Por qué son importantes las condiciones de pago

Las condiciones de pago son las reglas de cuándo y cómo le pagan. No son sólo administradores. Son la diferencia entre un flujo de caja saludable y luchar para cubrir los materiales para el siguiente trabajo mientras todavía se espera el dinero del último.

Demasiados profesionales de oficios terminan un trabajo, envían una factura y esperan lo mejor. Sin fecha de vencimiento. No se realiza ningún depósito. Sin estructura. El resultado es predecible: pagos atrasados, conversaciones incómodas y un saldo bancario que oscila de un trabajo a otro.

Condiciones de pago claras, acordadas antes de comenzar el trabajo, establezca las expectativas correctas con su cliente. Le dicen al cliente exactamente cuándo debe pagar y qué sucede si no lo hace. También lo protegen si alguna vez necesita perseguir una deuda formalmente: los tribunales ven con buenos ojos a los profesionales de oficios que pueden demostrar que establecieron sus términos de manera clara y directa.

Opciones de condiciones de pago comunes

No existe un único plazo de pago correcto. La elección correcta depende del tipo de trabajo, el tamaño del trabajo y quién es su cliente. Estas son las opciones más comunes utilizadas por los profesionales de oficios del Reino Unido:

  • Vencimiento al finalizar -- se espera el pago tan pronto como se termine el trabajo. Común para pequeños trabajos domésticos como el servicio de calderas, la reparación de grifos o una tarea de un solo día. Sencillo y eficaz.
  • 7 dias -- le da al cliente un breve plazo para organizar el pago. Funciona bien para clientes residenciales y trabajos pequeños y medianos. Obtiene dinero rápidamente sin sentirse agresivo.
  • 14 dias -- un término medio popular. La mayoría de los clientes particulares se sienten cómodos con dos semanas y les brinda un plazo de entrega razonable sin alargar las cosas.
  • 30 dias -- estándar para trabajos comerciales, propietarios, agentes de alquiler y empresas de administración de propiedades. Algunas empresas más grandes no aceptarán nada más corto, por lo que esto puede no ser negociable para ciertos clientes.
  • Pagos por etapas -- para proyectos más grandes, divida el total en hitos. Un depósito por adelantado, un pago a mitad de camino y el saldo al finalizar. More on this below.

Para la mayoría de los profesionales de oficios que realizan trabajo doméstico, 7 o 14 días es el punto óptimo. Es lo suficientemente breve como para mantener su flujo de caja en movimiento sin ejercer una presión excesiva sobre el cliente.

Tomar depósitos: cuándo y cuánto

Un depósito es un pago parcial que se realiza antes de que comience el trabajo. Tiene dos propósitos: cubre los costos iniciales de materiales y confirma que el cliente se toma en serio el trabajo.

¿Cuándo debería realizar un depósito? Como regla general, considere un depósito para cualquier trabajo en el que necesite comprar materiales por adelantado o donde el valor total sea lo suficientemente alto como para que la falta de pago resulte perjudicial. Por lo general, eso significa trabajos de más de unos pocos cientos de libras.

¿Cuánto deberías cobrar? El rango estándar es 10 a 30 por ciento del valor total del trabajo. La cantidad exacta depende de varios factores:

  • 10 por ciento -- razonable para trabajos donde los costos de materiales son bajos en relación con la mano de obra. Muestra compromiso sin pedir demasiado por adelantado.
  • 20 por ciento - un término medio común. Cubre la mayoría de las compras de materiales y le brinda un margen significativo.
  • 30 por ciento -- apropiado para proyectos más grandes con costos de materiales significativos, o cuando se trabaja con un cliente nuevo con el que no se tiene historial.

Sea sincero sobre el depósito cuando cotice. No sorprenda al cliente con esto después de haber acordado el precio. Inclúyelo en tu cotización o presupuesto para que sea parte de la conversación desde el principio.

Consejo. Entregue siempre al cliente un recibo o confirmación cuando pague un depósito. Un simple mensaje o correo electrónico confirmando el importe recibido y para qué sirve es suficiente. Esto los protege a ambos si alguna vez hay un desacuerdo.

Pagos por etapas para proyectos más grandes

Para trabajos más grandes (acondicionamiento de una cocina, renovación completa de un baño, conversión de un loft, proyecto de techado), una sola factura al final es arriesgada. Podrían pasar semanas o meses en un proyecto antes de ver dinero más allá del depósito. Los pagos por etapas resuelven esto.

Una estructura de pago por etapas común se ve así:

  • depósito del 30 por ciento -- pagado antes de que comience el trabajo. Cubre materiales iniciales y confirma la reserva.
  • 40 por ciento en el punto medio -- pagado cuando el proyecto alcanza un hito acordado. Por ejemplo, la primera reparación está completa o el trabajo estructural está terminado.
  • 30 por ciento al finalizar -- pagado cuando el cliente está satisfecho con el trabajo terminado.

Puedes ajustar los porcentajes para adaptarlos al proyecto. Algunos profesionales de oficios prefieren una división 25/25/25/25 en cuatro etapas. Otros hacen el 50 por ciento por adelantado y el 50 por ciento al finalizar. La clave es acordar los hitos y los importes por escrito antes de comenzar el trabajo.

Los pagos por etapas mantienen su flujo de caja saludable durante todo el proyecto y reducen su exposición si algo sale mal. También le dan al cliente la confianza de que los pagos están vinculados al progreso, no solo a las fechas en un calendario.

Clientes domésticos vs comerciales: diferentes expectativas

Los clientes domésticos y comerciales tienen hábitos y expectativas muy diferentes en cuanto al pago. Comprender esto le evitará frustraciones.

Clientes nacionales (propietarios de viviendas, inquilinos, propietarios privados) suelen ser sencillas. La mayoría está feliz de pagar al finalizar o dentro de 7 a 14 días. Pagan mediante transferencia bancaria y quien toma la decisión suele ser la persona que está delante de usted. Si establece términos claros y envía la factura con prontitud, la mayoría de los clientes particulares pagan sin problemas.

Clientes comerciales (empresas, empresas de administración de propiedades, agentes de alquiler, asociaciones de vivienda, contratistas) son una historia diferente. Muchos operan con plazos de 30 días como estándar. Algunos presionarán por 60 o incluso 90 días. Es posible que tengan procesos formales de órdenes de compra, requieran que envíe facturas a una dirección de correo electrónico específica y tengan departamentos de cuentas que solo procesen pagos en determinadas fechas.

Para trabajos comerciales, acuerde las condiciones de pago antes de aceptar el trabajo. Pregunte cuánto tiempo suelen tardar en pagar, si necesitan un número de orden de compra en la factura y a quién contactar si un pago se retrasa. Si quieren plazos de 60 o 90 días, tenga en cuenta el costo de esa espera en su precio.

Cómo redactar las condiciones de pago en su factura

Sus condiciones de pago deben ser claras, específicas e imposibles de malinterpretar. Una redacción vaga como "se espera el pago con prontitud" o "pague pronto" le da al cliente una excusa para retrasarse.

A continuación se muestran ejemplos de redacción clara de condiciones de pago:

  • "Pago vencido dentro de los 14 días siguientes a la fecha de la factura". -- Sencillo, directo y que no deja lugar a confusiones.
  • "Vence al recibirlo." -- Significa que se espera el pago tan pronto como el cliente reciba la factura. Bueno para trabajos pequeños.
  • "Neto 30." -- El importe total vence en un plazo de 30 días. Común en facturas comerciales.
  • "Se requiere un depósito del 50% antes de que comience el trabajo. El saldo se debe pagar dentro de los 7 días posteriores a la finalización". -- Términos claros y preparados para un trabajo más grande.

Coloque sus condiciones de pago en un lugar visible de la factura, no en letra pequeña en la parte inferior. Si el cliente aceptó términos específicos cuando aceptó su cotización, haga referencia a ese acuerdo en la factura.

Qué significa "net 30" y otra terminología

Si trabaja con clientes comerciales, se encontrará con una terminología de pago que puede resultar confusa al principio. Esto es lo que significan los términos comunes:

  • Neto 7 / Neto 14 / Neto 30 -- el importe total (neto) vence dentro de los 7, 14 o 30 días posteriores a la fecha de la factura. "Neto" simplemente significa el total sin aplicar descuento.
  • Vencimiento al recibir -- se espera el pago inmediatamente después de recibir la factura. En la práctica, esto suele significar en uno o dos días.
  • EOM (fin de mes) -- el pago vence al final del mes en el que se recibe la factura. Si factura el día 5, el pago vence el día 31.
  • Neto 30 MOE -- el pago vence 30 días después del final del mes en el que se emitió la factura. Por lo tanto, una factura con fecha del 10 de marzo vence el 30 de abril.
  • Contra reembolso (contra reembolso) -- el pago vence cuando el trabajo se entrega o se completa. Más común en la venta de productos que de servicios, pero algunos profesionales de oficios lo utilizan.

Para la mayoría de los profesionales de oficios que realizan trabajo doméstico, no es necesario utilizar ninguna de estas terminologías. El lenguaje sencillo funciona bien. Pero si un cliente comercial utiliza estos términos, ahora sabrá lo que significan.

Tratar con clientes que quieran ampliar los plazos.

Sucederá. Un cliente acepta términos de 14 días y luego solicita 30. Un cliente comercial dice que solo puede cumplir 60 días. Un propietario pregunta si puede pagar a plazos durante los tres meses posteriores a la finalización del trabajo.

A continuación se explica cómo manejarlo:

  • No esté de acuerdo en el acto. Tómese un momento para pensar si los plazos extendidos funcionan para su flujo de caja. Es perfectamente razonable decir que es necesario comprobarlos y volver a consultarlos.
  • Comprenda el impacto. Si un trabajo de 5,000 libras pasa de plazos de 14 días a plazos de 60 días, son seis semanas adicionales en las que usted financia materiales y mano de obra de su propio bolsillo. ¿Puede su flujo de caja absorber eso?
  • Negocie, no se limite a aceptar. Si un cliente quiere plazos más largos, puede solicitar un depósito mayor por adelantado. O puedes agregar un pequeño porcentaje al precio para cubrir el costo de espera. Ambos son razonables.
  • Consíguelo por escrito. Si acepta términos diferentes, confírmelos por escrito, incluso mediante un mensaje de WhatsApp o un correo electrónico. Esto lo protege si hay una disputa más adelante.
  • Sepa cuándo alejarse. Algunos clientes utilizan condiciones de pago ampliadas como estrategia para gestionar su propio flujo de caja a sus expensas. Si un cliente presiona constantemente para obtener plazos más largos y luego aún paga tarde, no vale la pena molestarse.
Recordar. Según la Ley (intereses) de pagos atrasados ​​​​de deudas comerciales de 1998, usted tiene derecho a cobrar intereses sobre los pagos atrasados ​​​​de clientes comerciales. El tipo legal es del 8 por ciento más el tipo base del Banco de Inglaterra. También puede reclamar una cantidad fija para los costes de recuperación de la deuda. Esto se aplica a las transacciones entre empresas, no a los clientes particulares.

Cómo WOPA hace cumplir sus condiciones de pago

Establecer condiciones de pago claras es una cosa. Hacerlas cumplir es otra. Ahí es donde caen la mayoría de los profesionales de oficios. Estableces plazos de 14 días, pero luego pasa el día 14 y te olvidas de perseguir. O te sientes incómodo al enviar un recordatorio. O estás en otro trabajo y se te olvida.

WOPA se encarga de esto por usted. Cuando creas una factura a través de WhatsApp, estableces tus condiciones de pago: 7 días, 14 días, 30 días o lo que mejor se adapte al trabajo. Luego, WOPA realiza un seguimiento de la fecha de vencimiento y envía recordatorios automáticos a su cliente con 7, 14 y 28 días de retraso.

Los recordatorios son educados, profesionales y consistentes. Hacen referencia al número de factura, el importe y la fecha de vencimiento original. Su cliente ve un recordatorio bien redactado en lugar de un mensaje de texto frustrado enviado a las 9:00 p. m. después de un largo día en el sitio.

Cuando el cliente paga, usted le informa a WOPA y los recordatorios cesarán inmediatamente. No más persecuciones. No más hojas de cálculo que rastrean quién debe qué. Ya no tendrás que preguntarte si enviaste ese seguimiento o no.

Tú pones los términos. WOPA se asegura de que sean respetados.

Unirse a la lista de espera para obtener el precio del fundador cuando se lance WOPA.