ملاحظة للسعودية. هذا الدليل يشرح قواعد وإجراءات في المملكة المتحدة لأغراض تعليمية. لا يُعد إرشاداً قانونياً أو ضريبياً سعودياً، ويجب الرجوع إلى مستشار مختص للمتطلبات المحلية في السعودية.

ما هي الفاتورة؟

الفاتورة هي طلب رسمي للدفع. إنه يخبر عميلك بالضبط عن العمل الذي قمت به، والمبلغ المستحق عليه، وكيفية الدفع لك. بالنسبة للتجار الفرديين في المملكة المتحدة، لا يعد إعداد الفواتير مجرد ممارسة جيدة - بل هو كيفية الحصول على أموالك في الوقت المحدد والاحتفاظ بسجلات نظيفة لإقرارك الضريبي Self Assessment.

لا تحتاج إلى برامج خاصة أو مؤهلات لإرسال فاتورة صالحة. أنت بحاجة إلى التفاصيل الصحيحة في المكان المناسب، وتحتاج إلى إرسالها على الفور.

ما الذي يجب أن يكون موجودًا في فاتورة المتداول الفردي؟

لا ينص HMRC على نموذج فاتورة صارم للمتداولين الفرديين غير المسجلين في VAT، ولكن هناك تفاصيل يجب عليك دائمًا تضمينها لتجنب النزاعات والتأكد من أن فاتورتك سارية إذا كنت بحاجة إلى متابعة الدفع رسميًا.

يجب أن تحتوي كل فاتورة ترسلها على:

  • اسمك أو اسم عملك - الاسم أصحاب المهني الذي تستخدمه مع العملاء.
  • عنوانك - عنوان عملك أو عنوان المراسلة المسجل.
  • رقم فاتورة فريد - الأرقام التسلسلية تعمل بشكل جيد. شيء مثل INV-001، وINV-002، وما إلى ذلك. يجب أن يكون كل رقم مختلفًا.
  • تاريخ الفاتورة - تاريخ إصدار الفاتورة، وليس بالضرورة تاريخ إنجاز العمل.
  • اسم العميل وعنوانه - من تقوم بإصدار الفواتير وأين يقع مقرهم.
  • وصف واضح للعمل - ما فعلته، وأين فعلته، وأي أرقام مرجعية قد يحتاجها العميل.
  • المبلغ المستحق - المبلغ الإجمالي الذي يجب على العميل دفعه. إذا قمت بتقسيمها حسب البنود، فاعرض الإجمالي في الأسفل.
  • شروط الدفع - عند استحقاق الفاتورة. على سبيل المثال، "مستحق خلال 14 يومًا من تاريخ الفاتورة."
  • التفاصيل المصرفية الخاصة بك - فرز الرمز ورقم الحساب حتى يتمكن العميل من الدفع عن طريق التحويل المصرفي.
VAT-مسجل؟ إذا كنت مسجلاً في VAT، فيجب أن تتضمن فاتورتك أيضًا رقم التسجيل VAT، والسعر VAT المطبق، والمبلغ VAT، والإجمالي الإجمالي. تعتبر قواعد فواتير VAT أكثر صرامة. تحقق من إرشادات HMRC بشأن فواتير VAT إذا كان ذلك ينطبق عليك.

متى ترسل الفاتورة

أرسل فاتورتك فور الانتهاء من العمل. في نفس اليوم إذا استطعت. كلما طال انتظارك، قل شعور العميل بالإلحاح، وأصبح من الأسهل على الوظيفة أن تنزل من قائمة الأشياء التي يجب أن تدفعها.

أصحاب المهن الذين يصدرون الفواتير في اليوم الذي ينهون فيه عملهم يحصلون باستمرار على رواتبهم بشكل أسرع من أولئك الذين ينتظرون حتى عطلة نهاية الأسبوع أو نهاية الشهر لفرز أوراقهم. لا تحتاج إلى أن تكون معقدة. إن الفاتورة الواضحة التي يتم إرسالها خلال ساعات من إكمال العمل تحدد النغمة الصحيحة.

إذا كنت تعمل على مشروع أكبر بدفعات مرحلية، فاتفق على المعالم وتواريخ الفاتورة قبل البدء. وبهذه الطريقة، لن تتفاجأ أنت ولا العميل عند وصول الفاتورة.

شروط الدفع

تخبر شروط الدفع العميل بالمدة التي يتعين عليه دفعها. تشمل المصطلحات الشائعة للتجار في المملكة المتحدة ما يلي:

  • 7 أيام - غالبا ما تستخدم للوظائف السكنية الصغيرة. يحصل على المال بسرعة.
  • 14 يوما - أرضية وسطى معقولة يشعر بها معظم العملاء المحليين بالارتياح.
  • 30 يوما - معيار للعملاء أصحاب المهنيين وأصحاب العقارات ووكلاء التأجير. سوف تتوقع بعض الشركات الكبرى هذا.

بالنسبة للعملاء المقيمين، تكون شروط الدفع الأقصر أفضل بشكل عام. يسعد معظم أصحاب المنازل بالدفع في غضون أسبوع أو أسبوعين. بالنسبة للعمل بين الشركات، غالبًا ما يُتوقع 30 يومًا وقد يتم كتابتها في العقد.

مهما كان اختيارك، اذكر الشروط بوضوح في الفاتورة. لا تترك الأمر غامضا. شيء مثل "الدفع المستحق خلال 14 يومًا من تاريخ الفاتورة" واضح ومهني.

ماذا لو لم يدفعوا؟

يحدث التأخر في السداد. وهذا لا يعني دائمًا أن العميل يحاول تجنب الدفع - ففي بعض الأحيان ينسى ذلك، أو تنتقل رسالة البريد الإلكتروني إلى البريد العشوائي، أو ينتظر عميله أن يدفع له أولاً. تساعدك عملية المتابعة المنظمة على البقاء على اطلاع دون الإضرار بالعلاقة.

يبدو الجدول الزمني المعقول كما يلي:

  • اليوم السابع بعد الموعد المحدد - إرسال تذكير مهذب. اجعلها ودية. يكفي إرسال بريد إلكتروني قصير يشير إلى رقم الفاتورة والمبلغ.
  • اليوم 14 - متابعة مرة أخرى، أكثر حزما قليلا. اذكر أن الدفع قد تأخر الآن واسأل عما إذا كانت هناك مشكلة.
  • اليوم 28 - إرسال إشعار رسمي بالتأخير. اذكر المبلغ وتاريخ الاستحقاق الأصلي وأنك تتوقع الدفع خلال عدد محدد من الأيام.
  • اليوم 30 وما بعده - إذا لم تتلق أي رد، فقد تحتاج إلى النظر في خطاب قبل اتخاذ الإجراء. هذه رسالة رسمية تمنح المدين 14 يومًا للسداد قبل رفع الأمر إلى المحكمة.

بالنسبة للديون التي تقل عن 10000 جنيه إسترليني إسترليني، فإن محكمة المطالبات الصغيرة (Money Claims Online) هي عملية مباشرة ولا تتطلب محاميًا. بالنسبة للمبالغ الكبيرة أو المواقف الأكثر تعقيدًا، قد يكون من المفيد الحصول على المشورة القانونية.

تنبيه مهم. هذه المقالة معلومات عامة وليست نصيحة قانونية. في حالات محددة تتعلق بالفواتير أو العقود المتنازع عليها أو استرداد الديون، تحدث إلى محامٍ أو اتصل بـ Citizens Advice.

طريقة أسرع للتعامل مع الفواتير

إن كتابة الفواتير، وتذكر المطاردة، وتتبع من قام بالدفع يمثل عائقًا - خاصة عندما تكون مشغولاً بالعمل الفعلي. هذه هي المشكلة التي تم تصميم WOPA لحلها.

باستخدام WOPA، يمكنك إرسال رسالة WhatsApp تصف الوظيفة والعميل والمبلغ. يقوم WOPA بصياغة الفاتورة بكل التفاصيل الصحيحة، ويطلب منك التأكيد، ثم يرسل PDF إلى عميلك عبر البريد الإلكتروني. يتم إرسال التذكيرات تلقائيًا بعد 7 و14 و28 يومًا. عندما يدفع العميل، تخبر WOPA وتتوقف التذكيرات.

لا حاجة لتنزيل تطبيق. ولا لإدارة جدول بيانات. فقط واتساب.

انضم إلى قائمة الانتظار للحصول على سعر المؤسسين عند إطلاق WOPA.