dettes de 1 000 à 9 999,99 livres -- 70 livres d'indemnisation.
  • Dettes de 10 000 livres ou plus -- 100 livres d'indemnisation.

Vous pouvez également réclamer des frais raisonnables de recouvrement de la créance, tels que les frais d’envoi de lettres recommandées ou les frais de justice.

Consommateur contre entreprise. La loi sur les retards de paiement s’applique aux transactions interentreprises. Si votre client est un propriétaire privé qui paie pour des travaux personnels (n'agissant pas en tant qu'entreprise), cette législation spécifique ne s'applique pas. Vous pouvez toujours réclamer des intérêts devant les tribunaux, mais les droits légaux automatiques décrits ci-dessus concernent uniquement les dettes commerciales.

Vous pouvez utiliser notre calculateur de retard de paiement gratuit pour déterminer exactement le montant des intérêts et de l'indemnisation qui vous sont dus sur toute facture en souffrance.

Lettre avant action : qu'est-ce que c'est et quand en envoyer une

Une lettre avant action (parfois appelée lettre avant réclamation) est une mise en demeure écrite qui donne au débiteur une dernière chance de payer avant d'entamer une procédure judiciaire. Ce n'est pas une obligation légale, mais les tribunaux s'attendent à ce que vous en envoyiez une avant de déposer une réclamation. Si vous sautez cette étape et vous adressez directement au tribunal, le juge pourrait vous en vouloir, même si vous gagnez.

Votre lettre avant l'action doit inclure :

  • Une déclaration claire selon laquelle il s’agit d’une lettre avant l’action.
  • Le montant total dû, ventilé par montant de la facture, éventuels intérêts légaux et indemnités.
  • Un résumé de vos tentatives précédentes de collecte de paiement, y compris les dates.
  • Un délai de paiement – 14 jours est la norme.
  • Une déclaration selon laquelle si la dette n'est pas payée dans le délai, vous avez l'intention d'engager une procédure judiciaire sans autre avis.

Envoyez la lettre par courrier recommandé afin d'avoir une preuve de sa réception. Conservez une copie pour vos dossiers. De nombreux débiteurs paient à ce stade parce qu’ils réalisent que vous êtes sérieux et que les coûts ne feront qu’augmenter s’ils l’ignorent.

procédure des petites créances : Réclamations financières en ligne

Si la lettre préalable à l'action n'aboutit pas au paiement, la prochaine étape pour les dettes inférieures à 10 000 livres en Angleterre et au Pays de Galles est la procédure des petites créances devant le tribunal de comté. Le moyen le plus simple de déposer une réclamation est de Réclamations financières en ligne (MCOL), le service de réclamation en ligne du gouvernement.

Voici comment fonctionne le processus :

  1. Déposez votre réclamation en ligne. Vous saisissez le montant dû, les détails de la dette ainsi que le nom et l'adresse du défendeur. Vous payez des frais de justice qui varient en fonction du montant de la réclamation : par exemple, environ 35 livres pour une réclamation allant jusqu'à 300 livres et jusqu'à 455 livres pour des réclamations approchant 10 000 livres.
  2. Le tribunal transmet la créance au débiteur. Ils ont 14 jours pour répondre. Ils peuvent payer intégralement, reconnaître la réclamation et demander plus de temps, déposer une défense ou ne rien faire.
  3. S'ils ne répondent pas. Vous pouvez demander un jugement par défaut, ce qui signifie que le tribunal leur ordonne de payer sans audience.
  4. S'ils déposent une défense. L'affaire passe en audience. Pour les petites créances, cela est généralement informel. Vous n’avez pas besoin d’un avocat et les coûts restent faibles.
  5. Application. Si le débiteur ne paie toujours pas après le jugement, vous pouvez demander une mesure d'exécution forcée, comme un mandat de contrôle (huissier) ou une ordonnance de saisie-arrêt sur les gains.

Le processus des petites créances est conçu exactement pour ce genre de situation : des dettes simples dont le montant n’est pas remis en question. Les frais sont récupérables auprès du débiteur si vous gagnez et vous n'avez pas besoin de représentation juridique.

Important. Cet article est une information générale et non un conseil juridique. Pour des situations spécifiques impliquant des factures, des contrats ou un recouvrement de créances contestés, parlez à un avocat ou contactez Citizens Advice.

Trouver le bon ton : poli ou ferme

L’un des aspects les plus difficiles de la recherche d’un paiement est de savoir comment formuler les choses. Trop doux et vous êtes ignoré. Trop agressif et vous nuisez à la relation – ou pire, vous provoquez une dispute.

Au début (jour 7), votre message doit donner l’impression que vous rendez service au client en le lui rappelant. Vous êtes utile, pas exigeant. Considérez-le comme une notification de courtoisie – le genre de chose que n'importe qui apprécierait s'il avait vraiment oublié.

Au jour 14, votre ton devrait indiquer clairement que vous êtes conscient que le paiement est en retard et que vous vous attendez à ce qu'il soit résolu. Vous n’êtes pas en colère, mais vous n’allez pas prétendre que tout va bien. Vous leur accordez le bénéfice du doute en traçant une ligne.

Au jour 28, le langage devient formel. Vous ne leur demandez pas de payer à leur convenance : vous leur dites que le paiement est en retard et que d'autres mesures suivront s'il n'est pas reçu. Des phrases courtes. Des délais clairs. Aucune ambiguïté.

S’il parvient à la lettre avant l’étape de l’action, le langage est purement factuel. Dates, montants, délais. Aucune émotion, aucune persuasion. Vous créez une trace écrite qu’un tribunal peut examiner.

Comment WOPA automatise les rappels de paiement

Un suivi manuel à 7, 14 et 28 jours demande de la discipline. Lorsque vous êtes sur un toit, sous un évier ou jusqu'aux genoux dans un recâblage, vous rappeler de rechercher une facture d'il y a trois semaines est la dernière chose qui vous vient à l'esprit. C’est exactement le genre de tâche qui devrait être automatisée.

WOPA gère toute la séquence de rappel pour vous. Lorsque vous créez une facture via WhatsApp, WOPA envoie le PDF par e-mail à votre client et vérifie ensuite si la facture a été payée. Si ce n’est pas le cas, WOPA envoie automatiquement des rappels polis à 7 jours, des suivis plus fermes à 14 jours et des mises en demeure formelles à 28 jours.

Vous n’avez pas besoin de configurer quoi que ce soit, de mémoriser des dates ou d’écrire des messages de suivi. Lorsque votre client paie, vous en informez WOPA et les rappels s'arrêtent immédiatement. Si un client répond à un rappel avec une question ou un litige, vous en êtes informé via WhatsApp afin que vous puissiez le gérer personnellement.

Les rappels sont professionnels et correctement programmés, ce qui signifie que vos clients sont plus susceptibles de payer à temps et moins susceptibles de se sentir harcelés. Vous êtes payé plus rapidement sans avoir à rédiger vous-même ces messages.

Rejoindre la liste d’attente pour obtenir le tarif fondateur au lancement de WOPA.