Por qué es importante realizar un seguimiento de los gastos

Como sole trader, usted paga impuestos sobre la renta y el National Insurance sobre sus ganancias, es decir, sus ingresos menos sus gastos permitidos. Cada gasto comercial legítimo que reclame reduce la cantidad de ganancias que le grava el HMRC. Si omite un gasto, pagará más impuestos de los necesarios.

Muchos profesionales de oficios pagan de más sus impuestos simplemente porque no mantienen registros adecuados de lo que gastan. Un recibo de 20 libras por brocas aquí, un pago de seguro de 50 libras allí... todo suma. Durante un año fiscal completo, los gastos no reclamados pueden costarle fácilmente cientos o incluso miles de libras en impuestos innecesarios.

La regla es sencilla. Se permite un gasto si se incurre total y exclusivamente para fines comerciales. Si algo tiene uso tanto personal como comercial, puede reclamar la proporción comercial.

Herramientas y equipos

Herramientas manuales, herramientas eléctricas, escaleras, andamios, bancos de trabajo, PPE: todos estos son gastos permitidos. Si compras una herramienta para hacer tu trabajo, puedes reclamarla.

  • herramientas manuales -- llaves inglesas, destornilladores, paletas, cinceles, cintas métricas y artículos similares.
  • herramientas eléctricas -- taladros, sierras circulares, amoladoras angulares, pistolas de clavos, lijadoras, etc.
  • EPI -- cascos, gafas de seguridad, protectores auditivos, máscaras contra el polvo, botas con punta de acero, guantes y chalecos de alta visibilidad.
  • Escaleras y equipos de acceso. -- escaleras de mano, escaleras extensibles, andamios de torre.
  • Equipos de diagnóstico y prueba. -- multímetros, cámaras de tuberías, niveles láser, medidores de humedad.

Para los artículos que cuestan menos de 1000 libras, normalmente puedes deducir el costo total en el año en que los compras. Para equipos más caros, es posible que necesite utilizar asignaciones de capital, que distribuyen el costo a lo largo de varios años. La asignación de inversión anual permite a la mayoría de los profesionales autónomos de oficios deducir el costo total del equipo calificado hasta 1 millón de libras por año.

Materiales y suministros

Los materiales que compre para un trabajo específico son totalmente deducibles. Esto incluye madera, yeso, tuberías de cobre, cables, fijaciones, adhesivos, pintura, azulejos, cemento... cualquier cosa que compre para completar el trabajo del cliente.

Las existencias que tenga para uso general también son reclamables. Los consumibles como papel de lija, sellador, productos de limpieza y bolsas de basura cuentan. La clave es que los materiales se utilicen para negocios, no para proyectos personales.

Guarde los recibos. HMRC puede pedirle que demuestre cualquier gasto que reclame. Una foto de un recibo almacenada en su teléfono es mejor que nada, pero lo que realmente desea es un registro debidamente archivado con la fecha, el proveedor, el importe y el motivo de la compra.

Costos del vehículo

La mayoría de los profesionales de oficios utilizan una camioneta o un automóvil para ir a trabajar y transportar herramientas y materiales. Tiene dos opciones para reclamar los costos del vehículo y debe elegir un método por vehículo.

Opción 1: Tarifas de kilometraje simplificadas. Usted registra sus millas comerciales y las reclama a la tarifa plana de HMRC. Actualmente, eso es 45 peniques por milla durante las primeras 10,000 millas en un año fiscal, y 25 peniques por milla después de eso. Esto cubre combustible, seguro, reparaciones y depreciación en una tarifa simple. Sólo necesita un registro de kilometraje que muestre la fecha, el destino, el propósito y las millas recorridas.

Opción 2: Costos reales. Usted reclama los costos reales de funcionamiento del vehículo: combustible, seguro, impuesto de circulación, ITV, servicio, reparaciones, cobertura de averías, intereses financieros y depreciación. Luego, calcula qué porcentaje de sus millas totales son para negocios y reclama esa proporción. Si el 80 por ciento de su conducción es por trabajo, usted reclama el 80 por ciento de los costos.

El kilometraje simplificado es más fácil de gestionar y funciona bien si recorre muchos kilómetros. Los costos reales pueden resultar mejores si su vehículo es barato de manejar pero no conduce mucho. Una vez que elija un método para un vehículo, no podrá cambiar al otro método para ese mismo vehículo en años futuros.

Seguro

Las primas de seguro que paga por su comercio son gastos comerciales permitidos. Las políticas comunes para los profesionales de oficios incluyen:

  • Seguro de responsabilidad civil -- cubre reclamaciones de terceros por lesiones o daños a la propiedad. La mayoría de los profesionales de oficios llevan esto.
  • Seguro de responsabilidad profesional -- cubre reclamaciones que surjan de su asesoramiento profesional o trabajo de diseño. Particularmente relevante para electricistas, ingenieros de gas y arquitectos.
  • Seguro de responsabilidad patronal -- requerido por ley si emplea a alguien, incluso de manera ocasional.
  • Seguro de herramientas y equipos. -- cubre robo o daño a sus herramientas, ya sea en su camioneta o en el sitio.
  • Seguro de furgoneta o vehículo -- la parte de uso comercial del seguro de su vehículo es reclamable (a menos que utilice el kilometraje simplificado, que ya lo incluye).

Teléfono e internet

Si utiliza su teléfono personal para llamadas comerciales, mensajes de texto y mensajes de WhatsApp con clientes, puede reclamar la proporción comercial de su factura telefónica. Lo mismo se aplica a la Internet de su hogar si la usa para administración, correo electrónico o para realizar pedidos de materiales.

El enfoque más simple es estimar el porcentaje de uso comercial. Si aproximadamente la mitad del uso de su teléfono es para el trabajo, reclame el 50 por ciento de la factura. HMRC no espera precisión quirúrgica, pero la división debería ser razonable y defendible.

Si tiene un teléfono comercial independiente o una línea de banda ancha comercial dedicada, puede reclamar el costo total.

Ropa y uniformes

Ésta es un área en la que HMRC traza una línea firme. Puedes reclamar por:

  • Ropa protectora -- botas con punta de acero, cascos, chaquetas de alta visibilidad, overoles, pantalones impermeables y cualquier vestimenta necesaria para la seguridad en el sitio.
  • uniformes de marca -- polos, chaquetas o camisetas con el nombre o logotipo de su empresa impreso.

Tú no puedo reclamar por ropa común, incluso si solo la usa para el trabajo. Un par de jeans y una sudadera con capucha que usas en el lugar pero que también puedes usar en las tiendas no son un gasto comercial. La ropa debe ser de naturaleza protectora o claramente identificable como uniforme.

Formación y certificaciones.

Se permiten cursos y calificaciones que actualicen o mantengan sus habilidades existentes. Esto incluye:

  • Certificaciones comerciales -- Registro Gas Safe, certificación eléctrica Parte P, tarjetas CSCS, licencias IPAF, sensibilización sobre el amianto.
  • CPD y cursos de actualización - mantener sus habilidades actualizadas en su oficio actual.
  • Formación en seguridad y salud -- cursos de primeros auxilios, trabajos en altura, manipulación manual.

Hay una distinción importante. La capacitación que actualiza sus habilidades existentes es reclamable. La capacitación que le brinda habilidades completamente nuevas en un oficio diferente generalmente no lo es. Un electricista que realice un curso avanzado de cableado puede reclamarlo. El mismo electricista que toma un curso de plomería para comenzar una nueva línea de trabajo probablemente no pueda hacerlo.

Otros gastos comunes permitidos

Los profesionales de oficios a menudo se olvidan de esto, pero todos son gastos deducibles legítimos:

  • Honorarios de contabilidad y teneduría de libros -- lo que le paga a su contable o tenedor de libros.
  • Software y suscripciones -- herramientas de facturación, software de contabilidad, aplicaciones comerciales.
  • Publicidad y marketing -- tarjetas de presentación, folletos, alojamiento de sitios web, anuncios en línea, listados de directorios.
  • Membresías comerciales -- Federación de Maestros Constructores, NICISC, Checkatrade, TrustATrader y similares.
  • Eliminación de residuos - Evite los costos de alquiler, propinas y licencias de transporte de residuos.
  • Correos y papelería -- sellos, sobres, tintas para impresoras, cuadernos.
  • Uso de la vivienda como oficina -- si realiza tareas administrativas desde casa, puede reclamar una tarifa fija de 10 libras por mes por 25 o más horas de uso comercial, o calcular la proporción real de los costos del hogar.

Lo que no puedes reclamar

No todo es deducible. HMRC prohíbe específicamente:

  • Multas y sanciones -- multas de estacionamiento, multas por exceso de velocidad, sanciones por presentación tardía. Estos nunca están permitidos, incluso si ocurren durante el horario comercial.
  • Entretener a los clientes -- comprarle almuerzo, bebidas u hospitalidad a un cliente. A diferencia de otros países, el Reino Unido no permite el entretenimiento empresarial como deducción.
  • Costos de desplazamiento -- viajar entre su casa y un lugar de trabajo permanente no es un gasto comercial. Viajar a lugares de trabajo temporales está bien, pero llegar a su taller u oficina habitual no lo está.
  • Gastos personales - cualquier cosa que no sea para negocios. Una nueva funda para teléfono que también usas los fines de semana, para hacer compras o para tuscripciones personales.
  • Ropa que no sea protectora ni de marca. -- como se indicó anteriormente, la ropa de trabajo ordinaria no cuenta.
¿No estás seguro? Si no está seguro de si un gasto califica, la prueba es simple: ¿se incurrió total y exclusivamente para el negocio? Si tiene un elemento personal, ¿se puede separar razonablemente la parte empresarial? En caso de duda, hable con un contable. El costo de su asesoramiento es en sí mismo un gasto permisible.

Cómo ayudan unos buenos registros de facturación a la hora de declarar impuestos

El seguimiento de los gastos es sólo la mitad del panorama. También necesita registros limpios de sus ingresos, y eso significa facturas adecuadas. Cuando sus facturas están numeradas, fechadas y almacenadas en un solo lugar, compararlas con los pagos bancarios al final del año es sencillo. Cuando están dispersos en mensajes de WhatsApp, trozos de papel y conversaciones medio recordadas, su Self Assessment se convierte en un dolor de cabeza.

Los buenos registros también lo protegen si HMRC abre una consulta. Pueden solicitar ver sus facturas y recibos de varios años atrás. Tener todo en orden significa que una consulta es un inconveniente menor y no un problema mayor.

Cómo ayuda WOPA a los profesionales de oficios a mantener registros limpios

WOPA está diseñada para profesionales de oficios que desean facturas profesionales sin el administrador. Envías un mensaje de WhatsApp con los datos del trabajo, el cliente y el importe. WOPA redacta la factura, le pide que la confirme y envía un PDF por correo electrónico a su cliente. Cada factura está numerada, fechada y almacenada automáticamente.

Al final del año fiscal, tiene un registro completo de cada factura que envió, cada recordatorio de pago que salió y cada pago que recibió. Entréguelo a su contable y su Self Assessment estará a medio hacer incluso antes de comenzar.

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