مشكلة التأخر في السداد
يعد التأخر في السداد أحد أكبر مشكلات التدفق النقدي التي يواجهها أصحاب المهن في المملكة المتحدة. لقد أنجزت العمل، وأرسلت الفاتورة، وأنت الآن في الانتظار. تتحول الأيام إلى أسابيع. أنت لا تريد أن تكون عدوانيًا لأنك تقدر العلاقة، لكن عليك أيضًا أن تدفع فواتيرك بنفسك. إنه عمل متوازن يواجهه كل صاحب عمل فردي وصاحب عمل صغير.
والخبر السار هو أن هناك طريقة منظمة لمطاردة الفواتير غير المدفوعة في المملكة المتحدة والتي تحمي التدفق النقدي الخاص بك دون حرق الجسور. المفتاح هو التصعيد التدريجي - البدء بهدوء، ثم التشدد، وإشراك العمليات الرسمية فقط عندما يفشل كل شيء آخر.
لماذا الفواتير غير مدفوعة
قبل أن تفترض الأسوأ، من المفيد أن تفهم الأسباب الشائعة لعدم دفع الفواتير. معرفة السبب يغير طريقة استجابتك.
- لقد نسوا. الحياة تصبح مزدحمة. وصلت فاتورتك خلال أسبوع مزدحم وانزلقت إلى أسفل الكومة. وهذا هو السبب الأكثر شيوعًا حتى الآن.
- ذهبت الفاتورة إلى البريد العشوائي. مرشحات البريد الإلكتروني عدوانية. إذا قمت بإرسال الفاتورة عبر البريد الإلكتروني، فمن المحتمل ألا تصل أبدًا إلى صندوق الوارد الخاص بالعميل.
- إنهم ينتظرون على أموالهم الخاصة. في بعض الأحيان يؤخر الملاك ومديرو العقارات والشركات الصغيرة الدفع لك لأن عملائهم لم يدفعوا لهم بعد.
- هناك نزاع حول العمل. قد يكون العميل غير راضٍ عن شيء ما ولكنه لم يخبرك بذلك. إنهم يوقفون الدفع كوسيلة ضغط بدلاً من إثارة المشكلة بشكل مباشر.
- مشاكل التدفق النقدي. العميل حقا ليس لديه المال في الوقت الحالي. هذا لا يعني أنهم لن يدفعوا أبدًا، ولكن عليك أن تعرف حتى تتمكن من الاتفاق على الخطة.
- إنهم يتجنبون الدفع عمدا. وهذا نادر أكثر مما يعتقده الناس، لكنه يحدث. بعض العملاء ليس لديهم أي نية للدفع ويأملون أن تستسلم.
يجب أن تفترض عملية المتابعة حسن النية في البداية وأن تصبح تدريجيًا أكثر رسمية. وبهذه الطريقة، فإن العملاء الذين نسوا ببساطة سيدفعون بسرعة، وسيعرف العملاء الذين يواجهون صعوبات حقيقية أنك تقصد العمل.
جدول زمني للمطاردة: يوما بعد يوم
فيما يلي جدول زمني منظم يناسب معظم أصحاب المهن في المملكة المتحدة. اضبط الصياغة لتتناسب مع أسلوبك، ولكن التزم بنمط التصعيد.
اليوم الأول - تاريخ استحقاق الفاتورة
إن اليوم الذي يحين فيه موعد استحقاق الفاتورة ليس هو اليوم المناسب لبدء المطاردة، بل هو اليوم المناسب للتأكد من أن أوراقك سليمة. التأكد من تسليم الفاتورة، ومن صحة تفاصيل الدفع، ومن معرفة العميل بموعد الاستحقاق. إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني، فتحقق من المجلد المرسل. إذا كنت تستخدم WhatsApp، فتحقق من إيصالات القراءة.
إذا لم تصل الدفعة بحلول نهاية اليوم، فلا داعي للتصرف بعد. امنحها يومًا أو يومين. يمكن أن تستغرق التحويلات المصرفية بعض الوقت، ويدفع بعض الأشخاص في نهاية يوم العمل.
اليوم السابع - دفعة مهذبة
تأخرت أسبوع واحد. هذه هي المتابعة الأولى لك، ويجب أن تكون لهجة المحادثة خفيفة وودودة. الهدف هو ببساطة إعادة الفاتورة إلى أعلى أذهانهم.
اجعلها مختصرة. شيء على غرار ما يلي: لقد قمت للتو بتسجيل الوصول، وأردت التأكد من استلامهم الفاتورة، ويسعدك إعادة إرسالها أو الإجابة على أي أسئلة. قم بالإشارة إلى رقم الفاتورة والمبلغ حتى يتمكنوا من العثور عليه بسرعة. لا تذكر العقوبات أو الفوائد أو العواقب في هذه المرحلة.
يتم حل معظم الدفعات المتأخرة في هذه المرحلة. غالبًا ما يكون التذكير الودي هو كل ما يتطلبه الأمر.
اليوم 14 - متابعة أكثر حزما
تأخرت أسبوعين. تتغير النغمة قليلاً. أنت لا تزال مهذبًا، لكنك توضح أن الدفعة متأخرة وأنك بحاجة إلى حلها.
قد تتضمن رسالتك شيئًا من هذا القبيل: أنت تتابع الفاتورة التي كانت مستحقة في تاريخ محدد، ولا يزال الرصيد مستحقًا، وستكون ممتنًا للدفع في أقرب فرصة. إذا كانت هناك مشكلة، اطلب منهم الاتصال حتى تتمكن من مناقشة الأمر. يُظهر عرض الحديث حسن النية بينما يضع الكرة في ملعبهم أيضًا.
اليوم 28 - إشعار رسمي بالتأخير
أربعة أسابيع متأخرة. هذا هو المكان الذي تنتقل فيه من التذكيرات غير الرسمية إلى الإشعار الرسمي المتأخر. النغمة احترافية ومباشرة. لا مجاملات ولا اعتذار عن المطاردة.
يجب أن يشير إشعارك بوضوح إلى رقم الفاتورة وتاريخ الاستحقاق الأصلي وإجمالي المبلغ المستحق وأن الدفعة قد تأخرت بشكل كبير. اذكر أنك ترغب في حل هذه المشكلة دون اتخاذ أي إجراء آخر، ولكن أوضح أنه إذا لم يتم استلام الدفعة خلال عدد محدد من الأيام، فسوف تحتاج إلى النظر في خياراتك. لا تحتاج إلى توضيح هذه الخيارات بعد، فالمعنى الضمني كافٍ.
اليوم 30 وما بعده – التصعيد الرسمي
إذا قمت بالمتابعة خلال 7 و14 و28 يومًا وما زلت لم تحصل على أي دفعة أو اتصال، فقد حان الوقت للتصعيد. لقد كنت أكثر من معقول، وأتيحت للعميل كل الفرص للدفع أو التوضيح.
في هذه المرحلة، لديك ثلاثة خيارات رئيسية: تحصيل فائدة قانونية، أو إرسال خطاب قبل اتخاذ الإجراء، أو بدء إجراءات المحكمة.
حقوقك القانونية: قانون التأخر في سداد الديون أصحاب المهنية
إذا كنت صاحب عمل فردي أو شركة محدودة وكان عميلك عبارة عن شركة (وليس فردًا خاصًا يدفع مقابل عمل شخصي)، فإن قانون السداد المتأخر للديون أصحاب المهنية (الفوائد) لعام 1998 يمنحك الحق في تحصيل الفائدة والمطالبة بالتعويض عن الفواتير المتأخرة.
سعر الفائدة القانوني هو 8% سنوياً فوق المعدل الأساسي لبنك إنجلترا. يتم احتساب الفائدة يوميًا اعتبارًا من اليوم التالي لاستحقاق الدفع. لا تحتاج إلى الموافقة على هذا في الشروطك مسبقًا - فهو حق قانوني للمعاملات بين الشركات.
علاوة على الفائدة، يمكنك أيضًا المطالبة بتعويض ثابت بناءً على حجم الدين:
- ديون تصل إلى 999.99 جنيهًا -- 40 جنيه تعويض.
- الديون من 1000 إلى 9999.99 جنيه -- 70 جنيه تعويض.
- الديون التي تبلغ 10.000 جنيه فأكثر -- 100 جنيه تعويض .
يمكنك أيضًا المطالبة بتكاليف معقولة لاسترداد الدين، مثل تكلفة إرسال خطابات التسليم المسجلة أو رسوم المحكمة.
يمكنك استخدام لدينا حاسبة الدفع المتأخر المجانية لتحديد مقدار الفائدة والتعويضات المستحقة لك على أي فاتورة متأخرة.
الرسالة قبل العمل: ما هي ومتى ترسلها
الرسالة قبل اتخاذ الإجراء (تُسمى أحيانًا الرسالة قبل المطالبة) هي إشعار كتابي رسمي يمنح المدين فرصة أخيرة للدفع قبل بدء إجراءات المحكمة. إنه ليس مطلبًا قانونيًا، لكن المحاكم تتوقع منك إرسال مطلب قبل تقديم المطالبة. إذا تخطيت هذه الخطوة وذهبت مباشرة إلى المحكمة، فقد يحاكمك القاضي، حتى لو فزت.
يجب أن تتضمن رسالتك قبل الإجراء ما يلي:
- بيان واضح أن هذا خطاب قبل العمل.
- إجمالي المبلغ المستحق، مقسمًا حسب مبلغ الفاتورة وأي فائدة قانونية والتعويض.
- ملخص لمحاولاتك السابقة لتحصيل الدفع، بما في ذلك التواريخ.
- الموعد النهائي للدفع - 14 يومًا هو المعيار.
- إقرار بأنه إذا لم يتم سداد الدين خلال الموعد المحدد، فإنك تنوي رفع دعوى قضائية دون إشعار آخر.
أرسل الرسالة بالتسليم المسجل حتى يكون لديك دليل على استلامها. احتفظ بنسخة لسجلاتك. يدفع العديد من المدينين في هذه المرحلة لأنهم يدركون أنك جاد وأن التكاليف لن ترتفع إلا إذا تجاهلوا ذلك.
محكمة المطالبات الصغيرة: المطالبات المالية عبر الإنترنت
إذا لم ينتج عن الخطاب قبل الإجراء الدفع، فإن الخطوة التالية بالنسبة للديون التي تقل عن 10000 جنيه إسترليني في إنجلترا وويلز هي مسار المطالبات الصغيرة لمحكمة المقاطعة. أسهل طريقة لتقديم المطالبة هي من خلال المطالبات المالية عبر الإنترنت (MCOL)، خدمة المطالبات الحكومية عبر الإنترنت.
وإليك كيفية عمل العملية:
- قم بتقديم مطالبتك عبر الإنترنت. تقوم بإدخال المبلغ المستحق وتفاصيل الدين واسم المدعى عليه وعنوانه. أنت تدفع رسوم المحكمة التي تختلف بناءً على مبلغ المطالبة - على سبيل المثال، ما يقرب من 35 جنيهًا إسترلينيًا للمطالبة التي تصل قيمتها إلى 300 جنيه إسترليني، وما يصل إلى 455 جنيهًا إسترلينيًا للمطالبات التي تقترب من 10000 جنيه إسترليني.
- ترسل المحكمة المطالبة إلى المدين. لديهم 14 يوما للرد. يمكنهم الدفع بالكامل، والإقرار بالمطالبة وطلب المزيد من الوقت، أو تقديم دفاع، أو عدم القيام بأي شيء.
- إذا لم يستجيبوا. يمكنك طلب حكم غيابي، مما يعني أن المحكمة تأمرهم بالدفع دون جلسة استماع.
- إذا تقدموا بالدفاع. القضية تذهب إلى جلسة استماع. بالنسبة للمطالبات الصغيرة، عادة ما يكون هذا غير رسمي. لا تحتاج إلى محامٍ، والتكاليف منخفضة.
- التنفيذ. إذا كان المدين لا يزال لا يدفع بعد الحكم، فيمكنك التقدم بطلب للتنفيذ - مثل أمر السيطرة (المحضرين) أو مرفق أمر الأرباح.
تم تصميم عملية المطالبات الصغيرة خصيصًا لهذا النوع من المواقف: الديون المباشرة حيث لا يكون المبلغ موضع شك. الرسوم قابلة للاسترداد من المدين في حالة الفوز، ولا تحتاج إلى تمثيل قانوني.
الحصول على النغمة الصحيحة: مهذب مقابل حازم
أحد أصعب أجزاء ملاحقة الدفع هو معرفة كيفية صياغة الأشياء. لينة جدا ويتم تجاهلك. إن العدوانية المفرطة تلحق الضرر بالعلاقة، أو ما هو أسوأ من ذلك، إثارة النزاع.
في المراحل المبكرة (اليوم السابع)، يجب أن تبدو رسالتك وكأنك تقدم معروفًا للعميل من خلال تذكيره. أنت تكون مفيدًا وليس متطلبًا. فكر في الأمر على أنه إشعار مجاملة - وهو نوع من الأشياء التي سيقدرها أي شخص إذا نسيها حقًا.
بحلول اليوم الرابع عشر، يجب أن توضح لهجتك أنك على علم بتأخر الدفع وأنك تتوقع حل المشكلة. أنت لست غاضبًا، لكنك لن تتظاهر بأن كل شيء على ما يرام. أنت تمنحهم فائدة الشك أثناء رسم الخط.
بحلول اليوم 28، تتحول اللغة إلى اللغة الرسمية. أنت لا تطلب منهم الدفع بالطريقة التي تناسبهم - بل تخبرهم أن الدفعة متأخرة وأنه سيتم اتخاذ إجراء آخر إذا لم يتم استلامها. جمل قصيرة. مواعيد نهائية واضحة. لا غموض.
فإذا وصلت إلى الحرف قبل مرحلة الفعل، كانت اللغة واقعية محضة. التواريخ، المبالغ، المواعيد النهائية. لا عاطفة ولا إقناع. أنت تقوم بإنشاء مسار ورقي يمكن للمحكمة مراجعته.
كيف تقوم WOPA بأتمتة التذكيرات الدفع
المتابعة يدويًا خلال 7 و14 و28 يومًا تتطلب الانضباط. عندما تكون على سطح، أو تحت المغسلة، أو غارقًا في عملية تجديد الأسلاك، فإن تذكر ملاحقة فاتورة منذ ثلاثة أسابيع هو آخر شيء يدور في ذهنك. هذا هو بالضبط نوع المهمة التي يجب أن تتم آليًا.
تتولى WOPA معالجة تسلسل التذكير بالكامل نيابةً عنك. عندما تقوم بإنشاء فاتورة عبر WhatsApp، تقوم WOPA بإرسال ملف PDF إلى عميلك بالبريد الإلكتروني ثم تراقب ما إذا كان قد تم دفع الفاتورة أم لا. إذا لم يحدث ذلك، تقوم WOPA تلقائيًا بإرسال التذكيرات مهذبة خلال 7 أيام، ومتابعة أكثر صرامة خلال 14 يومًا، وإشعارات رسمية متأخرة بعد 28 يومًا.
لا تحتاج إلى إعداد أي شيء، أو تذكر أي تواريخ، أو كتابة أي رسائل متابعة. عندما يدفع عميلك، تخبر WOPA وتتوقف التذكيرات على الفور. إذا قام أحد العملاء بالرد على رسالة تذكير بسؤال أو نزاع، فسيتم إعلامك عبر WhatsApp حتى تتمكن من التعامل مع الأمر شخصيًا.
تكون رسائل التذكير احترافية ويتم توقيتها بشكل صحيح، مما يعني أنه من المرجح أن يقوم عملاؤك بالدفع في الوقت المحدد وأقل عرضة للشعور بالمضايقات. تحصل على أموالك بشكل أسرع دون الشعور بالحرج من كتابة تلك الرسائل بنفسك.
انضم إلى قائمة الانتظار للحصول على أسعار المؤسس عند إطلاق WOPA.