La mayoría de los profesionales de oficios del Reino Unido ya utilizan WhatsApp para concertar trabajos, enviar fotografías y confirmar presupuestos. También tiene sentido enviar facturas allí. Su cliente la ve inmediatamente, usted no necesita estar en un escritorio y no hay riesgo de que la factura quede sin leer en una carpeta de spam.

Esta guía cubre cinco formas diferentes de enviar facturas en WhatsApp, desde un simple archivo adjunto en PDF hasta un bot totalmente automatizado que maneja todo el proceso. También cubre lo que legalmente debe incluirse en una factura del Reino Unido, cómo manejar el IVA y el CIS, y cómo recibir pagos más rápido.

Por qué los profesionales de oficios envían facturas por WhatsApp

Hay razones prácticas por las que WhatsApp se ha convertido en el canal predeterminado para muchos profesionales de oficios del Reino Unido, y la facturación es una extensión natural de ello.

  • Tus clientes ya están allí. La conversación sobre el trabajo, la cotización, las fotos del trabajo terminado, todo sucede en WhatsApp. Enviar la factura en el mismo hilo mantiene todo en un solo lugar.
  • Tasa de apertura más alta que el correo electrónico. Los mensajes de WhatsApp suelen leerse en cuestión de minutos. Los correos electrónicos pueden permanecer en las bandejas de entrada durante días, especialmente si llegan a promociones o spam.
  • Factura mientras aún estás en el trabajo. Puede enviar una factura desde la furgoneta, desde la entrada del cliente o desde el siguiente trabajo. No es necesario esperar hasta llegar a casa con una computadora portátil.
  • No se necesita computadora portátil. Todo sucede en tu teléfono. Para los profesionales de oficios que no utilizan una computadora con regularidad, esto elimina una barrera importante para facturar rápidamente.

Cinco formas de enviar una factura por WhatsApp

Estos están clasificados desde el enfoque más manual hasta el más automatizado, para que pueda elegir el método que se adapte a su forma de trabajar.

Método 1: crea un PDF y compártelo manualmente

El enfoque más simple. Crea tu factura en Word, Google Docs, Excel o cualquier herramienta que ya utilices. Guárdalo como PDF. Abra WhatsApp, busque el chat del cliente, toque el ícono de archivo adjunto y comparta el archivo.

  • Ventajas: Gratis. No se necesitan nuevas herramientas. Tú controlas el diseño por completo.
  • Contras: Lento. Tienes que crear cada factura desde cero (o recuerda actualizar una plantilla). Sin seguimiento: no sabrá si el cliente lo abrió. Sin recordatorios automáticos. Fácil de olvidar cuando estás ocupado con el siguiente trabajo.

Método 2: utilice una aplicación de facturación y comparta el enlace

Herramientas como FreshBooks, QuickBooks y Xero le permiten crear facturas profesionales con numeración secuencial, su logotipo y el formato adecuado. La mayoría tiene un botón Compartir que te permite enviar el enlace de la factura a través de WhatsApp.

  • Ventajas: Facturas de apariencia profesional. Numeración automática. Algunos rastrean si el cliente ha visto la factura.
  • Contras: Todavía estás usando dos herramientas separadas: la aplicación de contabilidad y WhatsApp. El cliente recibe un enlace, no un PDF, lo que puede resultar menos personal. Costos de suscripción mensual. Los recordatorios se envían por correo electrónico, no por WhatsApp.

Método 3: utilice un bot de facturación nativo de WhatsApp

Este es el enfoque de herramientas como WOPA llevar. En lugar de cambiar entre aplicaciones, envía un mensaje al bot directamente en WhatsApp. Describe el trabajo, el cliente y el importe. El bot redacta una factura A4 profesional, le muestra una vista previa y le pide que confirme. Una vez que responda SÍ, enviará el PDF por correo electrónico a su cliente.

Ejemplo de conversación:

Usted: "Facture a la Sra. Patel 450 por los azulejos del baño en 12 Elm Road"

WOPA: "Aquí está su borrador de factura. Sra. Patel, 450 libras, azulejos de baño en 12 Elm Road. Número de factura INV-0042. Responda SÍ para enviar".

Tú: "SÍ"

WOPA: "Enviado. PDF enviado por correo electrónico a mrs.patel@email.com. Le recordaré si no ha pagado en 7 días".

  • Ventajas: Método más rápido. No hay aplicación para instalar. Recordatorios automáticos a los 7, 14 y 28 días. Humano informado: no se envía nada hasta que usted confirme. Maneja el IVA y el CIS de forma automática.
  • Contras: Menos funciones que el software de contabilidad completo. No reemplaza a Xero o QuickBooks si necesita una contabilidad completa.

Método 4: anote por voz su factura

Algunas herramientas le permiten dictar los detalles de la factura mediante una nota de voz. Esto es útil cuando tienes las manos sucias, enguantadas o ocupadas sosteniendo algo. Usted describe el trabajo y el importe en voz alta y la herramienta lo transcribe en una factura estructurada.

  • Ventajas: Manos libres. Rápido cuando no puedes escribir. Bueno para capturar detalles mientras están frescos.
  • Contras: La precisión depende de la calidad de la transcripción. Aún debe revisar el borrador antes de enviarlo. El ruido de fondo en una obra en construcción puede causar problemas.

Método 5: fotografiar una hoja de trabajo escrita a mano

Si ya escribes los detalles del trabajo en una hoja o libreta, puedes fotografiarlo y enviar la imagen vía WhatsApp. Algunas herramientas impulsadas por IA pueden extraer las líneas de pedido, los importes y los detalles del cliente de la foto y generar una factura formateada a partir de ella.

  • Ventajas: Funciona bien para trabajos complejos de varias líneas en los que ya ha escrito todo. No es necesario volver a escribir.
  • Contras: Depende de la legibilidad de la escritura a mano. La foto en sí no es una factura adecuada; necesita una herramienta que la convierta en una. No todos los detalles (como datos bancarios y números de factura) estarán en la hoja.

¿Qué debe estar en una factura del Reino Unido?

Cualquiera que sea el método que utilice, la factura en sí debe contener ciertos detalles para que sea válida y ejecutable. HMRC no exige un formato específico, pero siempre se debe incluir lo siguiente:

  • El nombre y la dirección de su empresa -- el nombre comercial por el que sus clientes lo conocen y su dirección de correspondencia comercial.
  • Un número de factura único -- Los números secuenciales como INV-001, INV-002 funcionan bien. Cada número debe ser diferente. Nunca reutilice un número de factura.
  • la fecha de la factura -- la fecha en la que se emite la factura.
  • Nombre del cliente - a quién le estás facturando. Incluya su dirección si la tiene.
  • Una descripción clara del trabajo. - qué hiciste, dónde y cualquier detalle relevante. Sea lo suficientemente específico como para que no haya ambigüedad.
  • el importe adeudado -- el total que su cliente debe pagar. Si el trabajo tiene varias líneas de pedido, enumere cada una y muestre el total.
  • Condiciones de pago - cuando vence la factura. Por ejemplo, "vence dentro de los 14 días siguientes a la fecha de la factura".
  • Tus datos bancarios -- código de clasificación y número de cuenta para que el cliente pueda pagar mediante transferencia bancaria.
¿Registrado con IVA? Su factura también debe incluir su número de registro de IVA, el tipo de IVA aplicado, el importe del IVA y el total bruto. HMRC requiere estos detalles y su cliente los necesita para reclamar el IVA por su parte.
¿Subcontratista de la CIS? Si trabajas en la construcción bajo el Régimen de la Industria de la Construcción, en tu factura deberá aparecer el importe de la deducción del CIS, el pago bruto, el pago neto después de la deducción y tu UTR (Referencia Única de Contribuyente). El contratista que realiza la deducción necesita esta información para sus declaraciones mensuales del CIS.

WhatsApp vs correo electrónico: ¿cuál es mejor para las facturas?

Esta no es una pregunta de uno u otro. Ambos canales tienen puntos fuertes y el mejor enfoque para la mayoría de los profesionales de oficios es utilizar ambos.

WhatsApp es mejor para la entrega. Los mensajes se leen rápidamente, a menudo en cuestión de minutos. No hay que preocuparse por ningún filtro de spam. Puede ver las marcas azules que confirman que su cliente recibió y leyó el mensaje. Por hacer llegar la factura a alguien rápidamente, gana WhatsApp.

El correo electrónico es mejor para mantener registros. Un correo electrónico con un archivo PDF adjunto se puede buscar, es fácil de archivar y crea un rastro documental claro. Si alguna vez necesita demostrar que envió una factura (para HMRC, para una disputa o para registros de Making Tax Digital), el correo electrónico le brinda un registro con marca de tiempo que es más difícil de perder.

El mejor enfoque: utilizar ambos. Envía la factura por correo electrónico para que quede oficial y avisa a tu cliente por WhatsApp que la factura está en camino. Esto es exactamente lo que hacen herramientas como WOPA: el PDF se envía por correo electrónico al cliente y usted maneja la conversación en WhatsApp.

IVA y CIS en facturas de WhatsApp

WhatsApp es solo el método de entrega. El contenido de la factura aún tiene que cumplir con las reglas de la HMRC y hay algunas áreas en las que los profesionales de oficios suelen equivocarse.

IVA estándar. Si está registrado en el IVA (obligatorio por encima del umbral de 90,000 libras), cada factura debe mostrar su número de IVA, la tasa aplicable (generalmente 20 por ciento, a veces 5 por ciento para ciertas instalaciones de ahorro de energía), el importe del IVA y el total bruto, incluido el IVA.

Inversión del sujeto pasivo del IVA. Desde marzo de 2021, la mayoría de los servicios de construcción B2B en el Reino Unido están sujetos al sujeto pasivo invertido nacional. Esto significa que no cobras IVA en la factura. En cambio, la factura debe indicar claramente que se aplica la inversión del sujeto pasivo y que el cliente es responsable de contabilizar el IVA. Hacer esto mal puede causar problemas con HMRC tanto para usted como para su cliente.

Deducciones del CIS. Si usted es un subcontratista que trabaja para un contratista registrado en CIS, el contratista deduce CIS (normalmente el 20 por ciento) de su pago. Su factura debe mostrar el importe bruto, la deducción CIS y el importe neto a pagar. El contratista necesita este desglose para sus registros.

Consejo. Si utiliza una herramienta como WOPA, puede configurar su estado de IVA y sus preferencias CIS una vez. Cada factura que cree después incluirá automáticamente el tratamiento correcto del IVA y los detalles de la deducción CIS.

Cómo cobrar más rápido

Enviar la factura es sólo la mitad del trabajo. Recibir un pago puntualmente requiere un poco de disciplina y los hábitos correctos.

  • Factura el mismo día. Cuanto más espere para enviar la factura, menos urgencia sentirá el cliente. Intente facturar antes de dejar el trabajo o unas horas después de terminarlo.
  • Utilice condiciones de pago más cortas. Para los clientes residenciales, de 7 a 14 días es razonable y crea una expectativa clara. Guarde términos de 30 días para clientes comerciales y empresas inmobiliarias que los esperan.
  • Incluya sus datos bancarios en cada factura. Hacer que el pago sea lo más fácil posible para el cliente. Código de clasificación y número de cuenta, claramente mostrados. Algunos profesionales de oficios lo olvidan y luego se preguntan por qué el pago es lento.
  • Configura recordatorios automáticos. Un empujón cortés a los 7 días, un recordatorio más firme a los 14 y un aviso formal a los 28 días. La mayoría de los clientes responden al primer recordatorio: simplemente lo han olvidado. Hacer esto manualmente es tedioso. Las herramientas automatizadas lo manejan por usted.
  • Seguimiento firme a los 28 días. Si la factura aún no se ha pagado después de 28 días, necesita una conversación directa. Llame o envíe un mensaje al cliente. Sea cortés pero claro. Si hay una disputa sobre el trabajo, trátela por separado de la conversación sobre el pago.
Interés estatutario. Según la Ley de Pagos Atrasados ​​de Deudas Comerciales, puede cobrar el 8 por ciento más el tipo base del Banco de Inglaterra sobre las facturas B2B vencidas. También puede reclamar una compensación de recuperación fija de 40 a 100 libras, dependiendo del tamaño de la deuda. Esto se aplica al trabajo de empresa a empresa, no a clientes residenciales.

Una manera más rápida

WOPA es un bot de WhatsApp creado para profesionales de oficios del Reino Unido que desean facturar sin salir de WhatsApp. Envíe un mensaje a WOPA con los detalles del trabajo, confirme el borrador y el PDF se enviará por correo electrónico a su cliente. Los recordatorios se envían automáticamente a los 7, 14 y 28 días. Puedes preguntar "¿quién no ha pagado?" en cualquier momento para ver tus facturas pendientes. El IVA, la inversión del sujeto pasivo y el CIS se gestionan de forma automática.

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