¿Qué es una factura?
Una factura es una solicitud formal de pago. Le dice a su cliente exactamente qué trabajo realizó, cuánto debe y cómo pagarle. Para los profesionales autónomos de oficios en el Reino Unido, la facturación no es sólo una buena práctica: es la forma de recibir el pago a tiempo y mantener registros limpios para su declaración de impuestos de Self Assessment.
No necesita ningún software especial ni ninguna calificación para enviar una factura válida. Necesita los detalles correctos en el lugar correcto y debe enviarlos con prontitud.
¿Qué debe contener una factura de sole trader?
HMRC no prescribe un modelo de factura rígido para profesionales autónomos de oficios no registrados en el IVA, pero hay detalles que siempre debe incluir para evitar disputas y asegurarse de que su factura se mantenga si alguna vez necesita realizar un pago formal.
Cada factura que envíe debe contener:
- Su nombre o razón social -- el nombre comercial que utiliza con los clientes.
- Tu dirección -- su dirección comercial o dirección de correspondencia registrada.
- Un número de factura único - Los números secuenciales funcionan bien. Algo así como INV-001, INV-002, etc. Cada número debe ser diferente.
- la fecha de la factura -- la fecha en que emite la factura, no necesariamente la fecha en que realizó el trabajo.
- Nombre y dirección del cliente - a quién le factura y dónde se encuentran.
- Una descripción clara del trabajo. - qué hizo, dónde lo hizo y cualquier número de referencia que el cliente pueda necesitar.
- el importe adeudado -- el total que el cliente debe pagar. Si lo desglosas por partidas, muestra el total en la parte inferior.
- Condiciones de pago - cuando vence la factura. Por ejemplo, "vence dentro de los 14 días siguientes a la fecha de la factura".
- Tus datos bancarios -- código de clasificación y número de cuenta para que el cliente pueda pagar mediante transferencia bancaria.
Cuando enviar la factura
Envíe su factura tan pronto como finalice el trabajo. El mismo día si puedes. Cuanto más espere, menos urgencia sentirá el cliente y más fácil será para el trabajo deslizarse hacia abajo en su lista de cosas a pagar.
Los profesionales de oficios que facturan el día en que terminan un trabajo reciben constantemente un pago más rápido que aquellos que esperan hasta el fin de semana o el fin de mes para revisar su documentación. No es necesario que sea complicado. Una factura clara enviada pocas horas después de completar el trabajo marca la pauta adecuada.
Si está trabajando en un proyecto más grande con pagos por etapas, acuerde los hitos y las fechas de facturación antes de comenzar. De esta forma, ni usted ni el cliente se sorprenderán cuando llegue la factura.
Condiciones de pago
Las condiciones de pago le indican al cliente cuánto tiempo tiene para pagar. Los términos comunes para los profesionales de oficios en el Reino Unido incluyen:
- 7 dias - A menudo se utiliza para pequeños trabajos residenciales. Recibe dinero rápidamente.
- 14 dias - un término medio razonable con el que la mayoría de los clientes particulares se sienten cómodos.
- 30 dias -- estándar para clientes comerciales, propietarios y agentes de alquiler. Algunas empresas más grandes esperarán esto.
Para los clientes residenciales, los plazos de pago más cortos suelen ser mejores. La mayoría de los propietarios están felices de pagar en una o dos semanas. Para el trabajo de empresa a empresa, a menudo se esperan 30 días e incluso pueden estar escritos en un contrato.
Elija lo que elija, indique claramente los términos en la factura. No lo dejes ambiguo. Algo así como "Pago vencido dentro de los 14 días posteriores a la fecha de la factura" es claro y profesional.
¿Qué pasa si no pagan?
Se produce un retraso en el pago. Esto no siempre significa que el cliente esté tratando de evitar pagar: a veces lo olvida, o el correo electrónico se convierte en spam, o está esperando que su propio cliente le pague primero. Un proceso de seguimiento estructurado le ayuda a estar al tanto sin dañar la relación.
Una línea de tiempo sensata se ve así:
- Día 7 después de la fecha de vencimiento - envía un recordatorio cortés. Mantenlo amigable. Un breve correo electrónico que haga referencia al número de factura y al importe es suficiente.
- Día 14 -- siga de nuevo, un poco más firme. Mencione que el pago ya está vencido y pregunte si hay algún problema.
- Día 28 - enviar un aviso formal de vencimiento. Indique el importe, la fecha de vencimiento original y que espera el pago dentro de un número determinado de días.
- Día 30 y más allá -- si no ha recibido respuesta, es posible que deba considerar enviar una carta antes de actuar. Esta es una carta formal que le da al deudor 14 días para pagar antes de llevar el asunto a los tribunales.
Para deudas inferiores a 10.000 libras, el tribunal de reclamaciones menores (Money Claims Online) es un proceso sencillo que no requiere un abogado. Para cantidades mayores o situaciones más complejas, puede valer la pena buscar asesoramiento legal.
Una forma más rápida de gestionar la facturación
Escribir facturas, recordar perseguir y realizar un seguimiento de quién ha pagado es una molestia, especialmente cuando estás ocupado con el trabajo real. Ese es el problema para el que se creó WOPA.
Con WOPA, envías un mensaje de WhatsApp describiendo el trabajo, el cliente y el importe. WOPA redacta la factura con todos los detalles correctos, le pide que la confirme y luego envía un PDF por correo electrónico a su cliente. Los recordatorios se envían automáticamente a los 7, 14 y 28 días. Cuando el cliente paga, le avisas a WOPA y los recordatorios cesarán.
Sin apps que descargar. Sin hojas de cálculo que mantener. Solo WhatsApp.
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