ملاحظة للسعودية. هذا الدليل يشرح قواعد وإجراءات في المملكة المتحدة لأغراض تعليمية. لا يُعد إرشاداً قانونياً أو ضريبياً سعودياً، ويجب الرجوع إلى مستشار مختص للمتطلبات المحلية في السعودية.

يستخدم معظم أصحاب المهن في المملكة المتحدة بالفعل WhatsApp لترتيب الوظائف وإرسال الصور وتأكيد عروض الأسعار. من المنطقي إرسال الفواتير هناك أيضًا. يراها عميلك على الفور، ولا تحتاج إلى أن تكون في مكتب، وليس هناك خطر من بقاء الفاتورة غير مقروءة في مجلد البريد العشوائي.

يغطي هذا الدليل خمس طرق مختلفة لإرسال الفواتير على WhatsApp - بدءًا من مرفق PDF البسيط وحتى الروبوت الآلي بالكامل الذي يتعامل مع العملية بأكملها. ويغطي أيضًا ما يجب أن يكون قانونيًا في فاتورة المملكة المتحدة، وكيفية التعامل مع VAT وCIS، وكيفية الحصول على الدفع بشكل أسرع.

لماذا يرسل أصحاب المهن الفواتير على WhatsApp

هناك أسباب عملية تجعل WhatsApp القناة الافتراضية للعديد من أصحاب المهن في المملكة المتحدة، ويعد تحرير الفواتير امتدادًا طبيعيًا لذلك.

  • عملاؤك موجودون هناك بالفعل. المحادثة حول الوظيفة، والاقتباس، وصور العمل النهائي - كل هذا يحدث على WhatsApp. إرسال الفاتورة في نفس الموضوع يبقي كل شيء في مكان واحد.
  • معدل فتح أعلى من البريد الإلكتروني. تتم قراءة رسائل WhatsApp عادةً خلال دقائق. يمكن أن تظل رسائل البريد الإلكتروني في صناديق البريد الوارد لعدة أيام، خاصة إذا وصلت إلى عروض ترويجية أو رسائل غير مرغوب فيها.
  • الفاتورة بينما لا يزال في العمل. يمكنك إرسال فاتورة من الشاحنة، أو من ممر العميل، أو من المهمة التالية. لا داعي للانتظار حتى تصل إلى المنزل وتمتلك جهاز كمبيوتر محمولاً.
  • لا حاجة للكمبيوتر المحمول. كل شيء يحدث على هاتفك. بالنسبة للتجار الذين لا يستخدمون الكمبيوتر بشكل منتظم، فإن هذا يزيل عائقًا كبيرًا أمام إصدار الفواتير على الفور.

خمس طرق لإرسال فاتورة على WhatsApp

يتم تصنيفها من النهج الأكثر يدوية إلى الأكثر آلية، بحيث يمكنك اختيار الطريقة التي تناسب طريقة عملك.

الطريقة الأولى: إنشاء PDF ومشاركته يدويًا

أبسط نهج. أنشئ فاتورتك في Word أو Google Docs أو Excel أو أي أداة تستخدمها بالفعل. احفظه كـ PDF. افتح WhatsApp، وابحث عن دردشة العميل، وانقر على أيقونة المرفق، وشارك الملف.

  • الايجابيات: حر. لا حاجة لأدوات جديدة. يمكنك التحكم في التخطيط بشكل كامل.
  • سلبيات: بطيء. يجب عليك إنشاء كل فاتورة من البداية (أو تذكر تحديث القالب). لا يوجد تتبع - لن تعرف ما إذا كان العميل قد فتحه أم لا. لا توجد تذكيرات تلقائية. من السهل أن تنسى عندما تكون مشغولاً بالمهمة التالية.

الطريقة الثانية: استخدم تطبيق الفوترة وشارك الرابط

تتيح لك أدوات مثل FreshBooks وQuickBooks وXero إنشاء فواتير احترافية بترقيم تسلسلي وشعارك وتنسيق مناسب. تحتوي معظمها على زر مشاركة يتيح لك إرسال رابط الفاتورة عبر WhatsApp.

  • الايجابيات: فواتير ذات مظهر احترافي. الترقيم التلقائي. يقوم البعض بتتبع ما إذا كان العميل قد شاهد الفاتورة.
  • سلبيات: أنت لا تزال تستخدم أداتين منفصلتين - تطبيق المحاسبة وWhatsApp. يحصل العميل على رابط، وليس PDF، والذي قد يبدو أقل شخصية. تكاليف الاشتراك الشهري. يتم إرسال التذكيرات عبر البريد الإلكتروني، وليس WhatsApp.

الطريقة الثالثة: استخدم روبوت الفوترة الأصلي WhatsApp

هذا هو النهج الذي تفضله الأدوات WOPA يأخذ. بدلاً من التبديل بين التطبيقات، يمكنك مراسلة الروبوت مباشرة على WhatsApp. قم بوصف الوظيفة والعميل والمبلغ. يقوم الروبوت بصياغة فاتورة احترافية بحجم A4، ويعرض لك معاينة، ويطلب منك التأكيد. بمجرد الرد بنعم، سيتم إرسال PDF عبر البريد الإلكتروني إلى عميلك.

مثال للمحادثة:

أنت: "فاتورة السيدة باتل 450 لبلاط الحمام في 12 طريق إلم"

WOPA: "هذه هي الفاتورة المسودة. سيدة باتل، 450 جنيه إسترلينيًا إسترلينيًا، بلاط حمام في 12 طريق إلم. رقم الفاتورة INV-0042. قم بالرد بنعم للإرسال."

أنت: "نعم"

WOPA: "تم إرسال PDF عبر البريد الإلكتروني إلى mrs.patel@email.com. سأذكرها إذا لم تدفع خلال 7 أيام."

  • الايجابيات: أسرع طريقة. لا يوجد تطبيق لتثبيته. تذكير تلقائي بعد 7 و14 و28 يومًا. الإنسان في الحلقة - لا يتم إرسال أي شيء حتى يتم التأكيد. يتعامل مع VAT وCIS تلقائيًا.
  • سلبيات: ميزات أقل من برامج المحاسبة الكاملة. ليس بديلاً عن Xero أو QuickBooks إذا كنت بحاجة إلى مسك الدفاتر بالكامل.

الطريقة الرابعة: قم بتدوين فاتورتك صوتيًا

تتيح لك بعض الأدوات إملاء تفاصيل الفاتورة عبر ملاحظة صوتية. يكون هذا مفيدًا عندما تكون يداك متسختين أو مرتديتين قفازًا أو مشغولتين بحمل شيء ما. تقوم بوصف المهمة والمبلغ بصوت عالٍ، وتقوم الأداة بتحويلها إلى فاتورة منظمة.

  • الايجابيات: حر اليدين. سريع عندما لا تستطيع الكتابة. جيد لالتقاط التفاصيل عندما تكون جديدة.
  • سلبيات: الدقة تعتمد على جودة النسخ. لا تزال بحاجة إلى مراجعة المسودة قبل إرسالها. يمكن أن تسبب الضوضاء الخلفية في موقع البناء مشاكل.

الطريقة الخامسة: تصوير ورقة عمل مكتوبة بخط اليد

إذا كنت تكتب بالفعل تفاصيل الوظيفة على ورقة أو مفكرة، فيمكنك تصويرها وإرسال الصورة عبر WhatsApp. يمكن لبعض الأدوات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي استخراج العناصر والمبالغ وتفاصيل العميل من الصورة وإنشاء فاتورة منسقة منها.

  • الايجابيات: يعمل بشكل جيد مع المهام المعقدة متعددة الأسطر حيث قمت بالفعل بتدوين كل شيء. لا حاجة لإعادة الكتابة.
  • سلبيات: يعتمد على وضوح الكتابة اليدوية. الصورة في حد ذاتها ليست فاتورة مناسبة، فأنت بحاجة إلى أداة لتحويلها إلى واحدة. لن تكون كل التفاصيل (مثل تفاصيل البنك وأرقام الفواتير) موجودة في الورقة.

ما يجب أن يكون على فاتورة المملكة المتحدة

أيًا كانت الطريقة التي تستخدمها، يجب أن تحتوي الفاتورة نفسها على تفاصيل معينة لتكون صالحة وقابلة للتنفيذ. لا يتطلب HMRC تنسيقًا محددًا، ولكن يجب دائمًا تضمين ما يلي:

  • اسم عملك وعنوانك - الاسم أصحاب المهني الذي يعرفك به عملاؤك وعنوان مراسلات عملك.
  • رقم فاتورة فريد - تعمل الأرقام التسلسلية مثل INV-001 وINV-002 بشكل جيد. يجب أن يكون كل رقم مختلفًا. لا تعيد استخدام رقم الفاتورة مطلقًا.
  • تاريخ الفاتورة - تاريخ إصدار الفاتورة.
  • اسم العميل - من الذي تقوم بإصدار الفواتير له. قم بتضمين عنوانهم إذا كان لديك.
  • وصف واضح للعمل - ماذا فعلت وأين وأي تفاصيل ذات صلة. كن محددًا بدرجة كافية حتى لا يكون هناك أي غموض.
  • المبلغ المستحق - المبلغ الإجمالي الذي يحتاج عميلك إلى دفعه. إذا كانت المهمة تحتوي على عناصر متعددة، فقم بإدراج كل عنصر وإظهار الإجمالي.
  • شروط الدفع - عند استحقاق الفاتورة. على سبيل المثال، "مستحق خلال 14 يومًا من تاريخ الفاتورة."
  • التفاصيل المصرفية الخاصة بك - فرز الرمز ورقم الحساب حتى يتمكن العميل من الدفع عن طريق التحويل المصرفي.
VAT-مسجل؟ يجب أن تتضمن فاتورتك أيضًا رقم التسجيل VAT، والسعر VAT المطبق، والمبلغ VAT، والإجمالي الإجمالي. هذه التفاصيل مطلوبة بواسطة HMRC ويحتاجها عميلك لاستعادة VAT من جانبه.
CIS مقاول من الباطن؟ إذا كنت تعمل في مجال البناء بموجب مخطط صناعة البناء، فيجب أن تُظهر فاتورتك مبلغ الخصم CIS، وإجمالي الدفعة، وصافي الدفعة بعد الخصم، وUTR (المرجع الفريد لدافعي الضرائب). يحتاج المقاول الذي يقوم بالخصم إلى هذه المعلومات من أجل عوائده الشهرية CIS.

WhatsApp مقابل البريد الإلكتروني: أيهما أفضل للفواتير؟

هذا ليس سؤال إما أو. تتمتع كلا القناتين بنقاط قوة، وأفضل نهج بالنسبة لمعظم أصحاب المهن هو استخدام كليهما.

WhatsApp أفضل للتسليم. تتم قراءة الرسائل بسرعة، غالبًا خلال دقائق. لا يوجد مرشح للبريد العشوائي يدعو للقلق. يمكنك رؤية العلامات الزرقاء التي تؤكد استلام عميلك للرسالة وقراءتها. للحصول على الفاتورة أمام شخص ما بسرعة، WhatsApp يفوز.

البريد الإلكتروني أفضل لحفظ السجلات. يمكن البحث عن رسالة بريد إلكتروني تحتوي على مرفق PDF، كما يسهل حفظها في ملف، كما أنها تنشئ مسارًا ورقيًا واضحًا. إذا كنت بحاجة إلى إثبات أنك أرسلت فاتورة (لـ HMRC، أو للنزاع، أو لسجلات Making Tax Digital)، فإن البريد الإلكتروني يمنحك سجلاً ذو طابع زمني يصعب فقدانه.

أفضل طريقة: استخدم كليهما. أرسل الفاتورة عبر البريد الإلكتروني للسجل الرسمي، وأخبر عميلك على WhatsApp أن الفاتورة في الطريق. هذا هو بالضبط ما تفعله أدوات مثل WOPA - يتم إرسال PDF عبر البريد الإلكتروني إلى العميل، وأنت تتعامل مع المحادثة على WhatsApp.

VAT وCIS في الفواتير WhatsApp

WhatsApp هي مجرد طريقة التسليم. لا يزال يتعين أن يتوافق محتوى الفاتورة مع قواعد HMRC، وهناك بعض المناطق التي يتعثر فيها أصحاب المهن عادةً.

المعيار VAT. إذا كنت مسجلاً في VAT (إلزامي فوق حد 90.000 جنيه إسترليني إسترليني)، فيجب أن تُظهر كل فاتورة رقم VAT الخاص بك، والسعر المطبق (عادةً 20 بالمائة، وأحيانًا 5 بالمائة لبعض التركيبات الموفرة للطاقة)، ​​ومبلغ VAT، والإجمالي الإجمالي بما في ذلك VAT.

الشحن العكسي VAT. منذ مارس 2021، تندرج معظم خدمات البناء B2B في المملكة المتحدة تحت الرسوم العكسية المحلية. وهذا يعني أنك لا تفرض رسومًا تبلغ VAT على الفاتورة. وبدلاً من ذلك، يجب أن تشير الفاتورة بوضوح إلى تطبيق الرسوم العكسية وأن العميل مسؤول عن المحاسبة عن VAT. يمكن أن يؤدي ارتكاب هذا الخطأ إلى حدوث مشكلات مع HMRC لك ولعميلك.

CIS الخصومات. إذا كنت مقاولًا من الباطن تعمل لدى مقاول مسجل في CIS، فسيقوم المقاول بخصم CIS (عادةً 20 بالمائة) من دفعتك. يجب أن تعرض فاتورتك المبلغ الإجمالي، والخصم CIS، وصافي المبلغ المستحق الدفع. يحتاج المقاول إلى هذا التفصيل لسجلاته.

نصيحة. إذا كنت تستخدم أداة مثل WOPA، فيمكنك تعيين حالة VAT وتفضيلات CIS مرة واحدة. ستتضمن كل فاتورة تقوم بإنشائها بعد ذلك تلقائيًا تفاصيل المعاملة VAT الصحيحة وتفاصيل الخصم CIS.

كيفية الحصول على أموال بشكل أسرع

إرسال الفاتورة هو نصف المهمة فقط. إن الحصول على الأموال على الفور يتطلب القليل من الانضباط والعادات الصحيحة.

  • الفاتورة في نفس اليوم. كلما طال انتظارك لإرسال الفاتورة، قل شعور العميل بالإلحاح. اهدف إلى إصدار الفاتورة قبل ترك الوظيفة أو في غضون ساعات قليلة من الانتهاء.
  • استخدم شروط دفع أقصر. بالنسبة للعملاء المقيمين، تعتبر الفترة من 7 إلى 14 يومًا معقولة وتخلق توقعات واضحة. وفر شروطًا مدتها 30 يومًا للعملاء أصحاب المهنيين وشركات العقارات التي تتوقعها.
  • قم بتضمين التفاصيل المصرفية الخاصة بك في كل فاتورة. اجعل الأمر سهلاً قدر الإمكان على العميل للدفع. رمز الفرز ورقم الحساب، معروضان بوضوح. ينسى بعض أصحاب المهن هذا الأمر ثم يتساءلون عن سبب بطء الدفع.
  • قم بإعداد التذكيرات التلقائية. تنبيه مهذب بعد 7 أيام، وتذكير أكثر حزمًا عند 14 يومًا، وإشعار رسمي بعد 28 يومًا. يستجيب معظم العملاء للتذكير الأول - لقد نسوا ذلك ببساطة. القيام بذلك يدويًا أمر شاق. الأدوات الآلية تتعامل معها نيابة عنك.
  • متابعة بحزم في 28 يوما. إذا ظلت الفاتورة غير مدفوعة بعد 28 يومًا، فأنت بحاجة إلى محادثة مباشرة. الاتصال أو مراسلة العميل. كن مهذبا ولكن واضحا. إذا كان هناك نزاع حول العمل، تعامل معه بشكل منفصل عن محادثة الدفع.
الفائدة القانونية. بموجب قانون السداد المتأخر للديون أصحاب المهنية، يمكنك فرض رسوم بنسبة 8 بالمائة بالإضافة إلى السعر الأساسي Bank of England على الفواتير المتأخرة B2B. يمكنك أيضًا المطالبة بتعويض استرداد ثابت قدره 40 إلى 100 جنيه إسترليني حسب حجم الدين. وهذا ينطبق على العمل بين الشركات، وليس على العملاء المقيمين.

طريقة أسرع

WOPA هو روبوت WhatsApp مصمم للتجار في المملكة المتحدة الذين يرغبون في إصدار الفواتير دون مغادرة WhatsApp. أرسل رسالة WOPA تتضمن تفاصيل الوظيفة، وأكد المسودة، وسيتم إرسال PDF عبر البريد الإلكتروني إلى عميلك. يتم إرسال التذكيرات تلقائيًا بعد 7 و14 و28 يومًا. يمكنك أن تسأل "من لم يدفع؟" في أي وقت لرؤية الفواتير المستحقة الخاصة بك. تتم معالجة VAT والشحن العكسي وCIS تلقائيًا.

لا يوجد تطبيق للتحميل. لا يوجد جدول بيانات. لا مطاردة.

انضم إلى قائمة الانتظار للحصول على سعر المؤسسين عند إطلاق WOPA.