يستخدم معظم أصحاب المهن في المملكة المتحدة تطبيق WhatsApp بالفعل لترتيب الوظائف وإرسال الصور وتأكيد عروض الأسعار. من المنطقي إرسال الفواتير هناك أيضًا. يراها عميلك على الفور، ولا تحتاج إلى أن تكون في مكتب، وليس هناك خطر من بقاء الفاتورة غير مقروءة في مجلد البريد العشوائي.
يغطي هذا الدليل خمس طرق مختلفة لإرسال الفواتير على WhatsApp - بدءًا من مرفق PDF بسيط إلى الروبوت الآلي بالكامل الذي يتعامل مع العملية بأكملها. ويغطي أيضًا ما يجب أن يكون قانونيًا في فاتورة المملكة المتحدة، وكيفية التعامل مع ضريبة القيمة المضافة وCIS، وكيفية الحصول على الدفع بشكل أسرع.
لماذا يرسل أصحاب المهن الفواتير على WhatsApp
هناك أسباب عملية تجعل تطبيق WhatsApp هو القناة الافتراضية للعديد من أصحاب المهن في المملكة المتحدة، ويعد نظام الفواتير امتدادًا طبيعيًا لذلك.
- عملاؤك موجودون هناك بالفعل. المحادثة حول الوظيفة والاقتباس وصور العمل النهائي - كل ذلك يحدث على WhatsApp. إرسال الفاتورة في نفس الموضوع يبقي كل شيء في مكان واحد.
- معدل فتح أعلى من البريد الإلكتروني. تتم قراءة رسائل WhatsApp عادة في غضون دقائق. يمكن أن تظل رسائل البريد الإلكتروني في صناديق البريد الوارد لعدة أيام، خاصة إذا وصلت إلى عروض ترويجية أو رسائل غير مرغوب فيها.
- الفاتورة بينما لا يزال في العمل. يمكنك إرسال فاتورة من الشاحنة، أو من ممر العميل، أو من المهمة التالية. لا داعي للانتظار حتى تصل إلى المنزل وتمتلك جهاز كمبيوتر محمولاً.
- لا حاجة للكمبيوتر المحمول. كل شيء يحدث على هاتفك. بالنسبة لأصحاب المهن الذين لا يستخدمون الكمبيوتر بشكل منتظم، فإن هذا يزيل عائقًا كبيرًا أمام إصدار الفواتير على الفور.
خمس طرق لإرسال الفاتورة عبر WhatsApp
يتم تصنيفها من النهج الأكثر يدوية إلى الأكثر آلية، بحيث يمكنك اختيار الطريقة التي تناسب طريقة عملك.
الطريقة الأولى: إنشاء ملف PDF ومشاركته يدويًا
أبسط نهج. أنشئ فاتورتك في Word أو Google Docs أو Excel أو أي أداة تستخدمها بالفعل. احفظه بصيغة PDF. افتح WhatsApp، وابحث عن دردشة العميل، وانقر على أيقونة المرفقات، وشارك الملف.
- الايجابيات: حر. لا حاجة لأدوات جديدة. يمكنك التحكم في التخطيط بشكل كامل.
- سلبيات: بطيء. يجب عليك إنشاء كل فاتورة من البداية (أو تذكر تحديث القالب). لا يوجد تتبع - لن تعرف ما إذا كان العميل قد فتحه أم لا. لا توجد التذكيرات تلقائية. من السهل أن تنسى عندما تكون مشغولاً بالمهمة التالية.
الطريقة الثانية: استخدم تطبيق الفوترة وشارك الرابط
تتيح لك أدوات مثل FreshBooks وQuickBooks وXero إنشاء فواتير احترافية بترقيم تسلسلي وشعارك وتنسيق مناسب. تحتوي معظمها على زر مشاركة يتيح لك إرسال رابط الفاتورة عبر WhatsApp.
- الايجابيات: فواتير ذات مظهر احترافي. الترقيم التلقائي. يقوم البعض بتتبع ما إذا كان العميل قد شاهد الفاتورة.
- سلبيات: لا تزال تستخدم أداتين منفصلتين - تطبيق المحاسبة وWhatsApp. يحصل العميل على رابط، وليس ملف PDF، والذي قد يبدو أقل شخصية. تكاليف الاشتراك الشهري. يتم إرسال التذكيرات عبر البريد الإلكتروني، وليس عبر WhatsApp.
الطريقة الثالثة: استخدم روبوت الفوترة الأصلي لتطبيق WhatsApp
هذا هو النهج الذي تفضله الأدوات WOPA يأخذ. بدلاً من التبديل بين التطبيقات، يمكنك إرسال رسالة إلى الروبوت مباشرةً على تطبيق WhatsApp. قم بوصف الوظيفة والعميل والمبلغ. يقوم الروبوت بصياغة فاتورة احترافية بحجم A4، ويعرض لك معاينة، ويطلب منك التأكيد. بمجرد الرد بنعم، سيتم إرسال ملف PDF إلى عميلك عبر البريد الإلكتروني.
أنت: "فاتورة السيدة باتل 450 لبلاط الحمام في 12 طريق إلم"
WOPA: "هذه هي الفاتورة المسودة. سيدة باتل، 450 جنيهًا إسترلينيًا، بلاط الحمام في 12 طريق Elm. رقم الفاتورة INV-0042. قم بالرد بنعم للإرسال."
أنت: "نعم"
WOPA: "تم إرسال ملف PDF عبر البريد الإلكتروني إلى mrs.patel@email.com. سأذكرها إذا لم تدفع خلال 7 أيام."
- الايجابيات: أسرع طريقة. لا يوجد تطبيق لتثبيته. تذكير تلقائي بعد 7 و14 و28 يومًا. الإنسان في الحلقة - لا يتم إرسال أي شيء حتى يتم التأكيد. يتعامل مع ضريبة القيمة المضافة وCIS تلقائيا.
- سلبيات: ميزات أقل من برامج المحاسبة الكاملة. ليس بديلاً عن Xero أو QuickBooks إذا كنت بحاجة إلى مسك الدفاتر الكامل.
الطريقة الرابعة: قم بتدوين فاتورتك صوتيًا
تتيح لك بعض الأدوات إملاء تفاصيل الفاتورة عبر ملاحظة صوتية. يكون هذا مفيدًا عندما تكون يداك متسختين أو مرتديتين قفازًا أو مشغولتين بحمل شيء ما. تقوم بوصف المهمة والمبلغ بصوت عالٍ، وتقوم الأداة بتحويلها إلى فاتورة منظمة.
- الايجابيات: حر اليدين. سريع عندما لا تستطيع الكتابة. جيد لالتقاط التفاصيل عندما تكون جديدة.
- سلبيات: الدقة تعتمد على جودة النسخ. لا تزال بحاجة إلى مراجعة المسودة قبل إرسالها. يمكن أن تسبب الضوضاء الخلفية في موقع البناء مشاكل.
الطريقة الخامسة: تصوير ورقة عمل مكتوبة بخط اليد
إذا كنت تكتب بالفعل تفاصيل الوظيفة على ورقة أو مفكرة، فيمكنك تصويرها وإرسال الصورة عبر WhatsApp. يمكن لبعض الأدوات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي استخراج العناصر والمبالغ وتفاصيل العميل من الصورة وإنشاء فاتورة منسقة منها.
- الايجابيات: يعمل بشكل جيد مع المهام المعقدة متعددة الأسطر حيث قمت بالفعل بتدوين كل شيء. لا حاجة لإعادة الكتابة.
- سلبيات: يعتمد على وضوح الكتابة اليدوية. الصورة في حد ذاتها ليست فاتورة مناسبة، فأنت بحاجة إلى أداة لتحويلها إلى واحدة. لن تكون كل التفاصيل (مثل تفاصيل البنك وأرقام الفواتير) موجودة في الورقة.
ما يجب أن يكون على فاتورة المملكة المتحدة
أيًا كانت الطريقة التي تستخدمها، يجب أن تحتوي الفاتورة نفسها على تفاصيل معينة لتكون صالحة وقابلة للتنفيذ. لا تفرض إدارة الإيرادات والجمارك البريطانية تنسيقًا محددًا، ولكن يجب دائمًا تضمين ما يلي:
- اسم عملك وعنوانك -- الاسم أصحاب المهني الذي يعرفك به عملاؤك وعنوان مراسلات عملك.
- رقم فاتورة فريد - تعمل الأرقام التسلسلية مثل INV-001 وINV-002 بشكل جيد. يجب أن يكون كل رقم مختلفًا. لا تعيد استخدام رقم الفاتورة مطلقًا.
- تاريخ الفاتورة - تاريخ إصدار الفاتورة.
- اسم العميل - من الذي تقوم بإصدار الفواتير له. قم بتضمين عنوانهم إذا كان لديك.
- وصف واضح للعمل - ماذا فعلت وأين وأي تفاصيل ذات صلة. كن محددًا بدرجة كافية حتى لا يكون هناك أي غموض.
- المبلغ المستحق - المبلغ الإجمالي الذي يحتاج عميلك إلى دفعه. إذا كانت المهمة تحتوي على عناصر متعددة، فقم بإدراج كل عنصر وإظهار الإجمالي.
- شروط الدفع - عند استحقاق الفاتورة. على سبيل المثال، "مستحق خلال 14 يومًا من تاريخ الفاتورة."
- التفاصيل المصرفية الخاصة بك - فرز الرمز ورقم الحساب حتى يتمكن العميل من الدفع عن طريق التحويل المصرفي.
WhatsApp أم البريد الإلكتروني: أيهما أفضل للفواتير؟
هذا ليس سؤال إما أو. تتمتع كلا القناتين بنقاط قوة، وأفضل نهج بالنسبة لمعظم أصحاب المهن هو استخدام كليهما.
الWhatsApp أفضل للتسليم. تتم قراءة الرسائل بسرعة، غالبًا خلال دقائق. لا يوجد مرشح للبريد العشوائي يدعو للقلق. يمكنك رؤية العلامات الزرقاء التي تؤكد استلام عميلك للرسالة وقراءتها. للحصول على الفاتورة أمام شخص ما بسرعة، يفوز WhatsApp.
البريد الإلكتروني أفضل لحفظ السجلات. يمكن البحث في البريد الإلكتروني الذي يحتوي على مرفق بصيغة PDF، كما يسهل حفظه في ملف، وينشئ مسارًا ورقيًا واضحًا. إذا كنت بحاجة إلى إثبات أنك أرسلت فاتورة (لإدارة الإيرادات والجمارك البريطانية، أو لنزاع، أو لإنشاء سجلات ضريبية رقمية)، فإن البريد الإلكتروني يمنحك سجلاً ذو طابع زمني يصعب فقدانه.
أفضل طريقة: استخدم كليهما. أرسل الفاتورة عبر البريد الإلكتروني للسجل الرسمي، وأخبر عميلك عبر الWhatsApp أن الفاتورة في الطريق. هذا هو بالضبط ما تفعله أدوات مثل WOPA - يتم إرسال ملف PDF إلى العميل عبر البريد الإلكتروني، ويمكنك التعامل مع المحادثة على WhatsApp.
ضريبة القيمة المضافة وCIS على فواتير الWhatsApp
الWhatsApp هو مجرد طريقة التوصيل. لا يزال يتعين على محتوى الفاتورة أن يتوافق مع قواعد إدارة الإيرادات والجمارك البريطانية، وهناك عدد قليل من المناطق التي يتعثر فيها أصحاب المهن عادة.
ضريبة القيمة المضافة القياسية. إذا كنت مسجلاً في ضريبة القيمة المضافة (إلزامي فوق حد 90.000 جنيه)، فيجب أن تُظهر كل فاتورة رقم ضريبة القيمة المضافة الخاص بك، والمعدل المطبق (عادةً 20 بالمائة، وأحيانًا 5 بالمائة لبعض المنشآت الموفرة للطاقة)، ومبلغ ضريبة القيمة المضافة، والإجمالي الإجمالي بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة.
ضريبة القيمة المضافة بالاحتساب العكسي. منذ مارس 2021، أصبحت معظم خدمات البناء B2B في المملكة المتحدة تندرج تحت الاحتساب العكسي المحلية. وهذا يعني أنك لا تفرض ضريبة القيمة المضافة على الفاتورة. وبدلاً من ذلك، يجب أن تشير الفاتورة بوضوح إلى تطبيق الاحتساب العكسي وأن العميل مسؤول عن حساب ضريبة القيمة المضافة. يمكن أن يؤدي ارتكاب هذا الخطأ إلى حدوث مشكلات مع HMRC لك ولعميلك.
خصومات CIS. إذا كنت مقاولًا من الباطن يعمل لدى مقاول مسجل في CIS، فسيقوم المقاول بخصم CIS (عادةً 20 بالمائة) من دفعتك. يجب أن تظهر فاتورتك المبلغ الإجمالي وخصم CIS والمبلغ الصافي المستحق الدفع. يحتاج المقاول إلى هذا التفصيل لسجلاته.
كيفية الحصول على أموال بشكل أسرع
إرسال الفاتورة هو نصف المهمة فقط. إن الحصول على الأموال على الفور يتطلب القليل من الانضباط والعادات الصحيحة.
- الفاتورة في نفس اليوم. كلما طال انتظارك لإرسال الفاتورة، قل شعور العميل بالإلحاح. اهدف إلى إصدار الفاتورة قبل ترك الوظيفة أو في غضون ساعات قليلة من الانتهاء.
- استخدم الشروط دفع أقصر. بالنسبة للعملاء المقيمين، تعتبر الفترة من 7 إلى 14 يومًا معقولة وتخلق توقعات واضحة. وفر الشروطًا مدتها 30 يومًا للعملاء أصحاب المهنيين وشركات العقارات التي تتوقعها.
- قم بتضمين التفاصيل المصرفية الخاصة بك في كل فاتورة. اجعل الأمر سهلاً قدر الإمكان على العميل للدفع. رمز الفرز ورقم الحساب، معروضان بوضوح. ينسى بعض أصحاب المهن هذا الأمر ثم يتساءلون عن سبب بطء الدفع.
- قم بإعداد التذكيرات التلقائية. تنبيه مهذب بعد 7 أيام، وتذكير أكثر حزمًا عند 14 يومًا، وإشعار رسمي بعد 28 يومًا. يستجيب معظم العملاء للتذكير الأول - لقد نسوا ذلك ببساطة. القيام بذلك يدويًا أمر شاق. الأدوات الآلية تتعامل معها نيابة عنك.
- متابعة بحزم في 28 يوما. إذا ظلت الفاتورة غير مدفوعة بعد 28 يومًا، فأنت بحاجة إلى محادثة مباشرة. الاتصال أو مراسلة العميل. كن مهذبا ولكن واضحا. إذا كان هناك نزاع حول العمل، تعامل معه بشكل منفصل عن محادثة الدفع.
طريقة أسرع
WOPA عبارة عن روبوت WhatsApp مصمم لأصحاب المهن في المملكة المتحدة الذين يرغبون في إصدار الفواتير دون مغادرة WhatsApp. أرسل رسالة إلى WOPA تتضمن تفاصيل الوظيفة، وأكد المسودة، وسيتم إرسال ملف PDF إلى عميلك عبر البريد الإلكتروني. يتم إرسال التذكيرات تلقائيًا بعد 7 و14 و28 يومًا. يمكنك أن تسأل "من لم يدفع؟" في أي وقت لرؤية الفواتير المستحقة الخاصة بك. تتم معالجة ضريبة القيمة المضافة والشحن العكسي وCIS تلقائيًا.
لا يوجد تطبيق للتحميل. لا يوجد جدول بيانات. لا مطاردة.
انضم إلى قائمة الانتظار للحصول على أسعار المؤسس عند إطلاق WOPA.