Der kurze Unterschied

Ein Angebot beschreibt Preis und Umfang, bevor der Kunde den Auftrag bestaetigt. Eine Rechnung fordert Zahlung fuer vereinbarte oder erledigte Arbeit. Beide Dokumente sehen aehnlich aus, haben aber unterschiedliche Zwecke.

Was ist ein Angebot?

Ein Angebot nennt Leistung, Preis, Gueltigkeit, Annahmebedingungen und eventuelle Ausschluesse. In UK-Kontexten wird ein akzeptiertes Angebot Teil der Vereinbarung. Ein Kostenvoranschlag ist dagegen nur eine Schaetzung.

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung wird gesendet, wenn Zahlung faellig ist. Sie braucht Rechnungsnummer, Datum, Kundendaten, Beschreibung, Betrag, Zahlungsfrist und Zahlungsdaten. VAT- oder CIS-Angaben kommen hinzu, wenn sie in UK relevant sind.

Wichtige Unterschiede zwischen Angebot und Rechnung

  • Zeitpunkt: Angebot vor dem Auftrag, Rechnung nach oder waehrend der Leistung.
  • Zweck: Angebot gewinnt Zustimmung, Rechnung fordert Zahlung.
  • Nummerierung: Rechnungen sollten lueckenlos und eindeutig nummeriert sein.
  • Rechtswirkung: Ein angenommenes Angebot kann verbindlich werden; eine Rechnung dokumentiert die Forderung.

Wann Sie ein Angebot senden

Senden Sie ein Angebot, wenn der Kunde vorab Preis und Umfang bestaetigen soll, besonders bei Reparaturen, Installationen, Materialkosten oder groesseren Arbeiten.

Wann Sie eine Rechnung senden

Senden Sie eine Rechnung, sobald ein vereinbarter Zahlungszeitpunkt erreicht ist: nach Abschluss, bei Etappen oder nach Lieferung von Material, wenn das vereinbart wurde.

Was ist mit Schaetzungen?

Eine Schaetzung ist hilfreich, wenn der Umfang unsicher ist. Machen Sie deutlich, dass der Endpreis abweichen kann, und aktualisieren Sie den Kunden, sobald mehr bekannt ist.

Wie Sie ein Angebot in eine Rechnung umwandeln

  • Uebernehmen Sie die Angebotsdaten. Kunde, Adresse, Beschreibung und Preis bleiben konsistent.
  • Referenzieren Sie das Angebot. Eine Zeile wie "gemaess Angebot Q-042" reicht oft aus.
  • Fuegen Sie Rechnungsdaten hinzu. Rechnungsnummer, Datum, Faelligkeit und Zahlungsdaten duerfen nicht fehlen.

Wie WOPA Angebote und Rechnungen handhabt

WOPA kann aus Chat-Daten einen Angebots- oder Rechnungsentwurf erstellen und spaeter ein Angebot in eine Rechnung uebernehmen. Das reduziert doppelte Eingaben.

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